Damit Sie den Überblick behalten, können Sie eine beliebige Ordnerstruktur in der Servicemeldung bauen. Dabei sollten Sie immer beachten, welche Zugriffsrechte auf die Dateien vergeben worden sind und auf welche Dateien Ihr Kunde Zugriff hat.
Grundsätzlich empfehlen wir, nur "geschlossene" Dokumente bereitzustellen, die nicht mehr verarbeitet werden können (also zB nur PDFs und keine Worddateien).
Grundsätzlich wird zwischen dem Zugriffsrecht "intern" und "extern" unterschieden.
- “Intern” bedeutet, dass alle sich im Ordner befindlichen Dokumente nur für Sie intern ersichtlich sind. Ihre Kunden können nicht darauf zugreifen. Sie in der Mitarbeiterrolle können das Dokument allerdings jederzeit und an jedem Ort abrufen (solange Sie eine Internetverbindung haben). Sie selbst oder Ihre Kollegen können das Cloud-System von iDWELL also auch als eine Art “Dropbox” nutzen.
- “Extern” bedeutet, dass alle sich im Ordner befindlichen Dokumente für Ihre Kunden ersichtlich sind, und dass diese darauf zugreifen können.
Klicken Sie nun in die Rubrik "Dateien". Dort finden Sie alle Objektordner aufgelistet. Die Ordner "Aktivitäten", "Chats" und "E-Mails" sind immer automatisch hinterlegt und haben keine Zugriffsberechtigungen.
Bei Ordnerstrukturen, die Sie oder Ihre Kollegen angelegt haben, kann ein Zugriffsrecht vergeben werden.
Bitte beachten Sie, dass im Reiter "Chats" alle Dateien im Ordner "Extern" für den Kunden sichtbar sind, da Sie die dort hinterlegten Dokumente schon im Kundenchat bereitgestellt haben.
