Textvorlagen offline stellen

Ihre Hausverwaltung räumt die Textvorlagen auf – zum Beispiel alte Auftragsvorlagen für Handwerker, die nicht mehr verwendet werden sollen? Statt eine Vorlage zu löschen, können Sie sie offline stellen. Sie bleibt in den Einstellungen erhalten, wird Ihnen und Ihren Kollegen beim Schreiben aber nicht mehr zur Auswahl vorgeschlagen. Bei Bedarf schalten Sie sie jederzeit wieder online.

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie „Einstellungen“.

Wählen Sie im linken Menü den Punkt „Textvorlagen“.

Sie sehen nun die Übersicht aller Vorlagen. Wählen Sie oben die passende Registerkarte und klicken Sie auf die Vorlage, die Sie offline stellen möchten:

• „Email“: Vorlagen für E-Mails (Vorlagenarten „E-Mail - Privat“, „E-Mail - Servicemeldung“, „E-Mail - Serienmail“).
• „Allgemein“: Vorlagen für Chats/Kommentare und weitere Bereiche (z. B. „Servicemeldung_Kommentar“, „Nachricht - Privat“, „Schwarzes Brett - Kommentar“, „Dienstleister_E-Mail“).
• „Schwarzes Brett“: Vorlagen für digitale Aushänge.

Links können Sie zusätzlich zwischen „Alle“, „iDWELL Vorlagen“, „Privat“ und „Öffentlich“ wechseln und nach „Ersteller“, „Vorlagenart“ und „Gruppe“ filtern.

Im Fenster „Vorlage bearbeiten“ finden Sie neben „Status“ das Kästchen „Online“. Entfernen Sie das Häkchen – die Vorlage ist damit offline. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

In der Vorlagenübersicht sehen Sie in der Spalte „Verfügbar“ auf einen Blick, ob eine Vorlage „Online“ oder „Offline“ ist. Mit den Pfeilen neben der Spaltenüberschrift können Sie danach sortieren.

Nur online geschaltete Textvorlagen werden in E-Mails und Chats vorgeschlagen

Beim Schreiben einer E-Mail (im Bereich „E-Mails“ oder direkt aus einer Servicemeldung) bzw. einer Chatnachricht werden im Feld „Vorlage“ bzw. „Vorlage hinzufügen“ nur Vorlagen mit dem Status „Online“ angezeigt. Eine Vorlage, die auf „Offline“ steht, erscheint dort nicht mehr. Eine zusätzliche Einstellung ist dafür nicht nötig.

Offline gestellte Textvorlage erscheint weiterhin – daran liegt es

Wird Ihnen eine Vorlage trotz „Offline“ noch vorgeschlagen, handelt es sich in der Regel um eine zweite Vorlage mit gleichem oder ähnlichem Namen, die noch online ist – zum Beispiel eine Kopie, die ein Kollege über „Vorlage kopieren“ angelegt hat, oder eine eigene Version einer iDWELL-Standardvorlage. So gehen Sie vor:

1. Achten Sie in der Vorlagenauswahl auf den Namen in Klammern unter dem Vorlagentitel – das ist der Ersteller der Vorlage.
2. Öffnen Sie in den Einstellungen unter „Textvorlagen“ links „Alle“ und suchen Sie die Vorlage. Mit dem Filter „Ersteller“ finden Sie die Kopie schnell.
3. Stellen Sie auch diese Vorlage offline (Häkchen bei „Online“ entfernen und speichern). Private Vorlagen eines Kollegen sieht nur dieser selbst – bitten Sie ihn in diesem Fall, seine Vorlage offline zu stellen.
4. War das E-Mail-Fenster schon vor der Änderung geöffnet, schließen Sie es und laden Sie die Seite neu.

Weitere Informationen

• Mehr zu den Bereichen, in denen Vorlagen genutzt werden, finden Sie hier: Einsatzbereiche für Textvorlagen
• Was „Standard Textart“ und „Einfache Textart“ bedeuten: Textart bei Textvorlagen: Standard und Einfach
• Vorlagen privat oder öffentlich stellen: Vorlagen für Kollegen freigeben
• Vorlagen kopieren: Textvorlagen kopieren
• Vorlagen bearbeiten: Textvorlagen bearbeiten
• Vorlagen endgültig entfernen: Vorlage löschen

Video: Textvorlagen anlegen

In diesem Tutorial sehen Sie, wie Sie Textvorlagen in iDWELL anlegen und nutzen.