In der Phase „Zusammenführen“ fügt iDWELL für jeden Empfänger alle Dokumente zu einem fertigen PDF zusammen – z. B. die persönliche Einladung zur Eigentümerversammlung und die Vollmacht. Sie prüfen hier das Endergebnis, bevor die Dokumente verteilt werden, und können bei Bedarf Empfänger ergänzen, etwa ein Beiratsmitglied, das eine zusätzliche Kopie erhalten soll.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „DocFlows“.
Schritt 2:
Sie sehen nun die Liste Ihrer aktiven DocFlows (Untermenü „Aktiv“). Die Spalte „Phase“ zeigt, in welcher Phase sich ein DocFlow befindet. Klicken Sie auf den Titel des DocFlows, der sich in der Phase „Zusammenführen“ befindet – in unserem Beispiel „Einladung zur Eigentümerversammlung 2027“.
Schritt 3:
Die Tabelle zeigt für jeden Empfänger das fertige Ergebnis:
- „Empfänger“ und „Gebäude“
- „Finales Ergebnis“: der Name des fertigen PDFs nach Ihrem Muster, z. B. „2026-11-01_Einladung-ETV-2027_Antonio Keudel.pdf“.
- „Seitenanzahl“: z. B. 3 Seiten (2 Seiten Einladung + 1 Seite Vollmacht).
- „Organisieren“: Schalter „Zusammengeführt“ bzw. „Nicht zusammenführen“.
- „Einzeldokumente“: aus welchen Dokumenten das Ergebnis besteht (z. B. „Serienbrief_…pdf +1“).
- „Rolle“ (Eigentümer/Mieter), „Kundenstatus“ (z. B. Importiert, Registriert) und „Einheit“.
Hinweis: Ist der Schalter in der Spalte „Organisieren“ auf „Nicht zusammenführen“ gestellt, werden die Einzeldokumente dieses Empfängers nicht zu einem gemeinsamen PDF zusammengefügt. Standardmäßig ist „Zusammengeführt“ aktiv – so erhält jeder Empfänger alle Unterlagen in einer Datei.
Schritt 4:
Über die drei Punkte „⋮“ am Ende einer Zeile (Tabelle ggf. nach rechts scrollen) passen Sie einzelne Ergebnisse an:
- „Empfänger zuordnen“: das Dokument einem anderen Kunden zuordnen.
- „Dokumentennamen bearbeiten“: den Dateinamen nur für diesen Empfänger ändern.
- „Dokument organisieren“: die Reihenfolge der Einzeldokumente per Drag & Drop ändern (z. B. Vollmacht vor der Einladung) und mit „Speichern“ übernehmen. Das Ergebnis sehen Sie in der Spalte „Finales Ergebnis“.
- „Löschen“: den Empfänger aus dem DocFlow entfernen – er erhält dann kein Dokument.
Schritt 5:
Sollen weitere Personen die Unterlagen erhalten, klicken Sie oben auf „Empfängerliste bearbeiten“. Im Fenster grenzen Sie die Auswahl optional über „Objektgruppe (Filter)“, „Gebäude“ und „Einheit (Filter)“ ein und wählen dann im Pflichtfeld „Kunden*“ die gewünschten Mieter oder Eigentümer. Mit „Speichern“ übernehmen Sie die Auswahl, mit „Abbrechen“ schließen Sie das Fenster ohne Änderung.
Schritt 6:
Ist alles korrekt, klicken Sie oben auf „Nächster Schritt“ und bestätigen die Sicherheitsabfrage. Der DocFlow wechselt in die Phase DocFlow Phase 4: Speichern und verteilen. Noch wird nichts versendet.
Praxistipp: Öffnen Sie vor dem Weiterschalten stichprobenartig zwei oder drei Ergebnisse in der Spalte „Finales Ergebnis“ und prüfen Sie, ob Name, Einheit und Unterlagen zusammenpassen. Danach sind keine Änderungen an den Dokumenten mehr möglich.
Hinweis: Mit „Filter“ über der Tabelle finden Sie einzelne Empfänger schnell; über das Stift-Symbol „Spalten ändern“ blenden Sie Spalten ein oder aus.
Reihenfolge der Dokumente im DocFlow ändern
Die Reihenfolge der Dokumente bestimmt, in welcher Reihenfolge die Seiten im fertigen PDF jedes Empfängers stehen – z. B. zuerst die Einladung zur Eigentümerversammlung, danach die Vollmacht und zum Schluss die WEG-Abrechnung. Sie können die Reihenfolge an zwei Stellen ändern (auch „sortieren“, „umsortieren“ oder „Dokumente verschieben“):
- In Phase 1 „Hochladen“ – für alle Empfänger gleichzeitig: Ziehen Sie die hochgeladenen Dokumente in der Liste per Drag & Drop (Dokument mit gedrückter Maustaste anfassen und an die neue Position ziehen) in die gewünschte Reihenfolge. Darauf weist auch der blaue Hinweis oben in dieser Phase hin: „Die Dokumentenreihenfolge ist ausschlaggebend für das Versenden des endgültigen Dokuments. Sie können die Reihenfolge mithilfe der Drag & Drop-Funktion neu anordnen.“
- In Phase 3 „Zusammenführen“ – für einzelne Empfänger: Klicken Sie am Ende der Zeile des Empfängers auf die drei Punkte „⋮“ und wählen Sie „Dokument organisieren“. Ziehen Sie die Einzeldokumente per Drag & Drop in die neue Reihenfolge und klicken Sie auf „Speichern“. Das Ergebnis sehen Sie in der Spalte „Finales Ergebnis“.
Praxistipp: Legen Sie die Reihenfolge am besten schon in der Phase „Hochladen“ fest – dann gilt sie automatisch für alle Empfänger und Sie müssen in der Phase „Zusammenführen“ nur noch Einzelfälle anpassen.
Weitere Informationen
- Vorherige Phase: DocFlow Phase 2: Zuordnen und trennen
- Nächste Phase: DocFlow Phase 4: Speichern und verteilen
- Grundlagen und Praxisbeispiele: DocFlows – Einführung und Praxisbeispiele
- DocFlow starten und Dokumente hochladen: DocFlow starten
Video: DocFlows – Einladungen, Abrechnungen & Co. smart sortieren
Im Tutorial sehen Sie, wie Sie mit DocFlows Unterlagen für die Eigentümerversammlung hochladen, trennen und den richtigen Eigentümern zuordnen.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
