In der Phase „Speichern & verteilen“ legen Sie fest, wie jeder Empfänger sein Dokument erhält: in der iDWELL App bzw. im Kundenportal, per E-Mail oder als Brief per E-Post. Beispiel: Die meisten Eigentümer der Leipziger Straße 45 erhalten die Einladung zur Eigentümerversammlung digital, Herr Keudel hat keine E-Mail-Adresse und bekommt automatisch einen Brief. Erst mit „DocFlow absenden“ am Ende wird tatsächlich versendet.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „DocFlows“.
Schritt 2:
Sie sehen nun die Liste Ihrer aktiven DocFlows (Untermenü „Aktiv“). Die Spalte „Phase“ zeigt, in welcher Phase sich ein DocFlow befindet. Klicken Sie auf den Titel des DocFlows, der sich in der Phase „Speichern & verteilen“ befindet – in unserem Beispiel „Einladung zur Eigentümerversammlung 2027“.
Schritt 3:
Im Schritt „1 Versandoptionen“ sehen Sie alle Empfänger mit „E-Mail Adresse“, „E-Mail Partner“ (zusätzliche Partner-Adresse, z. B. eines Miteigentümers) und „Status“. In den Spalten „App“, „E-Mail“, „E-Post“ und „E-Mail Partner“ schalten Sie je Empfänger mit dem Schalter „Senden“ den jeweiligen Versandweg ein oder aus. iDWELL hat die Schalter bereits nach Ihren Versandregeln vorbelegt. Weitere Spalten: „Finales Ergebnis“, „Dateigröße“, „Seitenanzahl“, „Rolle“, „Gebäude“, „Einheit“ und „Bevorzugte Kommunikationsart“.
Hinweis: Soll ein Empfänger gar nichts erhalten, klicken Sie am Zeilenende auf „⋮“ und dann auf „Löschen“. Mehrere Empfänger bearbeiten Sie über die „Massenauswahl“. Wenn alles passt, klicken Sie rechts auf „Weiter“.
Schritt 4:
Sind Empfänger für E-Post vorgesehen, folgt der Schritt „2 E-Post“. Links sehen Sie „Versandmethode“ (Post), die Anzahl der „Briefe“ und „Seiten“. Legen Sie fest:
- „Einschreiben“: „Nicht ausgewählt“, „Einschreiben - Übergabe“, „Einschreiben - Einwurf“ oder „Einschreiben - International“.
- „Farbschema“: „Schwarz-Weiß-Druck“ oder „Farbdruck“.
- „Seitendruck“: „Einseitig“ oder „Beidseitig“.
- „Briefumschlag*“: „DIN Lang mit Fenster“ (A4-Blatt gefaltet, 110 × 220 mm) oder „C4 mit Fenster“ (A4-Blatt ungefaltet, 210 × 297 mm).
Klicken Sie dann auf „Kosten berechnen“.
Schritt 5:
iDWELL zeigt die Kalkulation: „Credits Verbrauch“, „Verfügbare Credits (vor der Buchung)“ und „Verbleibende Credits (nach der Buchung)“. Die Preiskalkulation ist 10 Tage gültig. Ändern Sie Optionen, klicken Sie auf „Neu berechnen“. Klicken Sie anschließend rechts auf „Weiter“.
Hinweis: Die Kostenberechnung bucht noch keine Credits ab. Credits werden erst beim Absenden des DocFlows verbraucht. Damit das Adressfeld richtig im Fenster des Umschlags sitzt, beachten Sie die Kriterien für das Adressfeld.
Schritt 6:
Im Schritt „3 E-Mail Versand“ verfassen Sie die E-Mail an alle Empfänger mit E-Mail-Versand. Jeder Empfänger erhält eine separate E-Mail und sieht die übrigen Empfänger nicht.
- „Absender“: das Postfach, von dem die E-Mail verschickt wird.
- „Empfänger“: alle Empfänger mit E-Mail-Versand (über „Mehr anzeigen“ sehen Sie alle); über „Cc“ und „Bcc“ fügen Sie weitere Adressen hinzu.
- „Betreff“, z. B. „Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung 2027“.
- „Vorlage“: fügt eine Textvorlage ein, z. B. „A01 - Einladung zur Eigentümerversammlung“. Ist bereits Text vorhanden, wählen Sie „Vorlage einfügen und ergänzen“ oder „Vorlage ersetzen“.
Erscheint oben der Hinweis „Wie möchten Sie mit Kunden ohne E-Mail-Adresse fortfahren?“, wählen Sie „an Drucker senden“ oder „Kunden ohne Emailadresse aus Verteiler entfernen“.
Hinweis: Platzhalter wie „{{recipient_info_salutation}}“ (Anrede) werden für jeden Empfänger automatisch ersetzt. Fehlen bei einzelnen Empfängern Werte, zeigt iDWELL das Fenster „Analyse zu den fehlenden Werten“. Über „Vorschau ansehen“ prüfen Sie die betroffenen E-Mails, mit „Ja“ fahren Sie fort.
Schritt 7:
Unter dem Textfeld unterstützt Sie Greta AI: Tippen Sie in „Befehl / Prompt eintippen“ z. B. „Formuliere eine freundliche Einladung mit Hinweis auf die Vollmacht“ oder diktieren Sie über das Mikrofon und klicken Sie auf „Erstellen“. Über „Befehl / Prompt“, „Tonalität“ und „Länge“ steuern Sie das Ergebnis; „KI-Hinweis entfernen“ entfernt den Hinweis auf die KI-Erstellung. Über „Anhängen“ fügen Sie weitere Dateien bei. „Serienmail“ ist automatisch aktiv – jede E-Mail wird persönlich für den Empfänger erstellt. Klicken Sie dann rechts auf „Weiter“.
Hinweis: Meldet iDWELL „Achtung, Sie haben Empfänger ohne E-Mail-Adresse ausgewählt“, gehen Sie zurück zu den Versandoptionen und deaktivieren Sie dort den E-Mail-Versand für diese Empfänger oder entfernen Sie sie über den Hinweis oben im E-Mail-Fenster aus dem Verteiler.
Schritt 8:
Im Schritt „4 Ergebnis“ meldet iDWELL „Erfolgreich“. In der Tabelle steht bei jedem gewählten Versandweg „Versandbereit“. Dies ist die letzte Möglichkeit für Änderungen – über „Zurück“ gelangen Sie zu den vorherigen Schritten. Klicken Sie auf „DocFlow absenden“, um die Dokumente tatsächlich zu verteilen: Sie werden in der App bzw. im Kundenportal abgelegt, per E-Mail verschickt und als Brief an die E-Post übergeben.
Achtung: Mit „DocFlow absenden“ wird sofort an alle Empfänger versendet und die E-Post-Credits werden abgebucht. Der Versand kann nicht zurückgenommen werden. Prüfen Sie vorher Empfänger, Versandwege und E-Mail-Text.
Hinweis: Die Schaltfläche „DocFlow absenden“ ist erst aktiv, wenn alle vier Schritte abgeschlossen sind. Nach dem Absenden wechselt der DocFlow in die Phase DocFlow Phase 5: Ergebnis.
Weitere Informationen
- Vorherige Phase: DocFlow Phase 3: Zusammenführen
- Nächste Phase: DocFlow Phase 5: Ergebnis
- Standard-Versandwege festlegen: Versandregeln einstellen
- Kosten und Credits der E-Post: E-Post: Preismodelle und Credits
- Briefe per Einschreiben: E-Post: Briefe per Einschreiben versenden
- Wann kommt der Brief an: E-Post: Versand- und Lieferzeiten
- Alles zur E-Post: E-Post im Überblick
Video: DocFlows via E-Post – Dokumente smart versenden
Im Tutorial sehen Sie, wie Sie Dokumente aus einem DocFlow per App, E-Mail und E-Post (Briefversand) verteilen.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
