Je mehr Dokumente Sie in iDWELL ablegen, desto wichtiger ist es, sie schnell wiederzufinden – etwa das Energieausweis-PDF eines bestimmten Gebäudes, alle Dokumente, die für Eigentümer freigegeben sind, oder alles, was eine Kollegin letzte Woche hochgeladen hat. Dafür gibt es in der Dokumentenablage den „Filter“.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Dokumente“.
Schritt 2:
Öffnen Sie den Ordner, in dem Sie suchen möchten, z. B. „Gebäude“ → gewünschtes Gebäude. Klicken Sie oben links auf „Filter“.
Hinweis: Der Filter bezieht sich immer auf den aktuell geöffneten Ordner. Suchen Sie z. B. ein Dokument eines bestimmten Gebäudes, öffnen Sie zuerst dessen Ordner. Die globale Suchleiste ganz oben durchsucht Servicemeldungen, Gebäude, Einheiten, Kunden, E-Mails und weitere Bereiche, aber keine Dokumente.
Schritt 3:
Es öffnet sich der Dialog „Filter erstellen / bearbeiten“. Klicken Sie auf ein Feld, um es aufzuklappen. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
- „Name“ – Namen eintippen und gewünschte Dokumente bzw. Ordner aus der Liste anhaken.
- „Typ“ – Dateityp, z. B. PDF, PNG oder „Ordner“.
- „Zugriffsrechte“ – Manager, Mitarbeiter, Eigentümer oder Mieter; zeigt z. B. alle Dokumente, die für Eigentümer freigegeben sind.
- „Erstellt von“ und „Aktualisiert von“ – Person, die das Dokument hochgeladen bzw. zuletzt geändert hat.
- „Erstelldatum“ und „Aktualisiert am“ – ein Datum im Kalender anklicken oder über „Zeitraum auswählen“ einen Zeitraum festlegen.
Ausgewählte Werte erscheinen als Chips unter dem Feld; mit dem „x“ entfernen Sie einzelne Werte, mit „Alle entfernen“ alle Werte des Felds. Die Zahl neben dem Feldnamen zeigt, wie viele Werte gewählt sind.
Schritt 4:
Über „Mehr anzeigen“ unten im Dialog stehen weitere Optionen zur Verfügung: „Zurücksetzen“ leert alle Filterfelder, „Neu speichern“ speichert den Filter als Filtervorlage, „Filtervorlage auswählen“ lädt eine gespeicherte Vorlage. Klicken Sie abschließend auf „Anwenden“.
Beim Speichern einer Vorlage vergeben Sie im Dialog „Neue Filtervorlage erstellen“ einen Namen. Mit dem Schalter „Filtervorlage für alle Mitarbeiter veröffentlichen“ stellen Sie die Vorlage auch Ihren Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung.
Schritt 5:
Die Liste zeigt jetzt nur noch die passenden Einträge; die Zahl in Klammern neben dem Ordnernamen zeigt die Anzahl der Treffer. Der aktive Filter steht oben neben „Filtervorlage auswählen“ (z. B. „Zugriffsrechte: Eigentümer“). Darunter finden Sie:
- „Filter als Vorlage speichern“ – speichert den aktuellen Filter als Vorlage.
- „Filter kopieren“ – kopiert den Filter in die Zwischenablage (Meldung „Der Filter wurde kopiert“), z. B. um ihn einer Kollegin zu schicken.
- „Filter zurücksetzen“ – hebt den Filter auf und zeigt wieder alle Einträge.
Sortieren und Spalten anpassen
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift (z. B. „Erstellt am“), um die Liste danach zu sortieren; das Pfeilsymbol „Zurücksetzen“ in der Symbolleiste stellt die ursprüngliche Sortierung wieder her. Über das Stiftsymbol öffnen Sie „Spalten auswählen“: Hier blenden Sie Spalten ein oder aus und ändern per Ziehen an den Punkten die Reihenfolge. „Standard“ stellt die ursprüngliche Ansicht wieder her, „Speichern“ übernimmt Ihre Auswahl.
Praxistipp: Mit dem Untermenü links („Alle“, „Manager“, „Mitarbeiter“, „Eigentümer“, „Mieter“) filtern Sie mit einem Klick nach Rolle – ganz ohne Filterdialog.
Weitere Informationen
- Überblick über die zentrale Ablage: Zentrale Dokumentenablage – Überblick
- Was die Zugriffsrechte bedeuten: Zugriffsrechte verstehen
- Dokumente im Gebäude hochladen und finden: Dokumente auf Gebäudeebene hochladen und finden
- Mehrere gefundene Dokumente gleichzeitig bearbeiten: Massenbearbeitung von Dokumenten
- Wer ein Dokument angesehen hat: Berichtsfunktion für Dokumente
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