Alle Belege, die in iDWELL Finance eingegangen sind, finden Sie in den Bereichen „Dokumente“ und „Rechnungen“. Beide Bereiche funktionieren gleich: Oben suchen und sortieren, links filtern, in der Mitte die Belege als Kacheln.
Schritt 1: „Dokumente“ oder „Rechnungen“ im Hauptmenü öffnen
Klicken Sie im Hauptmenü auf „Rechnungen“, wenn Sie nur Eingangs- und Ausgangsrechnungen sehen möchten. Unter „Dokumente“ sehen Sie zusätzlich alle sonstigen Unterlagen wie Verträge, Abrechnungen oder Schriftverkehr.
Schritt 2: Die Kachelansicht lesen
Jede Kachel zeigt eine Vorschau des Belegs und darunter die wichtigsten ausgelesenen Daten:
- Geschäftspartner (z. B. „Frank Diews Service“) und Rechnungsnummer
- Betrag (Ausgaben in Rot) und Rechnungsdatum
- Immobilienobjekt, dem der Beleg zugeordnet ist (z. B. „1 / WEG / Sachkonto 45000 …“)
- Aktueller Workflow-Schritt (z. B. „1. Prüfung“ oder „3. Buchhaltung“) – der kleine Kreis rechts zeigt, wie weit der Beleg im Workflow schon ist.
- Das Seiten-Symbol oben rechts zeigt, wie viele Seiten das Dokument hat.
Rechts oben sehen Sie zusätzlich die Anzahl der Dokumente sowie die Summen Gesamt netto und Gesamt brutto der aktuell gefilterten Belege.
Schritt 3: Belege suchen, sortieren und filtern
- Suche: Geben Sie oben im Feld „Suchen Sie hier nach Dokumenten …“ z. B. einen Firmennamen oder eine Rechnungsnummer ein.
- Sortierung: Über „Sortieren nach …“ ordnen Sie die Belege z. B. nach Rechnungsdatum oder Import-Datum.
- Voreingestellte Filter: Links finden Sie fertige Filter wie „Neue Rechnungen“, „Zugewiesen an mich“, „Als Vertretung zugewiesen“, „Ich wurde @erwähnt“, „Offene Posten“, „Verbindlichkeiten“, „Forderungen“, „Buchhaltungsexport“, „Vollständige Rechnung“ und „Vollständiges Immobilienobjekt“.
- Weitere Filter: Darunter filtern Sie nach Kunde / Geschäftspartner, Immobilienobjekt, Kategorie, Workflow-Schritt, Tags und Datum. Mit „Zurücksetzen“ entfernen Sie alle Filter auf einmal.
Schritt 4: Belege exportieren
Über „Alle exportieren“ laden Sie die aktuell angezeigten Belege herunter – z. B. für die lokale Ablage oder um sie an jemanden weiterzugeben. Über die drei Punkte daneben finden Sie weitere Aktionen. Der Datenexport für die Buchhaltung in Ihr ERP-System ist davon unabhängig und wird bei der Einrichtung Ihres Portals festgelegt.
💡 Praxis-Tipp: Nutzen Sie den Filter „Zugewiesen an mich“ als Ihre persönliche Arbeitsliste: Hier sehen Sie nur die Belege, bei denen gerade Sie gefragt sind. Mit „Offene Posten“ behalten Sie alle noch nicht bezahlten Rechnungen im Blick.
Weiterlesen: „Rechnung in der Einzelansicht prüfen“ und „Belege hochladen & per E-Mail importieren“.
