Nach dem Absenden befindet sich der DocFlow in der Phase „Ergebnis“. Hier sehen Sie für jeden Empfänger, ob und wann er sein Dokument in der App, per E-Mail oder per Brief erhalten hat. Das ist z. B. wichtig, wenn ein Eigentümer behauptet, die Einladung zur Eigentümerversammlung nie bekommen zu haben.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „DocFlows“.
Schritt 2:
Abgeschlossene DocFlows erkennen Sie in der Liste am Status „Abgeschlossen“ und an der Phase „Ergebnis“. Unter dem Titel zeigen die Kacheln „E-Mails“ und „E-Post“, wie viele E-Mails und Briefe versendet wurden. Klicken Sie auf den Titel des DocFlows.
Schritt 3:
Im Kopfbereich sehen Sie statt der verfügbaren nun die „Verbrauchten Credits“ dieses DocFlows. Die Tabelle zeigt je Empfänger:
- „Empfänger“, „Rolle“, „Gebäude“ und „Einheit“
- „Finales Ergebnis“: das versendete Dokument
- „App Status“ (z. B. „Abgelegt“) und „App Zeitstempel“
- „E-Mail Status“ (z. B. „Versendet“), „E-Mail Zeitstempel“ und „E-Mail Adresse“
- „E-Post Status“ (z. B. „Gesendet“), „E-Post Zeitstempel“, „Einschreiben“ und „Verbrauchte Credits“
Ein Strich (–) bedeutet, dass dieser Versandweg für den Empfänger nicht genutzt wurde.
Schritt 4:
Scrollen Sie die Tabelle nach rechts, um die E-Post-Spalten zu sehen. Über das Info-Symbol neben dem Status „Gesendet“ („Dokumentenversand nachverfolgen“) verfolgen Sie den Weg des Briefs. Mehr dazu: E-Post: Briefversand verfolgen.
Hinweis: Mit „Filter“ grenzen Sie die Tabelle ein (z. B. nur Empfänger mit E-Post), über das Stift-Symbol „Spalten ändern“ blenden Sie Spalten ein oder aus und über das Pfeil-Symbol aktualisieren Sie die Status.
Hinweis: Die Dokumente mit dem App-Status „Abgelegt“ finden Ihre Kunden in der iDWELL App bzw. im Kundenportal im Bereich „Dokumente“ – auch Kunden, die sich erst später registrieren.
Praxistipp: Benötigen Sie den DocFlow nicht mehr in der aktiven Liste, klicken Sie oben auf „Archivieren“. Archivierte DocFlows finden Sie jederzeit im Untermenü „Archiviert“: DocFlows archivieren.
Weitere Informationen
- Vorherige Phase: DocFlow Phase 4: Speichern und verteilen
- Briefversand nachverfolgen: E-Post: Briefversand verfolgen
- Versand- und Lieferzeiten: E-Post: Versand- und Lieferzeiten
- DocFlows archivieren: DocFlows archivieren
- DocFlows filtern: DocFlows filtern
- Grundlagen und Praxisbeispiele: DocFlows – Einführung und Praxisbeispiele
Video: DocFlows via E-Post – Dokumente smart versenden
Im Tutorial sehen Sie, wie Sie Dokumente aus einem DocFlow per App, E-Mail und E-Post (Briefversand) verteilen.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
