Eine klare Ordnerstruktur ist die Basis für eine gut organisierte Dokumentenablage. Legen Sie in jedem Gebäude z. B. Ordner wie „Eigentümerversammlung“, „Energieausweis“, „Hausordnung“, „Verträge“ und „Interne Vorgänge“ an. Über die Zugriffsrechte des Ordners legen Sie gleich fest, ob der Inhalt nur intern oder auch für Ihre Kunden gedacht ist.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Gebäude“. Öffnen Sie das gewünschte Gebäude.
Schritt 2:
Klicken Sie auf den Reiter „Dokumente“ (falls nötig vorher auf den roten Pfeil rechts neben den Reitern). Möchten Sie einen Unterordner anlegen, öffnen Sie zuerst den übergeordneten Ordner.
Schritt 3:
Klicken Sie rechts oberhalb der Liste auf „Neuen Ordner hinzufügen“. In einem leeren Ordner finden Sie die Schaltfläche auch in der Mitte der Seite.
Schritt 4:
Es öffnet sich das Fenster „Neuen Ordner anlegen“:
- Name (Pflichtfeld): Geben Sie den Ordnernamen ein, z. B. „Verträge“ (maximal 256 Zeichen).
- Zugriffsrecht (Pflichtfeld): Setzen Sie die Häkchen bei den Rollen, die den Ordner sehen dürfen. Manager hat immer Zugriff. Zusätzlich wählen Sie Mitarbeiter, Eigentümer und/oder Mieter. Standardmäßig sind alle Rollen angehakt.
Klicken Sie auf „Erstellen“. Der neue Ordner erscheint sofort in der Liste. Mit „Abbrechen“ brechen Sie ab.
Hinweis: Ein Ordner, bei dem nur „Manager“ und „Mitarbeiter“ angehakt sind, ist rein intern – Ihre Eigentümer und Mieter sehen ihn nicht. In der Spalte „Zugriffsrechte“ wird er als „Mitarbeiter +1“ angezeigt.
Schritt 5:
Für Unterordner öffnen Sie den neuen Ordner mit einem Klick und wiederholen die Schritte 3 und 4. Auch beim Verschieben von Dokumenten können Sie über „+ Neuen Ordner erstellen“ direkt im Fenster einen Ordner anlegen.
Hinweis: Ordner legen Sie auf dieselbe Weise in Einheiten, Kundenprofilen, Objektgruppen und in der zentralen Ablage (Hauptmenü „Dokumente“) an. In Systemordnern wie „Einheiten“ oder „Objektgruppen“ eines Gebäudes ist das nicht möglich. Bestehende Ordner benennen Sie über die drei Punkte am Zeilenende um, verschieben oder löschen sie.
Praxistipp: Verwenden Sie in allen Gebäuden dieselbe Ordnerstruktur und dieselben Ordnernamen. Ihre Kunden finden sich so in der App sofort zurecht, und neue Mitarbeiter wissen ohne Einschulung, wo welches Dokument liegt. Eine Empfehlung finden Sie im Artikel Empfohlene Ordnerstruktur.
Weitere Informationen
- Empfohlene Ordnerstruktur
- Zugriffsrechte verstehen
- Zugriffsrechte ändern
- Dokument oder Ordner umbenennen
- Dokument oder Ordner verschieben
- Dokumente auf Gebäudeebene hochladen und finden
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
