Mit iDWELL DMS (Dokumentenmanagement in iDWELL Finance) legen Sie nicht nur Rechnungen, sondern alle Dokumente Ihrer Hausverwaltung an einem zentralen Ort ab – z. B. Mietverträge, WEG-Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Protokolle, Wartungsverträge oder Schriftverkehr. Die KI erkennt beim Import automatisch, um welche Art von Dokument es sich handelt, und ordnet es der passenden Kategorie zu. So finden Sie und Ihr Team jedes Dokument mit wenigen Klicks wieder.
In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wo Sie das DMS finden, wie die automatische Erkennung funktioniert und welche Informationen Sie an einem Dokument hinterlegen können. Die Beispiele stammen aus unserem Demo-Account „GUT-Verwaltung“.
Schritt 1: iDWELL Finance öffnen
Öffnen Sie in Ihrem Browser idwell.ai und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an. Am oberen Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit den Bereichen Übersicht, Dokumente, Rechnungen, Bank, Buchhaltung, Freigaben und Hilfe. Links oben steht der Name Ihrer Verwaltung (im Beispiel „GUT-Verwaltung“).
Schritt 2: Den Reiter „Dokumente“ öffnen
Klicken Sie im Hauptmenü auf „Dokumente“. Hier sehen Sie alle Dokumente Ihrer Verwaltung als Kachelansicht – also Rechnungen und sonstige Dokumente. Früher gab es in iDWELL Finance nur den Bereich Rechnungen; mit dem Reiter „Dokumente“ wird iDWELL Finance zu Ihrem zentralen Dokumentenmanagement-System.
Der Unterschied zwischen den beiden Reitern:
| Reiter | Was Sie dort sehen |
| Dokumente | Alle Dokumente – Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und sonstige Dokumente wie Verträge, Abrechnungen, Protokolle oder Schriftverkehr. |
| Rechnungen | Nur Eingangs- und Ausgangsrechnungen, mit Filtern wie „Offene Posten“, „Verbindlichkeiten“ oder „Forderungen“. |
Schritt 3: Dokumententyp und Kategorie verstehen
Jedes Dokument in iDWELL Finance hat zwei Ordnungsmerkmale:
- Dokumententyp: die grobe Art des Dokuments – Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder Dokument (= sonstiges Dokument, also alles, was keine Rechnung ist).
- Kategorie: die genaue Dokumentenart innerhalb des Typs, z. B. „Sonstige Dokumente Mietvertrag [MA]“ oder „Sonstige Dokumente WEG - Abrechnung [EA]“. Das Kürzel in eckigen Klammern ist der Buchungscode der Kategorie – damit sehen Sie auf einen Blick, zu welchem Bereich (z. B. MA = Mietverwaltung) das Dokument gehört.
Welche Kategorien es gibt, legen Sie selbst fest – unter Einstellungen › Buchhaltung › Kategorien. Wie das genau geht, lesen Sie im Artikel „Dokumentenkategorien einrichten“.
Schritt 4: Dokumente ins System bringen
Dokumente kommen auf drei Wegen in iDWELL Finance:
- Manueller Upload: Klicken Sie rechts oben auf den roten Button „Hochladen“, wählen Sie eine Kategorie und ziehen Sie die Datei (z. B. ein eingescanntes PDF) in das Upload-Feld.
- E-Mail-Import: Jede Kategorie hat eine eigene E-Mail-Adresse. Leiten Sie ein Dokument an diese Adresse weiter, landet es automatisch in der richtigen Kategorie. Die Adressen finden Sie auf der Seite „Hochladen“ über den Button „E-Mail Import“.
- Übergabe aus dem iDWELL CRM: Dokumente, die z. B. im Rahmen einer Servicemeldung eingehen, können direkt an iDWELL Finance übergeben werden.
Hier finden Sie mehr Informationen zum Upload und E-Mail-Import: „Belege hochladen & per E-Mail importieren“.
Schritt 5: Automatische Erkennung durch die KI
Sie müssen nicht jedes Dokument selbst einsortieren. Laden Sie ein Dokument einfach in die allgemeine Kategorie „Sonstige Dokumente“ hoch (bzw. senden Sie es an die E-Mail-Adresse für „Sonstige Dokumente“). Danach passiert Folgendes automatisch:
- Die KI liest den Inhalt des Dokuments.
- Sie vergleicht den Inhalt mit den Kategorien, die Sie in den Einstellungen hinterlegt haben.
- Sie ändert die Kategorie auf die passende Dokumentenart – z. B. von „Sonstige Dokumente“ auf „Sonstige Dokumente Mietvertrag [MA]“.
- Sind für diese Kategorie Regeln hinterlegt, werden diese ausgeführt – z. B. wird automatisch das Tag „Mietvertrag“ gesetzt.
Nachvollziehen können Sie das im Dokument im Reiter „Zusammenarbeit“: Dort steht im Aktivitätenverlauf z. B. „API hat die Kategorie des Dokumentes auf Sonstige Dokumente Mietvertrag [MA] geändert“. „API“ bedeutet, dass die Änderung automatisch durch das System vorgenommen wurde. Im Demo-Account dauerte das nach dem Upload rund eine Minute.
ℹ️ Die KI kann nur Kategorien vergeben, die in Ihrem Portal angelegt sind. Je eindeutiger die Kategorien benannt sind (z. B. „Mietvertrag“ statt „Diverses“), desto zuverlässiger funktioniert die Erkennung. Prüfen Sie neue Dokumente trotzdem regelmäßig – z. B. über den Filter „Neue Dokumente“ – und korrigieren Sie die Kategorie bei Bedarf in der Einzelansicht. Falls die automatische Kategorisierung in Ihrem Portal noch nicht aktiv ist, wenden Sie sich an support@idwell.com.
Schritt 6: Ein Dokument in der Einzelansicht bearbeiten
Klicken Sie in der Kachelansicht auf ein Dokument. Links sehen Sie im Reiter „Details“ alle Informationen zum Dokument, rechts die Vorschau des Dokuments.
Diese Felder stehen Ihnen zur Verfügung:
| Feld | Wofür Sie es nutzen |
| Dokumententyp | Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder Dokument (sonstiges Dokument). |
| Kategorie | Die genaue Dokumentenart, z. B. Mietvertrag. Wird von der KI automatisch gesetzt und kann jederzeit geändert werden. |
| Tags | Zusätzliche Schlagworte für Querschnittsthemen, z. B. „Gebäudeunterlagen“, „Energie“ oder „Versicherung“. Ein Dokument kann mehrere Tags haben. Über „Tag hinzufügen“ ergänzen Sie weitere. |
| CRM Ticket | Verknüpft das Dokument mit einer Servicemeldung aus dem iDWELL CRM. |
| Geschäftspartner Firma | Absender bzw. Vertragspartner, z. B. ein Dienstleister oder Versicherer. |
| Immobilienobjekt | Das Objekt, zu dem das Dokument gehört. Ordnen Sie jedes Dokument einem Objekt zu – so finden Sie später alle Unterlagen eines Hauses auf einen Blick. |
| Belegnummer / Belegdatum | Nummer und Datum des Dokuments. |
| Wiedervorlagedatum | Datum, an dem das Dokument erneut bearbeitet werden soll – z. B. eine Frist aus einem Schreiben. |
| Ablaufdatum | Datum, an dem z. B. ein Vertrag endet oder gekündigt werden muss. |
| Vertragsdetails | Freitext für wichtige Eckdaten, z. B. Laufzeit, Kündigungsfrist oder Ansprechpartner. |
Speichern Sie Ihre Änderungen unten über „Speichern“. Im Reiter „Zusammenarbeit“ können Sie Kommentare für Ihr Team hinterlassen, Kolleginnen und Kollegen mit @ erwähnen und den gesamten Verlauf des Dokuments einsehen.
Schritt 7: Dokumente schnell wiederfinden
Zurück im Reiter „Dokumente“ nutzen Sie links die Filter, um Dokumente einzugrenzen:
- Kategorie: Klappen Sie den Filter auf und wählen Sie eine oder mehrere Kategorien, z. B. „Sonstige Dokumente Mietvertrag [MA]“. Mit „Einbeziehen“ sehen Sie nur diese Kategorien, mit „Ausschließen“ alle anderen.
- Immobilienobjekte: Zeigt alle Dokumente eines Objekts.
- Kunde / Geschäftspartner, Tags, Datum: Weitere Eingrenzungen nach Absender, Schlagwort oder Zeitraum.
- Voreingestellte Filter: z. B. „Neue Dokumente“, „Zugewiesen an mich“, „Ich wurde @erwähnt“ oder „Vollständiges Immobilienobjekt“.
Zusätzlich durchsucht das Suchfeld „Suchen Sie hier nach Dokumenten …“ oben den Inhalt der Dokumente. Geben Sie z. B. „Energieausweis“, eine Objektnummer oder einen Namen ein.
💡 Praxis-Tipp: Kombinieren Sie Filter: Wählen Sie zuerst das Immobilienobjekt und dann die Kategorie oder ein Tag. So haben Sie z. B. alle Mietverträge eines Hauses in Sekunden vor sich.
Hier finden Sie mehr Informationen zum Filtern und Exportieren: „Dokumente & Rechnungen finden, filtern & exportieren“. Wie Sie Ihre Dokumentenablage sinnvoll strukturieren, lesen Sie im Artikel „Best Practice: Dokumentenmanagement in der Hausverwaltung“.
