Damit iDWELL Finance einen Beleg verarbeiten kann, muss er zuerst ins System kommen. Dafür gibt es drei Wege: den manuellen Upload, den E-Mail-Import und die Übergabe direkt aus dem iDWELL CRM. Nach dem Import liest die KI den Beleg automatisch aus – Sie müssen nichts abtippen.
Schritt 1: „Hochladen“ öffnen
Klicken Sie rechts oben im Hauptmenü auf den roten Button „Hochladen“. Es öffnet sich die Seite „Hochladen“.
Schritt 2: Kategorie wählen
Wählen Sie im Feld „Kategorie“ aus, um welche Art von Dokument es sich handelt. Erst danach wird das orange Upload-Feld aktiv.
Die wichtigsten Kategorien sind:
- Eingangsrechnung: Rechnungen, die Ihre Verwaltung bezahlen muss (z. B. von Handwerkern, Versorgern, Dienstleistern).
- Ausgangsrechnung: Rechnungen, die Ihre Verwaltung selbst stellt.
- Sonstige Dokumente: alle übrigen Unterlagen, je nach Einrichtung z. B. Mietverträge, WEG-Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Schriftverkehr, Mieterhöhungen oder Betriebskosten.
- Banktransaktionen und Kreditkartentransaktionen: zum Import von Kontobewegungen (siehe „Bank: Transaktionen & Kontoverbindungen“).
ℹ️ Welche Kategorien Sie sehen, hängt von der Einrichtung Ihres Portals ab. Im Demo-Account GUT-Verwaltung gibt es z. B. auch eine eigene Kategorie „Eingangsrechnung Beirat 1“.
Schritt 3: Datei hochladen
Ziehen Sie die Datei (z. B. ein PDF) per Drag & Drop in das orange Feld oder klicken Sie hinein, um die Datei auf Ihrem Computer auszuwählen. Sie können auch mehrere Dateien auf einmal hochladen. Die Belege erscheinen anschließend unter „Dokumente“ bzw. „Rechnungen“.
Schritt 4: Belege per E-Mail importieren
Noch schneller geht es per E-Mail: Klicken Sie auf der Seite „Hochladen“ auf „E-Mail Import“. Sie sehen für jede Kategorie eine eigene E-Mail-Adresse. Alles, was Sie an diese Adresse senden oder weiterleiten, landet automatisch in der richtigen Kategorie.
Im Demo-Account lautet die Adresse für Eingangsrechnungen z. B. er+gutverwaltung@idwell.ai, für Ausgangsrechnungen ar+gutverwaltung@idwell.ai und für sonstige Dokumente dokument+gutverwaltung@idwell.ai. Ihre eigenen Adressen finden Sie an derselben Stelle in Ihrem Portal.
Über die Betreffzeile der E-Mail können Sie dem Beleg direkt Zusatzinformationen mitgeben:
| Im Betreff schreiben | Wirkung |
| #TagName | Setzt ein Tag am Beleg (z. B. #Heizung). |
| $Kostenstellen-Name | Weist dem Beleg eine Kostenstelle zu. |
| !Mein Buchungstext | Legt den Buchungstext für die Rechnung fest. |
Schritt 5: Rechnungen direkt aus dem iDWELL CRM übergeben
Wenn Sie das iDWELL CRM nutzen, können Belege direkt aus dem CRM an iDWELL Finance übermittelt werden – z. B. eine Handwerkerrechnung, die zu einer Servicemeldung eingegangen ist. In der Einzelansicht der Rechnung in iDWELL Finance sehen Sie dann im Bereich „CRM Ticket“ den Bezug zum Vorgang im CRM (siehe „Rechnung in der Einzelansicht prüfen“).
💡 Praxis-Tipp: Geben Sie Ihren Handwerkern und Lieferanten direkt die E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen. Dann landen Rechnungen ohne Umweg über ein persönliches Postfach sofort in iDWELL Finance und werden automatisch ausgelesen.
Weiterlesen: „Dokumente & Rechnungen finden, filtern & exportieren“ und „Rechnung in der Einzelansicht prüfen“.
