Sie haben sich ein Label nur für Ihre eigene Organisation angelegt, möchten es nun aber im ganzen Team nutzen oder in einer Automatisierung verwenden? Dann müssen Sie das Label auf „Öffentlich" stellen. Denn: Nur öffentliche Labels stehen allen Mitarbeitern und den automatisierten Abläufen zur Verfügung.
Öffnen Sie „Einstellungen" → „Labels" und klicken Sie in der Tabelle auf das gewünschte Label.
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Wählen Sie im Feld „Sichtbarkeit" die gewünschte Einstellung:
- Öffentlich: Das Label ist für alle Mitarbeiter Ihrer Verwaltung sichtbar und verwendbar.
- Privat: Das Label sehen nur Sie selbst. (Neue Labels sind standardmäßig privat.)
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Klicken Sie auf „Speichern".
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Nur öffentliche Labels sind überall verfügbar. Ein privates Label sieht ausschließlich die Person, die es angelegt hat. Für folgende Bereiche stehen daher ausschließlich öffentliche Labels zur Auswahl:
- Vergabe an Servicemeldungen, Chats und Automatisierungen durch andere Mitarbeiter
- Bedingungen in Automatisierungen
- Zuweisung über den Workflow-Bot
- Filter und Tabellenspalten Ihrer Kolleginnen und Kollegen
Achtung beim Umstellen von Öffentlich auf Privat: Stellen Sie ein bisher öffentliches Label auf „Privat", verschwindet es sofort aus den Ansichten aller anderen Mitarbeiter. Das hat folgende Auswirkungen:
- Über den Workflow-Bot bereits vergebene Labels werden entfernt.
- War das Label als Bedingung in einer Automatisierung hinterlegt, bleibt es zwar gespeichert, die Automatisierung läuft jedoch fehlerhaft und wird bei der Prüfung der Bedingungen abgebrochen.
Unser Tipp:
Möchten Sie ein Label in Automatisierungen oder gemeinsam im Team verwenden, stellen Sie es von Beginn an auf „Öffentlich". Labels, die wirklich nur für Sie persönlich gedacht sind, belassen Sie auf „Privat".
