Sie gehen in den Urlaub oder sind länger abwesend? Damit Mieter, Eigentümer und Kollegen Bescheid wissen und z. B. eine Wasserschaden-Meldung trotzdem sofort bearbeitet wird, stellen Sie Ihre Abwesenheit in iDWELL über mehrere Bausteine ein. Kombinieren Sie die folgenden Möglichkeiten je nach Bedarf.
Hinweis: Es gibt in iDWELL keinen eigenen Schalter „Abwesend“ in den persönlichen Einstellungen. Ihre Abwesenheit machen Sie mit den unten beschriebenen Möglichkeiten sichtbar: Abwesenheitsnotiz am Schwarzen Brett, Privatnachrichten ausschalten, Hinweis im Profilnamen und Vertretung für Ihre Servicemeldungen.
1. Abwesenheitsnotiz als Aushang am Schwarzen Brett veröffentlichen
Informieren Sie Ihre Kunden mit einem Aushang über Ihre Abwesenheit und nennen Sie Ihre Vertretung. Den Aushang können Sie anpinnen, damit er während Ihrer gesamten Abwesenheit oben am Schwarzen Brett sichtbar bleibt.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie rechts oben auf „Neuen Aushang erstellen“. Im Fenster „Neuen Aushang erstellen“ wählen Sie im Feld „Text“ über „Textvorlage auswählen“ die Vorlage „Abwesenheitsnotiz / Bekanntgabe Urlaub“.
Schritt 2:
Ergänzen Sie im Text den Zeitraum (TT.MM.JJJJ) sowie Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse Ihrer Vertretung. Wählen Sie unter „Empfänger“ die betroffenen Gebäude bzw. Kunden und veröffentlichen Sie den Aushang mit „Senden“.
Schritt 3:
Klicken Sie am Schwarzen Brett rechts oben im Aushang auf das Stecknadel-Symbol „Anpinnen“, damit die Abwesenheitsnotiz oben angezeigt wird.
Hinweis: Die Vorlage „Abwesenheitsnotiz / Bekanntgabe Urlaub“ finden Sie unter Einstellungen → „Textvorlagen“ → Registerkarte „Schwarzes Brett“. Dort können Sie den Text dauerhaft an Ihre Hausverwaltung anpassen. Ausführliche Anleitung zum Aushang: Aushang erstellen (E-Mail & App)
2. Private Nachrichten während der Abwesenheit ausschalten
Wenn Kunden Ihnen direkt Privatnachrichten schreiben können, schalten Sie diese Funktion für die Zeit Ihrer Abwesenheit aus.
Schritt 1:
Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie „Einstellungen“.
Schritt 2:
Unter „Persönliches“ öffnen Sie die Registerkarte „Datenschutzeinstellungen“. Stellen Sie den Schalter „Private Nachrichten empfangen“ auf „Aus“ und klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
Mehr dazu: Datenschutzeinstellungen
3. Abwesenheit im Profilnamen anzeigen
Ergänzen Sie Ihren Namen um einen kurzen Hinweis, z. B. „Schuster – auf Urlaub bis 30.08.“. So sehen Kunden und Kollegen sofort, dass Sie nicht erreichbar sind – etwa in „Über uns“.
Schritt 1:
Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie „Mein Profil“.
Schritt 2:
Klicken Sie neben Ihrem Namen auf das Stift-Symbol. Im Fenster „Namen bearbeiten“ ergänzen Sie im Feld „Nachname“ den Abwesenheitshinweis und klicken auf „Speichern“.
Mehr dazu: Mitarbeiterprofil bearbeiten
4. Servicemeldungen an eine Vertretung übergeben
Damit Ihre offenen Servicemeldungen während der Abwesenheit weiterbearbeitet werden, weisen Sie sie gesammelt einer Kollegin oder einem Kollegen zu. Die Anleitung finden Sie hier: Urlaubsvertretung zuweisen
5. Automatische Abwesenheitsantwort für E-Mails
Eine automatische Abwesenheitsantwort („Out of Office“) für Ihr E-Mail-Postfach richten Sie direkt in Ihrem E-Mail-Programm bzw. bei Ihrem E-Mail-Anbieter ein (z. B. Outlook). In den iDWELL-Einstellungen gibt es dafür keine eigene Funktion.
Achtung: Machen Sie nach Ihrer Rückkehr alle Änderungen wieder rückgängig: Aushang lösen bzw. beenden, „Private Nachrichten empfangen“ wieder einschalten, Profilnamen zurücksetzen und Servicemeldungen ggf. zurückübertragen.
Weitere Informationen
- Mehr zur Urlaubsvertretung finden Sie hier: Urlaubsvertretung zuweisen
- Aushänge erstellen: Aushang erstellen (E-Mail & App)
- Chat-Benachrichtigungen ausschalten: Chat-Benachrichtigungen ausschalten
- Profil anpassen: Mitarbeiterprofil bearbeiten
Video: Abwesenheitsnotiz hinterlegen & Kunden proaktiv informieren
Im Tutorial #14 sehen Sie, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen.
Video: Urlaubsvertretung & Übergabe
Im Tutorial #15 sehen Sie, wie Sie Servicemeldungen an eine Vertretung übergeben.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
