DocFlow starten

Sie möchten die Einladung zur Eigentümerversammlung an alle Eigentümer eines Gebäudes verschicken? Dann starten Sie einen neuen DocFlow. In dieser ersten Phase „Hochladen“ geben Sie dem DocFlow einen Namen, legen fest, wie die fertigen Dokumente heißen sollen, und laden Ihre PDFs hoch – z. B. den Serienbrief mit den persönlichen Einladungen und die Vollmacht, die jeder Eigentümer erhalten soll.

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „DocFlows“.

Sie sehen die Liste Ihrer aktiven DocFlows. Klicken Sie rechts oben auf „+ DocFlow starten“.

Es öffnet sich das Fenster „Neuen DocFlow starten“. Füllen Sie die Felder aus:

• Titel* (Pflichtfeld): interner Name des DocFlows, unter dem Sie ihn in der Liste wiederfinden, z. B. „Einladung zur Eigentümerversammlung 2027“.
• Objektgruppe (optional): Empfänger und Datenzuordnung werden auf die Gebäude der ausgewählten Objektgruppen beschränkt.
• Gebäude (optional): Empfänger und Datenzuordnung werden auf die ausgewählten Gebäude beschränkt, z. B. „Leipziger Straße 45, 10117 Berlin“. Das erhöht die Treffsicherheit der Zuordnung.
• Verknüpfte Servicemeldungen (optional): Verknüpft den DocFlow mit einer oder mehreren Servicemeldungen, z. B. „Vorbereitung Eigentümerversammlung 2027“.
• Variable: fügt einen Platzhalter in den Dokumentennamen ein. „{{recipient_fullname}}“ wird durch den Namen des Empfängers ersetzt, „{{current_date}}“ durch das aktuelle Datum.
• Dokumentenname* (Pflichtfeld): So heißt das fertige Dokument jedes Empfängers. Aus {{current_date}}_Einladung-ETV-2027_{{recipient_fullname}} wird z. B. „2026-11-01_Einladung-ETV-2027_Antonio Keudel.pdf“. So erhält jedes Dokument einen individuellen Namen.

Klicken Sie anschließend unten auf „Dokumente hinzufügen“ und wählen Sie Ihre PDF-Dateien aus. Die Dateien erscheinen unter „Datei(en)“. Klicken Sie zum Schluss auf „Erstellen“.

Der DocFlow ist angelegt und befindet sich in der Phase „Hochladen“ (Status „Offen“). Oben sehen Sie die Eckdaten: „Finaler Dokumentenname“, „Objektgruppe“, „Gebäude“, „Anzahl Dokumente“, „Verfügbare Credits (E-Post)“ (mit dem Pfeil-Symbol aktualisieren Sie das Guthaben) und „Verknüpfte Servicemeldungen“. Mit dem Stift-Symbol neben dem Titel bearbeiten Sie diese Angaben nachträglich.

In der Tabelle sehen Sie alle hochgeladenen Dokumente mit „Anzahl Seiten“, „Aktion“, „Hochgeladen von“ und „Hochgeladen am“. Für jedes Dokument legen Sie in der Spalte „Aktion“ fest, was damit passiert:

• „Trennen & Zuordnen“: für Serienbriefe mit persönlichen Seiten je Empfänger (z. B. Einladungen, Abrechnungen). iDWELL trennt das PDF in Einzelbriefe und ordnet sie den Empfängern zu.
• „Vervielfachen“: für Dokumente, die alle Empfänger gleich erhalten (z. B. Vollmacht, Tagesordnung, Hausordnung). Das Dokument wird für jeden Empfänger dupliziert, ohne es zu trennen.

So ändern Sie die Aktion eines Dokuments: Fahren Sie mit der Maus über die Zeile und klicken Sie auf das Stift-Symbol. Im Fenster „Aktion ändern“ wählen Sie im Feld „Aktion*“ entweder „Vervielfachen“ oder „Trennen & Zuordnen“ und klicken auf „Speichern“.

Sind alle Dokumente hochgeladen und die Aktionen richtig gesetzt, klicken Sie oben auf „Nächster Schritt“. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage („Wenn Sie in die nächste Phase wechseln, können Sie keine Änderungen mehr nachträglich vornehmen.“) mit „Nächster Schritt“. Der DocFlow wechselt in die Phase „Zuordnen & trennen“ und erhält den Status „In Bearbeitung“.

Weitere Informationen

• Wie es weitergeht: DocFlow Phase 2: Zuordnen und trennen
• Grundlagen und Praxisbeispiele: DocFlows – Einführung und Praxisbeispiele
• Standard-Versandwege: Versandregeln einstellen
• DocFlow mit einer Servicemeldung verknüpfen: Servicemeldung mit DocFlow verknüpfen
• Credits für den Briefversand: E-Post: Preismodelle und Credits

Video: DocFlows – Einladungen, Abrechnungen & Co. smart sortieren

Im Tutorial sehen Sie, wie Sie mit DocFlows Unterlagen für die Eigentümerversammlung hochladen, trennen und den richtigen Eigentümern zuordnen.