Bevor ein Beleg an Ihr ERP-System übergeben wird, muss er kontiert werden: Sachkonto, Steuer, Beträge und Buchungstext. iDWELL Finance unterstützt Sie dabei mit Vorschlägen auf Basis Ihrer bisherigen Kontierungen. Sie arbeiten dafür in zwei Ansichten: im Bereich „Buchhaltung“ (Liste aller Belege) und im Reiter „Buchhaltung“ eines einzelnen Belegs.
Schritt 1: „Buchhaltung“ im Hauptmenü öffnen
Klicken Sie im Hauptmenü auf „Buchhaltung“. Sie sehen eine Tabelle aller Belege, gruppiert nach Datum – mit den ausgelesenen Rechnungsdaten und rechts den Kontierungsspalten.
| Spalte | Bedeutung |
| Sy. | Belegart bzw. Kürzel der Kategorie, z. B. ER (Eingangsrechnung). |
| Sachkonto | Das Konto aus Ihrem Kontenplan. |
| BC | Buchungscode: Soll (S) oder Haben (H). |
| UST / % | Steuercode und Steuersatz. |
| Buchungsbetrag / Typ | Betrag der Buchungszeile und ob er netto (N) oder brutto (B) erfasst ist. |
| Text | Buchungstext – auch mit Platzhaltern wie {{partner.name}} möglich. |
| KS | Kostenstelle. |
Mit dem voreingestellten Filter „Buchhaltungsexport“ sehen Sie die Belege, die für den Export bereitstehen. Über das Augen-Symbol rechts oben blenden Sie Spalten ein und aus.
Schritt 2: Beleg öffnen und Reiter „Buchhaltung“ wählen
Klicken Sie auf einen Beleg und wechseln Sie in den Reiter „Buchhaltung“. Oben sehen Sie die Rechnungsdetails als Zusammenfassung (z. B. Geschäftspartner, Beträge, Immobilienobjekt, interne Belegnummer). Darunter erfassen Sie die Buchungszeilen.
Schritt 3: Buchungszeile befüllen
Jede Buchungszeile ist zweizeilig: Oben erfassen Sie Sachkonto, BC, UST, %, N (netto), U (Umsatzsteuer) und B (brutto), darunter den Buchungstext. Tippen Sie im Feld Sachkonto die ersten Zeichen der Kontonummer oder -bezeichnung ein – die Liste filtert sich, mit Enter oder Tab übernehmen Sie den Treffer. In der Auswahl finden Sie:
- Vorschläge: Empfehlungen auf Basis Ihrer bisherigen Kontierungen.
- Immobilienobjekt: Konten aus einem objektspezifischen Kontenrahmen (falls eingerichtet).
- Alle: den gesamten Kontenrahmen.
Je nach ERP-System stehen unter jeder Zeile „Zusätzliche Felder“ zur Verfügung, z. B. Kostenstelle, Leistungszeitraum oder (für Deutschland) HD-Art und §35a.
Schritt 4: Summe prüfen und speichern
Oberhalb der Buchungszeilen sehen Sie, ob die Kontierung vollständig ist: Grün bedeutet „Summe der einzelnen Buchungszeilen ist ident mit Rechnungssumme“, Orange zeigt den noch offenen Differenzbetrag. Erst wenn die Summe stimmt und jede Zeile ein Sachkonto und einen Text hat, kann gespeichert werden. Muss ein Betrag aufgeteilt werden (Splitbuchung), ändern Sie den Betrag der ersten Zeile – für den Rest legt iDWELL Finance automatisch eine neue Zeile an.
ℹ️ Die Kontierung lässt sich komplett per Tastatur bedienen: Tab springt zum nächsten Feld, Enter übernimmt einen Treffer, Tab + S speichert, Tab + D löscht die aktuelle Zeile.
💡 Praxis-Tipp: Verwenden Sie im Buchungstext Platzhalter (Doppelpunkt „:“ eingeben). iDWELL Finance merkt sich den Text je Geschäftspartner und befüllt ihn bei der nächsten Rechnung automatisch mit den aktuellen Daten – z. B. Rechnungsnummer oder Leistungsmonat. Die vollständige Liste aller Platzhalter finden Sie im Artikel „Buchhaltung“ im iDWELL Finance Hilfe-Center.
Weiterlesen: „Rechnung in der Einzelansicht prüfen“ und „Freigaben & Workflows“.
