Klicken Sie in den Bereichen „Dokumente“, „Rechnungen“, „Buchhaltung“ oder „Freigaben“ auf einen Beleg, öffnet sich die Einzelansicht. Links bearbeiten Sie die Daten in vier Reitern, rechts sehen Sie jederzeit das Originaldokument. So können Sie alle Angaben direkt mit der Rechnung vergleichen.
Schritt 1: Beleg öffnen und Aufbau verstehen
Ganz oben sehen Sie den Titel des Belegs (Geschäftspartner und Rechnungsnummer, z. B. „Frank Diews Service: AR-39945“) sowie, wer den Beleg wann importiert und zuletzt bearbeitet hat. Darunter finden Sie die vier Reiter Details, Zahlung, Buchhaltung und Zusammenarbeit.
Schritt 2: Reiter „Details“ – ausgelesene Daten prüfen
Im Reiter „Details“ sehen Sie alles, was die KI aus dem Beleg ausgelesen hat:
- Dokumentdetails: Dokumenttyp, Kategorie und Tags.
- CRM Ticket: Hier sehen Sie, ob der Beleg mit einem Vorgang im iDWELL CRM verknüpft ist – z. B. mit der Servicemeldung, zu der die Handwerkerrechnung gehört.
- Rechnungsdetails: Geschäftspartner, länderspezifische UID-Nummer, Immobilienobjekt, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Netto-, USt.- und Gesamtbetrag, Währung sowie (für Deutschland) §35a-Betrag und HD-Art. Außerdem können Sie markieren, ob es sich um eine Gutschrift oder eine wiederkehrende Rechnung handelt.
Korrigieren Sie ein Feld einfach durch Überschreiben. Über das kleine Uhr-Symbol neben einem Feld sehen Sie dessen Verlauf, mit „Zurücksetzen“ verwerfen Sie Ihre Änderungen.
Schritt 3: Reiter „Zahlung“ – Zahlungsdaten kontrollieren
Im Reiter „Zahlung“ sehen Sie unter „Zahlungsdetails“ den Bezahlstatus, das Fälligkeitsdatum, Zahlungsreferenz, Skontodatum und Skonto sowie IBAN und BIC des Rechnungsstellers. Speichern Sie Änderungen mit „Speichern“. Mit „Zahlungsvoreinstellung hinzufügen“ hinterlegen Sie Zahlungsdaten für künftige Rechnungen.
Darunter, im Bereich „Bezahlen“, stehen Empfänger, Empfänger-IBAN, BIC, Verwendungszweck und Betrag für die Überweisung bereit. Der Status (z. B. „Nicht bezahlt“) wird auch direkt am Reiter angezeigt.
Schritt 4: Reiter „Buchhaltung“ – Kontierung erfassen
Im Reiter „Buchhaltung“ ordnen Sie den Beleg Sachkonto, Steuer und Buchungstext zu. Wie das genau funktioniert, erklärt der Artikel „Buchhaltung & Kontierung“.
Schritt 5: Reiter „Zusammenarbeit“ – Workflow und Kommentare
Im Reiter „Zusammenarbeit“ sehen Sie, in welchem Freigabe-Workflow sich der Beleg befindet, schreiben Kommentare an Ihr Team und sehen den gesamten Verlauf. Mehr dazu im Artikel „Freigaben & Workflows“.
Schritt 6: Das Originaldokument nutzen
Rechts sehen Sie das Originaldokument. Über die Leiste darunter blättern Sie durch die Seiten, zoomen hinein oder öffnen das PDF. Ganz unten finden Sie „Herunterladen“, „Drucken“ sowie weitere Aktionen, z. B. zum Archivieren. Mit „Teilen“ rechts oben teilen Sie den Beleg, und über „Nächstes Dokument“ springen Sie direkt zum nächsten Beleg Ihrer Liste.
💡 Praxis-Tipp: Arbeiten Sie Belege mit „Nächstes Dokument“ der Reihe nach ab – so müssen Sie nicht jedes Mal zur Liste zurückkehren.
Weiterlesen: „Buchhaltung & Kontierung“ und „Freigaben & Workflows“.
