Nicht jedes Dokument ist für Ihre Kunden bestimmt: Das Foto vom reparierten Abfluss soll der Mieter in der iDWELL App sehen, das interne Angebotsvergleich-Sheet oder die Rechnung des Handwerkers dagegen nicht. In iDWELL legen Sie für jede Datei und jeden Ordner fest, welche Rollen darauf zugreifen dürfen – Manager, Mitarbeiter, Eigentümer und Mieter.
Hinweis: Kunden sehen Dokumente nur, wenn (1) die Servicemeldung selbst für Kunden freigeschaltet ist und (2) die Zugriffsberechtigung der Datei für ihre Rolle (Eigentümer bzw. Mieter) erlaubt ist. Ist die Servicemeldung für Kunden gesperrt, sind auch alle darin enthaltenen Dokumente für Kunden unsichtbar.
Zugriffsrechte auf einen Blick erkennen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Öffnen Sie die gewünschte Servicemeldung und klicken Sie unten auf den Reiter „Dokumente“.
Schritt 3:
In der Spalte „Zugriffsrechte“ sehen Sie für jede Datei und jeden Ordner die berechtigten Rollen. Angezeigt wird die erste Rolle, die Zahl daneben (z. B. „+1“ oder „+3“) zeigt, wie viele weitere Rollen Zugriff haben. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil klappen Sie die vollständige Liste auf.
- Steht dort z. B. „Mitarbeiter +1“, haben nur Mitarbeiter und Manager Zugriff – die Datei ist rein intern.
- Steht dort z. B. „Mieter +3“, haben alle vier Rollen Zugriff – auch Mieter und Eigentümer.
Wer sieht die Systemordner?
- Chats: Anhänge aus dem Chat mit dem Kunden haben Sie bereits mit dem Kunden geteilt – sie sind daher auch in der Dateiablage für Kunden sichtbar.
- Aktivitäten: Dateien zu Aktivitäten sehen Kunden nur, wenn die jeweilige Aktivität für Kunden freigeschaltet ist.
- E-Mails: E-Mail-Anhänge sind standardmäßig nur für Mitarbeiter und Manager sichtbar.
- Rechnungen: als Rechnung markierte Belege sind standardmäßig nur intern sichtbar.
Zugriffsrecht einer Datei oder eines Ordners ändern
Schritt 4:
Fahren Sie im Reiter „Dokumente“ mit der Maus über die Zeile der Datei bzw. des eigenen Ordners und klicken Sie rechts auf „⋮“. Wählen Sie „Zugriffsrecht bearbeiten“.
Schritt 5:
Im Fenster „Zugriffsberechtigung bearbeiten“ wählen Sie für jede Rolle eine der Optionen:
- Erlauben: die Rolle sieht die Datei und hat vollen Zugriff.
- Nur lesen: die Rolle sieht die Datei und kann sie öffnen bzw. herunterladen, aber nicht verändern.
- Verbieten: die Datei ist für diese Rolle unsichtbar.
Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
Hinweis: Die Zugriffsrechte können Sie bei eigenen Dateien und Ordnern ändern. Die Systemordner „Aktivitäten“, „Chats“ und „E-Mails“ übernehmen ihre Sichtbarkeit aus der ursprünglichen Nachricht bzw. Aktivität. Möchten Sie z. B. einen E-Mail-Anhang mit Kunden teilen, legen Sie über „⋮“ → „Duplizieren“ eine Kopie in einen eigenen Ordner und geben Sie die Kopie frei.
Praxistipp: Stellen Sie Kunden möglichst nur „fertige“ Dokumente wie PDFs zur Verfügung (z. B. Abnahmeprotokoll, Bestätigung des Handwerkers) und keine bearbeitbaren Word- oder Excel-Dateien. Legen Sie interne Unterlagen wie Angebotsvergleiche, Rechnungen oder Korrespondenz mit der Versicherung in einen Ordner, der nur für Manager und Mitarbeiter freigegeben ist.
Weitere Informationen
- Überblick über die Dateiablage: Dokumente in der Servicemeldung
- Ganze Servicemeldung freigeben oder sperren: Sichtbarkeit für Kunden steuern
- Aktivitäten freigeben: Aktivität für Kunden freischalten
- Dateien an alle Bewohner eines Hauses weitergeben: Dokumente duplizieren und verschieben
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
