Sie möchten bei einem Kunden, einem Dienstleister oder einem Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse eintragen oder ändern – z. B. weil der Hauseigentümer eine neue Adresse hat oder die Sanitärfirma ab sofort über ein anderes Postfach erreichbar ist – und iDWELL meldet, dass die Adresse bereits existiert? Dann ist die Adresse schon bei einem anderen Datensatz hinterlegt. In diesem Artikel erfahren Sie, warum das so ist, wo Sie die Adresse finden und wie Sie den Konflikt lösen.
Warum erscheint die Fehlermeldung?
Die E-Mail-Adresse dient in iDWELL als Zugangsdaten (Login) für das Portal. Deshalb darf jede E-Mail-Adresse im gesamten System nur einmal vergeben sein – unabhängig davon, ob sie bei einem Kunden (Eigentümer oder Mieter), einem Dienstleister oder einem Mitarbeiter hinterlegt ist. Auch Datensätze im Archiv zählen mit.
Je nach Bereich lautet die Meldung z. B.:
- „Die E-Mail-Adresse existiert bereits. Bitte behelfen Sie sich mit dem Filter nach der E-Mail-Adresse, um zu überprüfen, bei welchem Nutzer die E-Mail-Adresse schon vergeben wurde (bitte vergessen Sie auch nicht auf das Archiv!).“
- beim Dienstleister: „Die E-Mail-Adresse wird bereits bei einem anderen Nutzer verwendet (eventuell befindet sich dieser Nutzer im Archiv)“
- „Die E-Mail-Adresse / Telefonnummer dieses Nutzers existiert bereits. Sie finden den entsprechenden Nutzer im Archiv.“
Hinweis: Für Telefonnummern, die als Login genutzt werden, gilt dasselbe. Hier lautet die Meldung „Die Telefonnummer existiert bereits …“ – Sie gehen genauso vor und filtern nach der Telefonnummer.
Wo die E-Mail-Adresse hinterlegt sein kann – so suchen Sie sie
Prüfen Sie die folgenden Stellen der Reihe nach. Denken Sie jeweils auch an das Archiv.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Kunden“.
Schritt 2:
Klicken Sie links oben auf „Filter“. Im Fenster „Filter erstellen / bearbeiten“ öffnen Sie das Feld „E-Mail Adresse“, tragen die Adresse (oder einen Teil davon) ein und klicken auf „Anwenden“. Wird kein Kunde gefunden, klicken Sie links im Untermenü auf „Archiviert“ und filtern dort genauso – archivierte Kunden (z. B. ehemalige Mieter nach dem Auszug) blockieren ihre E-Mail-Adresse weiterhin.
Hinweis: Im selben Filterfenster gibt es auch das Feld „E-Mail Adresse 2“. Prüfen Sie es zusätzlich, wenn bei Kunden eine zweite Person (z. B. Ehepartner) mit eigener Adresse hinterlegt ist.
Schritt 3:
Klicken Sie im Hauptmenü auf „Dienstleister“. Öffnen Sie auch hier „Filter“, tragen Sie die Adresse im Feld „E-Mail Adresse“ ein und klicken Sie auf „Anwenden“. Prüfen Sie anschließend auch das Untermenü „Archiviert“.
Schritt 4:
Prüfen Sie, ob die Adresse zu einem Mitarbeiter gehört. Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie „Einstellungen“. Klicken Sie links auf „Nutzerverwaltung“. Im Reiter „Manager und Mitarbeiter“ grenzen Sie die Liste links über den Filter „E-Mail“ ein. Archivierte Mitarbeiter finden Sie links unter „Archiv“. Im Reiter „Eigentümer und Mieter“ können Sie auf dieselbe Weise noch einmal alle Kunden durchsuchen.
Hinweis: Sehen Sie in den Einstellungen den Menüpunkt „Nutzerverwaltung“ nicht, fehlen Ihnen die nötigen Rechte. Bitten Sie in diesem Fall einen Kollegen mit der Rolle „Manager“ um Unterstützung.
So lösen Sie den Konflikt
- Adresse beim alten Datensatz entfernen oder ändern: Gehört die Adresse zu einem Datensatz, der sie nicht mehr braucht (z. B. ein ehemaliger Mieter oder ein doppelt angelegter Dienstleister), ändern oder entfernen Sie sie dort. Danach können Sie die Adresse beim richtigen Datensatz eintragen. Wie das geht, lesen Sie in Kontaktdaten bearbeiten bzw. Kontaktdaten eines Dienstleisters ändern.
- Archivierten Datensatz wiederherstellen statt neu anlegen: Ist die Person bereits im Archiv (z. B. ein Eigentümer, der wieder eine Einheit erwirbt), stellen Sie den archivierten Kunden wieder her, anstatt einen neuen anzulegen – siehe Kunden wiederherstellen.
- Eine andere Adresse verwenden: Ist dieselbe Person in zwei Rollen im System (z. B. ein Mitarbeiter, der zugleich Eigentümer einer Wohnung ist), braucht jede Rolle eine eigene E-Mail-Adresse.
Praxistipp: Stammen Ihre Kundendaten aus einem angebundenen Hausverwaltungsprogramm (ERP), prüfen Sie doppelte E-Mail-Adressen am besten auch direkt dort. Hinweise dazu finden Sie in der Rubrik „7. Datenaustausch zu ERP-Systemen“ bei Ihrem jeweiligen ERP-System.
Finden Sie die Adresse an keiner dieser Stellen, senden Sie die betroffene E-Mail-Adresse und einen Screenshot der Fehlermeldung an support@idwell.com.
Weitere Informationen
- Mehr zum Filtern von Kunden finden Sie hier: Kundendaten filtern
- Wo archivierte Kunden, Einheiten und Gebäude liegen, lesen Sie hier: Archivierte Daten finden
- Wie Sie Mitarbeiter anlegen und was der Status bedeutet, erfahren Sie hier: Neuen Mitarbeiteraccount anlegen
- Mitarbeiter ins Archiv verschieben: Mitarbeiter archivieren
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
