In der Phase „Zuordnen & trennen“ macht iDWELL aus Ihrem Serienbrief einzelne Briefe und ordnet jeden Brief dem richtigen Eigentümer oder Mieter zu. Beispiel: Ihr Serienbrief „Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung 2027“ hat 20 Seiten für 10 Eigentümer der Leipziger Straße 45. Sie zeigen iDWELL einmal, woran ein neuer Brief beginnt und wo die Vertragsnummer steht – iDWELL erledigt das für alle Seiten.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „DocFlows“.
Schritt 2:
Sie sehen nun die Liste Ihrer aktiven DocFlows (Untermenü „Aktiv“). Die Spalte „Phase“ zeigt, in welcher Phase sich ein DocFlow befindet. Klicken Sie auf den Titel des DocFlows, der sich in der Phase „Zuordnen & trennen“ befindet – in unserem Beispiel „Einladung zur Eigentümerversammlung 2027“.
Schritt 3:
Oben sehen Sie Ihre Dokumente als Kacheln, darunter die Aktion in Klammern, z. B. „(Trennen & Zuordnen)“ oder „(Vervielfachen)“. Ein grünes Häkchen zeigt, dass ein Dokument fertig bearbeitet ist – Dokumente mit der Aktion „Vervielfachen“ sind automatisch erledigt. Klicken Sie auf die Kachel des Serienbriefs. Links sehen Sie die Vorschau des PDFs (Zoom über „98 %“, „–“ und „+“, Blättern über die Pfeile), rechts die vier Arbeitsschritte. Prüfen Sie im Schritt „1 Aktionen & Vorlagen“ die „Aktion“ und klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Nach „Weiter“ lädt iDWELL die Seiten des Dokuments. Bei großen Dateien kann das einen Moment dauern; der Fortschritt wird in Prozent angezeigt.
Schritt 4:
Im Schritt „2 Seiten trennen“ legen Sie fest, woran iDWELL den Beginn eines neuen Briefs erkennt:
- Trennungsverfahren: „Mit Markierungsrahmen“.
- Genauigkeit: „Am höchsten“, „Hoch“, „Mittel“ (Standard) oder „Niedrig“. Je höher die Genauigkeit, desto exakter muss der markierte Text auf jeder Seite übereinstimmen.
In der Vorschau erscheint links oben ein gestrichelter Rahmen. Ziehen Sie ihn mit der Maus über einen Text, der nur auf der ersten Seite jedes Briefs steht – in unserem Beispiel die Betreffzeile „Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung 2027“. Die Größe ändern Sie an der rechten unteren Ecke des Rahmens. iDWELL zeigt den erkannten Text unter „Seitentrennung anhand von“ an und meldet „Die Trennung der Dokumente war erfolgreich“. Klicken Sie auf „Weiter“.
Praxistipp: Wählen Sie einen Text, der in jedem Brief identisch ist und nur auf der ersten Seite vorkommt (z. B. die Betreffzeile). Personenbezogene Angaben wie Namen eignen sich nicht, da sie in jedem Brief anders sind. Werden Briefe nicht richtig erkannt, verringern Sie die Genauigkeit.
Schritt 5:
Im Schritt „3 Seiten zuordnen“ legen Sie fest, woran iDWELL den Empfänger erkennt. Wählen Sie unter „Zuordnungsparameter“ entweder „Vertragsnummer“ oder „Name“. Danach erscheinen weitere Felder:
- „Objektgruppe auswählen“ und Gebäude: grenzen die Suche nach Empfängern ein. Das Gebäude aus dem DocFlow ist bereits vorausgewählt.
- Schalter „Archivierte Kunden“: berücksichtigt zusätzlich Kunden, die in den letzten 12 Monaten archiviert wurden (z. B. ein Eigentümer, der kürzlich verkauft hat). Funktioniert nur, wenn hier oder im DocFlow ein Gebäude oder eine Objektgruppe ausgewählt ist.
- Genauigkeit: wie im Schritt „Seiten trennen“.
Ziehen Sie nun den gestrichelten Rahmen über die Vertragsnummer (bzw. den Namen) im ersten Brief, z. B. „VE-305016“. iDWELL liest den Wert aus, sucht den passenden Kunden und zeigt beides an („Vertragsnummer“ / „Nutzer“, z. B. „Justine Wende-Hornig“). Erscheint „Erfolgreich!“, klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Die Vertragsnummer bzw. der Name muss im Dokument genau so stehen wie in den Stammdaten des Kunden in iDWELL. Die Vertragsnummer ist eindeutig und daher der zuverlässigere Zuordnungsparameter.
Schritt 6:
Im Schritt „4 Ergebnis“ sehen Sie rechts die Zusammenfassung: „Seiten trennen & zuordnen war erfolgreich“, die „Anzahl erfolgreich zugeordneter Nutzer“ und die „Anzahl erfolgreich getrennter Seiten“. Links zeigt die Tabelle jede Zuordnung mit „Mieter/Eigentümer“, „Anzahl Seiten“, „Einzeldokumente“, „Gebäude“, „Rolle“, „Status“ (z. B. Importiert oder Registriert), „Seitenverteilung“ (z. B. Seiten 3–4) und „Einheit“.
Hinweis: Mit den Schaltern „Nur zugeordnete anzeigen“ und „Nur nicht zugeordnete anzeigen“ über der Tabelle prüfen Sie schnell, ob Seiten ohne Empfänger übrig geblieben sind. Über „Filter“ grenzen Sie die Liste weiter ein, über das Stift-Symbol „Spalten ändern“ blenden Sie Spalten ein oder aus, über das Pfeil-Symbol aktualisieren Sie die Tabelle.
Schritt 7:
Ist ein Brief falsch oder gar nicht zugeordnet, fahren Sie mit der Maus über die Zeile und klicken auf die drei Punkte „⋮“ am Zeilenende:
- „Empfänger zuordnen“: ordnet die Seiten manuell einem anderen Kunden zu.
- „Löschen“: entfernt diese Zuordnung, z. B. wenn ein Brief nicht verschickt werden soll.
Schritt 8:
Stimmt alles, klicken Sie rechts unten auf „Nächster Schritt“ und bestätigen die Sicherheitsabfrage. Haben Sie mehrere Dokumente mit „Trennen & Zuordnen“ hochgeladen, bearbeiten Sie vorher jedes Dokument wie beschrieben – erst wenn alle Kacheln ein grünes Häkchen haben, ist „Nächster Schritt“ aktiv. Weiter geht es mit der Phase DocFlow Phase 3: Zusammenführen.
Häufige Fragen
Warum wurde ein Brief keinem Empfänger zugeordnet? Meist steht die Vertragsnummer im Dokument anders als in den Stammdaten (z. B. mit Leerzeichen), der Kunde gehört nicht zum gewählten Gebäude bzw. zur Objektgruppe, der Kunde wurde archiviert (Schalter „Archivierte Kunden“ aktivieren) oder das PDF ist eingescannt. Ordnen Sie den Brief über „Empfänger zuordnen“ manuell zu.
Kann ich einen Schritt korrigieren? Ja. Innerhalb der Phase gelangen Sie in jedem Schritt mit „Zurück“ zum vorherigen Schritt.
Achtung: Die Schaltfläche „Von neu starten & zurücksetzen“ unter den Arbeitsschritten verwirft die bisherigen Trennungen und Zuordnungen. Nutzen Sie sie nur, wenn Sie komplett von vorne beginnen möchten.
Weitere Informationen
- Vorherige Phase: DocFlow starten
- Nächste Phase: DocFlow Phase 3: Zusammenführen
- Grundlagen und Praxisbeispiele: DocFlows – Einführung und Praxisbeispiele
- DocFlows wiederfinden: DocFlows filtern
Video: DocFlows – Einladungen, Abrechnungen & Co. smart sortieren
Im Tutorial sehen Sie, wie Sie mit DocFlows Unterlagen für die Eigentümerversammlung hochladen, trennen und den richtigen Eigentümern zuordnen.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
