In der beigefügten Tabelle können Sie genau nachvollziehen, welche Datenfelder aus RealData in welche entsprechenden Felder in iDWELL übertragen werden. Sie sehen auf einen Blick, wie die Datenzuordnung (Mapping) erfolgt.
Tabelle mit Datenfeldern ansehen
Um die Datenqualität und eine transparente Zusammenarbeit sicherzustellen, bitten wir Sie, die folgenden Hinweise zu beachten:
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Aktualität und Vollständigkeit: Diese Dokumentation basiert auf der aktuellsten Version des Datenaustauschs zwischen iDWELL & RealData (Stand: November 2026). Die korrekte und vollständige Befüllung der Quellfelder in Ihrem ERP-System liegt in Ihrer Verantwortung. Fehlerhafte Quelldaten führen zu fehlerhaften Zieldaten in iDWELL.
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Änderungen der Datenübertragung: Bei zukünftigen Änderungen der Datenübertragung durch uns werden wir diese Dokumentation zeitnah aktualisieren und Sie entsprechend informieren. Sollten Sie eigenständig Änderungen an den Datenfeldern oder der Übertragungslogik in Ihrem ERP-System vornehmen, müssen Sie uns umgehend informieren.
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Diese Dokumentation dient ausschließlich informatorischen Zwecken. Sie ist keine rechtsverbindliche Zusicherung bestimmter Eigenschaften oder Funktionen des Datenaustausches zu RealData, es sei denn, dies ist explizit in Ihrem Hauptvertrag oder einer Service Level Agreement (SLA) anders geregelt.
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Wir übernehmen keine Haftung für Schäden, die durch die Nutzung, Interpretation oder fehlerhafte Anwendung dieser Dokumentation entstehen, oder für Schäden, die durch unautorisierte Änderungen an der Konfiguration oder der Datenstruktur in Ihrem ERP-System verursacht werden.
So funktioniert der Datenaustausch
Übertragungsweg: Dateiexport (XML) – Objektdatei (Datei 80) und Bestandnehmerdatei (Datei 81); Dokumente über FTP
Richtung: Die Stammdaten werden aus RealData nach iDWELL übertragen. RealData ist das führende System – Änderungen an Stammdaten nehmen Sie bitte immer in RealData vor, da manuelle Änderungen in iDWELL bei der nächsten Synchronisation überschrieben werden können.
Rückübertragung nach RealData: in iDWELL erstellte Servicemeldungen werden an RealData übertragen (Meldungsnummer aus iDWELL, Objektnummer, zuständiger Sachbearbeiter, Titel, Beschreibung, Erstellungsdatum und -uhrzeit).
Dokumente: Dokumente werden aus dem vereinbarten FTP-Dokumentenordner übernommen. Standardmäßig nur Dateien, deren Dateiname dem vereinbarten Namensmuster entspricht (Kennzeichnung „DIV“ im Dateinamen). Office-Dateien (doc, docx, docm, xls, xlsx, xlsm, pptx, pptm) werden nicht übernommen. Das Namensmuster kann je nach Exportkonfiguration angepasst werden.
Wichtige Regeln beim Import
Objekte und Bestandnehmer mit einem Datensatz-Status ungleich 0 werden in iDWELL als archiviert geführt.
Personen ohne E-Mail-Adresse und ohne Telefonnummer werden nicht importiert.
Jede Person benötigt eine eindeutige Kennung: Sie wird aus der E-Mail-Adresse gebildet, ohne E-Mail aus der Telefonnummer. Haben mehrere Personen ohne E-Mail dieselbe Telefonnummer, kann nur eine davon angelegt werden.
Das Datum 99999999 bedeutet „kein Ende“ – das Vertragsende bleibt in iDWELL leer.
Ist der zuständige Sachbearbeiter in RealData leer, in iDWELL aber gepflegt, wird der Wert in iDWELL nicht überschrieben.
Datumsangaben werden aus dem Format JJJJMMTT übernommen (z. B. 20241201 → 01.12.2024).
Übersicht der übertragenen Datenfelder
| Ebene | Feldname in iDWELL | Praxisbeispiel | Feldname in RealData | Variable in iDWELL | Zusatzinformationen |
| Gebäude | Objektnummer | 997 | objektnr (Datei 80) | {{building_info_object_number}} | Dient zusammen mit einer Mandantenkennung als eindeutige externe ID des Gebäudes. |
| Gebäude | Archiviert | Nein | recstatus (Datei 80) | - | 0 = aktiv; jeder andere Wert = archiviert. |
| Gebäude | Straße | Musterstr. 1 | objektstrasse (Datei 80) | {{building_info_street}} | Straße inkl. Hausnummer. |
| Gebäude | Ort | 01234 Berlin | objektort (Datei 80) | {{building_info_location}} | RealData liefert PLZ und Ort in einem Feld. |
| Gebäude | Vollständige Adresse | Musterstr. 1, 01234 Berlin | objektstrasse + objektort (Datei 80) | {{building_info_full_address}} | Kombination aus Straße und PLZ/Ort. |
| Gebäude | Objekttyp | Wohnungseigentum | typ (Datei 80) | {{building_info_living_type}} | 0 = Mietobjekt, 1 = Wohnungseigentum, 2 = Sub. |
| Gebäude | Hausmeister / zuständiger Sachbearbeiter | MM | sachb (Datei 80) | {{building_info_housekeeper}} | Kürzel des zuständigen Sachbearbeiters. Ein leerer Wert überschreibt einen in iDWELL gepflegten Wert nicht. |
| Gebäude | Vertragsbeginn (Verwaltung) | 01.12.2024 | verwaltungsueb (Datei 80) | {{building_info_contract_start}} | Datum der Verwaltungsübernahme. |
| Gebäude | Vertragsende (Verwaltung) | 31.12.2030 | verwaltungsende (Datei 80) | {{building_info_contract_end}} | 99999999 = kein Ende (Feld bleibt leer). |
| Einheit | Externe ID | 997-001 | objektnr + topnr (+ topbez) (Datei 81) | - | Eindeutige Kennung der Einheit; die Topbezeichnung wird je nach Exportkonfiguration ergänzt. |
| Einheit | Etage | EG | etage (Datei 81) | - | |
| Einheit | Nutzfläche | 85,5 | nutzflaeche (Datei 81) | - | Fläche in m². |
| Einheit | Vertragsbeginn | 01.05.2020 | bezugsdatum (Datei 81) | {{flat_contract_start}} | Einzugsdatum des Bestandnehmers. |
| Einheit | Vertragsende | 30.04.2025 | auszugsdatum (Datei 81) | {{flat_contract_end}} | 99999999 = unbefristet (Feld bleibt leer). |
| Mieter/Eigentümer | Externe Benutzer-ID | 997-001-000 | objektnr + topnr (+ topbez) + reihenfolge (Datei 81) | - | Identifiziert den Bestandnehmer eindeutig. |
| Mieter/Eigentümer | Archiviert | Nein | recstatus (Datei 81) | - | 0 = aktiv; jeder andere Wert = archiviert. |
| Mieter/Eigentümer | Vollständiger Name | Max Mustermann | name (Datei 81) | {{recipient_info_full_name}} | |
| Mieter/Eigentümer | Titel | Herr | titel (Datei 81) | {{recipient_info_title}} | Enthält in RealData z. B. „Herr“, „Frau“ oder „Fam.“. |
| Mieter/Eigentümer | Anrede | Sehr geehrter Herr Mustermann | briefanrede1 (Datei 81) | {{recipient_info_salutation}} | Briefanrede des Hauptmieters bzw. -eigentümers. |
| Mieter/Eigentümer | max@email.de | email (Datei 81) | {{recipient_email}} | ||
| Mieter/Eigentümer | Telefon | 0170123456 | telefon1, telefon2 (Datei 81) | {{recipient_phone}} | Beide Telefonnummern werden übernommen. |
| Mieter/Eigentümer | Partner: Anrede | Sehr geehrte Frau Mustermann | briefanrede2 (Datei 81) | {{recipient_info_partner_salutation}} | Briefanrede des zweiten Vertragspartners. |
| Mieter/Eigentümer | Partner: Vollst. Name | Maria Mustermann | vpname1 + vpname2 (Datei 81) | {{recipient_info_partner_full_name}} | Kombination beider Vertragspartner-Namensfelder. |
| Dokumente | Dokument | Hausordnung.pdf | Datei im FTP-Dokumentenordner | - | Nur Dateien gemäß Namensmuster (standardmäßig Kennzeichnung „DIV“); Office-Dateien werden nicht übernommen. |
Hier finden Sie mehr Informationen:
- Können Kunden aus REAL DATA zur App eingeladen werden?
- Wie oft und wann werden die Stammdaten aus REAL DATA synchronisiert?
- Regeln für eine korrekte Stammdatenübertragung aus REAL DATA
- Integrationsprotokoll - Erklärung
- Integrationsprotokoll - Fehlermeldungsanalyse
