Wir freuen uns, Ihnen die neuesten Updates in iDWELL vorstellen zu können! Diese Funktionen helfen Ihnen, Zeit zu sparen, Ihre Daten übersichtlich zu halten und den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
⌛️ Sie haben keine Zeit, sich das Release Note im Detail durchzulesen? Kein Problem! Jeden 1. bzw. 2. Freitag im Monat gibt es eine Live Masterclass, geleitet von Anna Matzenberger, um Sie kurz und kompakt durch die wichtigsten Neuerungen samt Praxisbeispiele durchzuführen. 👉 Melden Sie sich hier an.
🤖 Greta AI – E-Mails schreiben wie von Zauberhand
Unsere Greta AI hat dazugelernt! Ab sofort unterstützt sie Sie nicht nur beim Zusammenfassen, sondern auch beim aktiven Schreiben von E-Mails. Dank hinterlegter Prompt-Vorlagen können Sie Länge und Tonalität Ihrer Antworten individuell einstellen.
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Praxisbeispiel: Sie müssen einem Mieter eine freundliche, aber bestimmte Absage zu einer Mietminderung schicken. Greta AI formuliert Ihnen auf Knopfbeschlag einen professionellen Textentwurf, den Sie nur noch bestätigen müssen.
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Vorteil: Zeitersparnis beim Tippen und stets der richtige Ton – egal wie stressig der Tag ist.
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Ausblick: In den nächsten Stufen folgen Spracherkennung und sogar kontextbezogenes Antworten! Bitte sehen Sie sich dazu den kompletten Plan rund um Greta AI ganz unten am Ende des Release Notes an!
📧 Arbeiten wie in Outlook - Split-Ansicht für Ihre E-Mails
Mit der neuen und praktischen Split-Ansicht behalten Sie immer den Überblick.
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Praxisbeispiel: In der linken Spalte sehen Sie die Liste Ihrer Posteingänge, während rechts sofort der Inhalt der ausgewählten E-Mail erscheint. Ein Hin- und Herklicken gehört der Vergangenheit an.
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Vorteil: Schnelleres Arbeiten durch eine Benutzeroberfläche, die sich so modern anfühlt wie Ihr privates Postfach.
⚙️ Automatische Versandregeln für Dokumente (DocFlows)
Sie müssen nun nicht mehr bei jedem Mieter einzeln prüfen, ob er die App nutzt oder per Post erreichbar ist. In den Unternehmenseinstellungen können Sie jetzt eine feste Standard-Logik für Ihren Dokumentenversand hinterlegen.
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Praxisbeispiel: Sie legen fest: Kunden mit App erhalten Dokumente nur digital via Push-Nachricht. Kunden ohne App, aber mit E-Mail-Adresse, erhalten eine E-Mail. Alle anderen bekommen automatisch einen Brief per Post.
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Vorteil: Massive Zeitersparnis bei Massenaussendungen und die Sicherheit, dass jeder Bewohner auf dem richtigen Kanal erreicht wird.
👥 Feste Zuständigkeiten in Aktivitäten
In den Prozessvorlagen können Sie nun für jede Aktivität fix hinterlegen, welcher Mitarbeiter dafür zuständig ist. Bisher wurde automatisch die Person zugewiesen, die den Prozess gestartet hat – das lässt sich nun individuell anpassen.
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Praxisbeispiel: Bei der Aktivität „Rechnungsprüfung“ wird ab sofort automatisch immer Ihre Buchhaltungskraft vorausgewählt, egal wer den Schadenfall ursprünglich angelegt hat.
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Vorteil: Klarere Prozesse im Team und weniger manuelles Umherschieben von Aufgaben.
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Suche nach Vertragsnummern: Über die Workflow-Bot Abfrage können Sie nun auch direkt nach Vertragsnummern suchen. Besonders für Verwaltungen mit sehr großen Beständen ist dies eine enorme Erleichterung, um Mieter oder Eigentümer noch schneller zu identifizieren.
Um Ihnen die tägliche Arbeit mit iDWELL so einfach wie möglich zu machen, steht Ihnen ab sofort direkt im Portal eine umfassende In-App-Hilfe zur Verfügung.
So erhalten Sie Unterstützung genau dann, wenn Sie sie brauchen. Klicken Sie dazu einfach rechts unten im Eck auf "Live Chat & Hilfe".
Folgende Funktionen umfasst die In-App-Hilfe konkret:
- Start: Verlinkungen zu hilfreichen Informationsseiten (zB YouTube, Helpcenter, etc.)
- Neuigkeiten: Hier werden Sie mit Updates und hilfreichen Informationen versorgt - quasi ein Newsletter direkt im Portal
- Feedback: Melden Sie Ihr Feedback oder Fehler direkt über dieses Menü. Sie können darüber auch direkt Screenshots machen oder Videos aufnehmen, welche direkt an unser Support-Team übermittelt werden.
- Live Chat: Chatten Sie mit einem integrierten AI-Bot wenn Sie Anwenderfragen zu iDWELL haben - dieser ist an unser Helpcenter gekoppelt und filtert Informationen in Windeseile für Sie heraus. Wir werden dies laufend überprüfen und Wissensartikel entsprechend Ihrer gestellten Fragen ergänzen, damit der Chatbot besser und besser wird.
Anstehende Weiterentwicklungen rund um Greta AI:
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🎙️ E-Mails einfach diktieren: Schreiben Sie Nachrichten bald noch schneller, indem Sie sie einfach einsprechen – Greta AI wandelt Ihre Sprache präzise in Text um.
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🧠 Kontextbezogene Antworten: Greta erkennt den Inhalt vorangegangener Nachrichten und schlägt Ihnen automatisch die passende Antwort vor.
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📚 Die KI-Wissensdatenbank: Greta wird zur Expertin für Ihren Bestand. Sie beantwortet Ihnen Fragen zu Tickets oder Stammdaten und findet Informationen in hinterlegten Dokumenten blitzschnell wieder.
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📩 Vom Posteingang direkt zum Ticket: Greta hilft Ihnen, aus E-Mails mit wenigen Klicks fertige Servicemeldungen zu erstellen. Dabei erkennt sie sogar, ob bereits ein ähnliches Ticket existiert (Dubletten-Check).
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📢 Aushänge & Chats auf Knopfdruck: Nicht nur E-Mails, auch Mitteilungen für das digitale Schwarze Brett oder Chat-Antworten an Bewohner schreibt Greta bald in Sekundenschnelle für Sie.
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📝 Ticket-Zusammenfassungen: Behalten Sie auch bei langwierigen Vorgängen den Überblick. Greta fasst die gesamte Historie einer Servicemeldung kurz und knackig für Sie zusammen.
Sonstige Weiterentwicklungen:
- E-Mail Versand: Viele Kunden wünschen sich, dass auch 2. und 3. E-Mail-Adressen bei hinterlegten Kundendatensätzen für den Serienmailversand berücksichtigt werden. Wir arbeiten aktuell noch weiterhin an dieser neuen Funktion.
- Fenster minimieren: Beim Erstellen von Servicemeldungen aus E-Mails überlappt das Pop-Up Fenster oft den E-Mail-Text. Schon bald können Sie das Fenster bequem minimieren.
- Überarbeitung Labels: Die Konfiguration der Labels wird bald in den Einstellungsbereich wandern, sodass Sie Berechtigungen einstellen oder über eine größere Farbauswahl verfügen können. Ebenfalls planen wir, Labels für den E-Mail-Bereich einzuführen.
- Übersichtlichere Darstellung von Dateianhängen in Servicemeldungen: Viele von Ihnen wünschen sich einen "Sammelordner", in welchem alle Dateien aus E-Mails und Chats einheitlich gespeichert sind. Wir überlegen uns aktuell ein Konzept, wie man dies technisch am besten umsetzen kann.
- Integration nach Vulcavo: Vulcavo ist ein Tool für die digitale Eigentümerversammlung und wir arbeiten aktuell an einer wechselseitigen Schnittstelle.
- Suche nach Dienstleistern: Schon bald können Sie auch ganz einfach nach gewünschten Dienstleistern suchen und müssen nicht mehr danach filtern.
- Dokumentennachverfolgung: Schon bald können Sie nachverfolgen, welcher Kunde sich wann welches Dokument im Portal angesehen hat.
- Zeiterfassung & wiederkehrende Aufgaben: mit ausgewählten KundInnen haben wir Expertengespräche, um die genauen Anforderungen zu verstehen und erste Vorbereitungen für die Programmierung zu treffen.
- Mitarbeiter-App: mit ausgewählten KundInnen haben wir Expertengespräche geführt, um die genauen Anforderungen zu verstehen und erste Vorbereitungen für die Programmierung zu treffen.
- Servicemeldungsprofil im Redesign: es ging bei uns auch bereits zwischenzeitlich mit der Entwicklung der Servicemeldungen im Redesign los. Wir planen, bis Sommer Ihnen eine neue Version der Servicemeldungen mit mehr Nutzerfreundlichkeit zu präsentieren - dank Ihres Feedbacks werden wir mehrere 100 Optimierungen vornehmen. Sehen Sie sich schon einmal einen 1. Vorgeschmack an 👇:
