Zentrale Dokumentenablage – Überblick

Unter „Dokumente“ im Hauptmenü finden Sie die zentrale Dokumentenablage Ihrer Hausverwaltung. Hier laufen alle Dokumente zusammen – egal, ob sie in einem Gebäude, einer Einheit, einem Kundenprofil, einer Servicemeldung oder einer Objektgruppe abgelegt wurden. So finden Sie z. B. den Energieausweis eines Gebäudes, die Rechnung zu einem Wasserschaden oder einen Mietvertrag, ohne erst das jeweilige Gebäude öffnen zu müssen.

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Dokumente“.

Sie sehen die Ordnerübersicht. Ganz oben stehen die Systemordner, die iDWELL automatisch befüllt:

• „Datenexporte“ – Exporte, die Sie in iDWELL erstellt haben (z. B. Exporte von Servicemeldungen).
• „Objektgruppen“ – Dokumente, die in Objektgruppen abgelegt wurden.
• „Servicemeldungen“ – Dokumente aus Servicemeldungen (z. B. Fotos, Angebote, Anhänge aus E-Mails und Chats).
• „Gebäude“ – je Gebäude ein Ordner mit allen Dokumenten des Gebäudes; darin finden Sie auch die Unterordner „Einheiten“ und „Objektgruppen“.
• „Kunden“ – je Kunde ein Ordner mit den persönlichen Dokumenten.

Darunter sehen Sie Ihre eigenen, unternehmensweiten Ordner (z. B. „Rechnungen“, „Mietverträge“, „Versicherungsverträge“). Systemordner erkennen Sie am Ordnersymbol mit kleinem Zusatzzeichen; sie können nicht umbenannt oder gelöscht werden.

Das Untermenü links filtert die Ansicht nach Rolle: „Alle“ zeigt alles, „Manager“, „Mitarbeiter“, „Eigentümer“ und „Mieter“ zeigen nur die Dokumente, die für diese Rolle freigegeben sind. So sehen Sie z. B. auf einen Blick, was Ihre Mieter in der App sehen.

Die Dokumentenliste

Die Liste zeigt folgende Spalten: Name, Typ (z. B. PDF, PNG), Zugriffsrechte, Größe, Ansichten (wie oft das Dokument geöffnet wurde), Erstellt von, Erstellt am, Aktualisiert von und Aktualisiert am. Ist die Liste breiter als der Bildschirm, blättern Sie mit dem Pfeil rechts in der Tabelle nach rechts. Oben in der Symbolleiste finden Sie:

• „Massenauswahl“ – Häkchen setzen, um alle Einträge der Seite auszuwählen.
• Pfeilsymbol „Zurücksetzen“ – setzt die Sortierung zurück. Sortieren können Sie mit einem Klick auf eine Spaltenüberschrift (z. B. „Erstellt am“).
• Kreispfeil „Aktualisieren“ – lädt die Liste neu.
• Stiftsymbol – öffnet „Spalten auswählen“: Spalten ein- und ausblenden und per Ziehen umsortieren.
• „Anzahl pro Seite“ (10, 20 oder 50) und die Pfeile zum Blättern.

Mit einem Klick auf einen Ordner öffnen Sie ihn; der Pfad oben (z. B. „Dokumente / Gebäude / …“) zeigt, wo Sie sich befinden – ein Klick auf einen Teil des Pfads bringt Sie zurück. Mit einem Klick auf ein Dokument öffnet sich die Vorschau. Oben rechts können Sie das Dokument drucken, herunterladen oder die Vorschau schließen.

Über die drei Punkte „⋮“ ganz rechts in einer Zeile öffnen Sie das Aktionsmenü eines Dokuments: „Per E-Mail senden“, „Herunterladen“, „Verschieben nach“, „Zugriffsrecht bearbeiten“, „Namen bearbeiten“, „Duplizieren“, „Bericht: Ansichten“ und „Löschen“. Bei Ordnern stehen „Herunterladen“, „Verschieben nach“, „Zugriffsrecht bearbeiten“, „Namen bearbeiten“ und „Löschen“ zur Verfügung.

Mit „Hochladen“ laden Sie Dokumente in den aktuell geöffneten Ordner hoch, mit „Neuen Ordner hinzufügen“ legen Sie einen Ordner an – beides oben rechts.

Weitere Informationen

• Wie Sie Dokumente suchen und filtern: Dokumente suchen und filtern
• Auf welchen Ebenen Sie Dokumente ablegen können: Dokumente auf unterschiedlichen Ebenen ablegen
• Wie Sie Dokumente hochladen: Dokumente in der zentralen Ablage hochladen
• Was die Zugriffsrechte bedeuten: Zugriffsrechte verstehen
• Wer ein Dokument angesehen hat: Berichtsfunktion für Dokumente
• Mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten: Massenbearbeitung von Dokumenten
• Empfehlung für Ihre Ordner: Empfohlene Ordnerstruktur