Mit Freigabe-Workflows legen Sie fest, wer eine Rechnung prüfen und freigeben muss, bevor sie bezahlt und verbucht wird. iDWELL Finance weist jeden Beleg anhand eines hinterlegten Regelwerks automatisch den zuständigen Personen oder Gruppen zu – Sie sehen jederzeit, wo ein Beleg gerade steht.
Schritt 1: „Freigaben“ im Hauptmenü öffnen
Klicken Sie im Hauptmenü auf „Freigaben“. Sie sehen eine Tabelle aller Belege, die sich in einem Workflow befinden.
Schritt 2: Die Tabelle lesen
| Spalte | Bedeutung |
| Dokument | Vorschau des Belegs. |
| Rechnungsnummer, Geschäftspartner, Immobilienobjekt | Die wichtigsten ausgelesenen Daten. |
| Workflow Schritt | In welchem Schritt sich der Beleg befindet, z. B. „1. Prüfung (ER Standard Workflow)“ oder „3. Buchhaltung“. |
| Verantwortliche | Wer gerade an der Reihe ist – eine Person oder eine Gruppe (z. B. die Gruppe „Prüfung“). |
| Letzter Kommentar | Die letzte Nachricht aus dem Team zu diesem Beleg. |
| Gesamtbetrag | Bruttobetrag der Rechnung. |
Links filtern Sie z. B. mit „Zugewiesen an mich“ auf Ihre eigenen Freigaben oder unter „Workflow Schritte“ auf einen bestimmten Schritt.
ℹ️ Ist beim Öffnen von „Freigaben“ der Filter „Zugewiesen an mich“ aktiv und die Liste leer, haben Sie aktuell keine offenen Freigaben. Entfernen Sie den Haken, um alle Belege im Workflow zu sehen.
Schritt 3: Workflow eines Belegs im Reiter „Zusammenarbeit“ ansehen
Öffnen Sie einen Beleg und wechseln Sie in den Reiter „Zusammenarbeit“. Ganz oben sehen Sie den zugewiesenen Workflow (z. B. „ER Standard Workflow“), den aktuellen Schritt und den nächsten Schritt – im Beispiel folgt auf „Buchhaltung“ der Schritt „Optional: Geschäftsprüfung ab 5.000 €“.
Schritt 4: Mit dem Team kommunizieren
Schreiben Sie in das Feld „Nachricht für Ihr Team hinzufügen …“ eine Rückfrage oder einen Hinweis und klicken Sie auf „Kommentieren“. Mit @ und dem Namen erwähnen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen – der Beleg erscheint dann bei ihr bzw. ihm im Filter „Ich wurde @erwähnt“.
Schritt 5: Den Verlauf nachvollziehen
Darunter sehen Sie alle Aktivitäten zum Beleg, z. B. „Rule hat Genehmigungsantrag gestellt an Prüfung“, „Christian Wurm hat als Mitglied der Gruppe Prüfung das Dokument genehmigt“ oder „Daniel Zierl hat das Dokument verbucht“. Über „Zeige …“ wählen Sie aus, ob Sie alle Aktivitäten, nur wichtige Aktivitäten, Benutzeraktivitäten, Genehmigungen und Workflows oder nur Kommentare sehen möchten. Einen gestellten Genehmigungsantrag können Sie bei Bedarf über „Genehmigung stornieren“ zurückziehen.
💡 Praxis-Tipp: Über Workflows lassen sich auch Betragsgrenzen abbilden – z. B. dass Rechnungen ab 5.000 € zusätzlich von der Geschäftsführung geprüft werden. Welche Workflows für Ihre Verwaltung sinnvoll sind, besprechen Sie gerne mit Ihrem Ansprechpartner bei iDWELL.
Weiterlesen: „Rechnung in der Einzelansicht prüfen“ und „Buchhaltung & Kontierung“.
