Damit iDWELL DMS Ihre Dokumente automatisch erkennen und richtig ablegen kann, braucht es eine klare Struktur: die Dokumentenkategorien. Eine Kategorie beschreibt eine Dokumentenart, z. B. „Mietvertrag“, „WEG - Abrechnung“ oder „Wartungsvertrag“. Jede Kategorie erhält automatisch eine eigene E-Mail-Adresse, und die KI ordnet neue Dokumente genau diesen Kategorien zu.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wo Sie die Kategorien finden, wie Sie neue Kategorien anlegen und wie Sie mit Regeln automatisch Tags vergeben. Die Beispiele stammen aus unserem Demo-Account „GUT-Verwaltung“.
ℹ️ Kategorien anlegen und bearbeiten können nur Benutzerinnen und Benutzer mit Zugriff auf die Einstellungen von iDWELL Finance. Wenn Sie den Bereich nicht sehen, wenden Sie sich an die Administratorin bzw. den Administrator Ihrer Verwaltung.
Schritt 1: Die Einstellungen öffnen
Öffnen Sie idwell.ai und melden Sie sich an. Klicken Sie im Hauptmenü rechts oben auf Ihren Namen (Benutzermenü) und wählen Sie „Einstellungen“. Links sehen Sie nun das Einstellungsmenü mit den Bereichen Benutzer, Bank, Firma, Stammdaten, Buchhaltung, Lizenz, Tags, Workflows, Regeln, Exporte, Integrationen und Sonderthemen.
Schritt 2: „Buchhaltung“ › „Kategorien“ öffnen
Klicken Sie im linken Einstellungsmenü auf „Buchhaltung“. Oben erscheinen die Reiter Kategorien, Kostenstellen, Sachkonten, Personenkonten und UST. Der Reiter „Kategorien“ ist bereits geöffnet. Die Überschrift zeigt, wie viele Dokumentenkategorien Ihr Portal hat (im Beispiel 19).
Schritt 3: Die Kategorienliste verstehen
Die Kategorien sind nach Typ gruppiert: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung und Sonstige Dokumente. Unter „Sonstige Dokumente“ liegen alle Dokumentenarten, die keine Rechnungen sind – das ist der Kern Ihres DMS. Scrollen Sie in der Tabelle nach unten bzw. zur Seite, um alle Spalten zu sehen:
| Spalte | Bedeutung |
| Kontentyp | Nur für Rechnungen relevant (z. B. Kassa oder Verrechnungskonto). Bei sonstigen Dokumenten bleibt das Feld leer. |
| Buchungscode | Kürzel der Kategorie, z. B. MA für Mietverwaltung oder EA für WEG. Es erscheint in eckigen Klammern hinter dem Kategorienamen, z. B. „Mietvertrag [MA]“. |
| Beschreibung | Der Name der Kategorie, z. B. „Mietvertrag“. |
| Konto | Optionales Kategoriekonto (Sachkonto) – vor allem für Rechnungen relevant. |
| E-Mail Präfix | Der Teil der E-Mail-Adresse, über den Dokumente direkt in diese Kategorie importiert werden, z. B. dokument+mietv. |
| # Dokumente | Wie viele Dokumente in dieser Kategorie liegen. |
Schritt 4: Eine neue Kategorie anlegen
Klicken Sie rechts oben auf „+ Erstellen“. Es öffnet sich das Formular „Neue Dokumentenkategorie“. Füllen Sie die Felder so aus:
- Typ: Wählen Sie für Ihr DMS „Sonstige Dokumente“. Weitere Typen sind Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Eingehende/Ausgehende Mahnung und Eingehender/Ausgehender Lieferschein.
- Kontentyp: Bei sonstigen Dokumenten leer lassen („—“).
- Buchungscode: Ein kurzes Kürzel für den Bereich, z. B. MA (Mietverwaltung), WEG oder VE (Verträge). Nutzen Sie für alle Kategorien eines Bereichs dasselbe Kürzel – so sehen Sie später auf einen Blick, wohin ein Dokument gehört.
- Beschreibung: Der Name der Dokumentenart, z. B. „Mietvertrag“. Wählen Sie einen eindeutigen, sprechenden Namen – die KI orientiert sich bei der automatischen Erkennung an Ihren Kategorien.
- E-Mail Abkürzung: Ein kurzes Wort ohne Leerzeichen und Umlaute, z. B. mietv. Darunter sehen Sie sofort die fertige E-Mail-Adresse, z. B. dokument+mietv+gutverwaltung@idwell.ai.
- Kategoriekonto: Optional; für sonstige Dokumente in der Regel nicht nötig.
Klicken Sie anschließend auf „Erstellen“. Die neue Kategorie erscheint sofort in der Liste, beim Hochladen und im E-Mail-Import.
💡 Praxis-Tipp: Legen Sie Kategorien nach dem Muster „Bereich - Dokumentenart“ an, z. B. „MA - Schriftverkehr“ und „WEG - Schriftverkehr“. So unterscheiden Sie gleichartige Dokumente aus Miet- und WEG-Verwaltung sauber. Eine Vorlage für eine sinnvolle Kategorienstruktur finden Sie im Artikel „Best Practice: Dokumentenmanagement in der Hausverwaltung“.
Schritt 5: Eine Kategorie bearbeiten oder löschen
Klicken Sie in der Kategorienliste auf eine Zeile, um die Kategorie zu öffnen. Ändern Sie z. B. die Beschreibung oder die E-Mail-Abkürzung und klicken Sie auf „Speichern“. Über „Zurücksetzen“ verwerfen Sie Ihre Änderungen. Typ und Buchungscode einer bestehenden Kategorie sind ausgegraut und können nicht mehr geändert werden. Mit „Löschen“ (rechts oben) entfernen Sie eine Kategorie.
ℹ️ Wenn Sie die E-Mail-Abkürzung ändern, ändert sich auch die E-Mail-Adresse der Kategorie. Passen Sie in diesem Fall Ihre Weiterleitungsregeln im E-Mail-Programm an. Prüfen Sie vor dem Löschen in der Spalte „# Dokumente“, ob in der Kategorie noch Dokumente liegen.
Schritt 6: Dokumente per E-Mail direkt in eine Kategorie senden
Klicken Sie im Hauptmenü auf den roten Button „Hochladen“ und dann auf „E-Mail Import“. Sie sehen alle E-Mail-Adressen Ihrer Kategorien. Senden oder leiten Sie ein Dokument an eine dieser Adressen weiter, landet es direkt in der passenden Kategorie.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Sammeladresse nutzen (z. B. dokument+gutverwaltung@idwell.ai): Das Dokument landet zuerst in „Sonstige Dokumente“ und die KI ordnet es automatisch der passenden Kategorie zu. Ideal für den allgemeinen Posteingang.
- Kategorie-Adresse nutzen (z. B. dokument+mietv+gutverwaltung@idwell.ai): Sie wissen bereits, um welche Dokumentenart es sich handelt, und legen das Dokument gezielt ab.
Über die Betreffzeile können Sie zusätzlich Informationen mitgeben:
| Im Betreff schreiben | Wirkung |
| #TagName | Setzt ein Tag am Dokument (z. B. #Gebäudeunterlagen). |
| $Kostenstellen-Name | Weist eine Kostenstelle zu. |
| !Mein Buchungstext | Legt den Buchungstext fest (bei Rechnungen). |
Hier finden Sie mehr Informationen zum Upload und E-Mail-Import: „Belege hochladen & per E-Mail importieren“.
Schritt 7: Mit Regeln automatisch Tags vergeben
Mit Regeln lassen Sie iDWELL Finance automatisch reagieren, sobald ein Dokument einer bestimmten Kategorie zugeordnet wird. Klicken Sie dazu in den Einstellungen links auf „Regeln“. Eine Regel besteht aus drei Teilen:
- Auslösung: Wann die Regel greift, z. B. „Einmalig“ (einmal pro Dokument).
- Kondition: Die Bedingung, z. B. Dokument Kategorie = Sonstige Dokumente Mietvertrag [MA].
- Reaktion: Was passieren soll, z. B. Tag „Mietvertrag“ zuweisen.
Im Demo-Account sorgt diese Regel dafür, dass jeder Mietvertrag, den die KI erkennt, automatisch das Tag „Mietvertrag“ erhält – ganz ohne manuellen Klick. Neue Regeln legen Sie über „+ Erstellen“ an; Konditionen und Reaktionen verwalten Sie in den gleichnamigen Reitern.
💡 Praxis-Tipp: Kombinieren Sie Regeln mit Tags für Themen, die mehrere Kategorien betreffen – z. B. ein Tag „Mahnwesen“ für alle Dokumente der Kategorie „Mahn- und Klagewesen“. So filtern Sie später mit einem Klick alle relevanten Dokumente.
Wie Sie die Dokumente anschließend finden und bearbeiten, lesen Sie im Artikel „iDWELL DMS im Überblick“.
