Antwortadresse für E-Mails aus Servicemeldungen festlegen

Wenn Sie aus einer Servicemeldung eine E-Mail an einen Mieter, Eigentümer oder Dienstleister schicken, ordnet iDWELL die Antwort automatisch der richtigen Servicemeldung zu. Dafür verwendet iDWELL standardmäßig eine eigene, eindeutige Antwortadresse (z. B. service+…@idwell.com). Antwortet der Empfänger auf Ihre E-Mail, geht seine Antwort an diese Adresse und landet direkt in der Servicemeldung.

Manche Hausverwaltungen möchten, dass die Antworten stattdessen direkt in ihrem eigenen Postfach ankommen – zum Beispiel, damit Kunden nur die gewohnte Adresse der Hausverwaltung sehen. Mit der Einstellung „Verbundenes Postfach des Absenders als Antwortadresse für E-Mails aus Servicemeldungen verwenden“ legen Sie das für Ihr gesamtes Unternehmen fest.

Die zwei Möglichkeiten im Überblick

• „Nicht erlaubt“ (Standard): Als Antwortadresse wird die iDWELL-Antwortadresse verwendet. Die Antwort des Empfängers wird automatisch der Servicemeldung zugeordnet und erscheint dort im Reiter „E-Mails“.
• „Erlaubt“: Als Antwortadresse wird das Postfach verwendet, das Sie beim Schreiben der E-Mail im Feld „Absender“ ausgewählt haben – z. B. Ihr persönliches Postfach oder ein gemeinsames Unternehmenspostfach wie service@… . Die Antwort landet in diesem Postfach (Hauptmenü „E-Mails“) und wird zusätzlich automatisch der Servicemeldung zugeordnet.

So ändern Sie die Antwortadresse

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen. Es öffnet sich ein kleines Menü. Klicken Sie dort auf „Einstellungen“.

Sie befinden sich jetzt in den Einstellungen. Klicken Sie im Menü links auf „Unternehmen“.

Oben sehen Sie mehrere Reiter (Allgemein, Design, Kundenportal, Workflows, Daten & Ausgabe). Klicken Sie auf den Reiter „Workflows“.

Im Bereich „Servicemeldungen“ finden Sie alle Einstellungen zur Bearbeitung von Servicemeldungen. Scrollen Sie in diesem Bereich ganz nach unten und klicken Sie auf „+ 5 weitere Einstellungen (Sonstiges)“. Es werden weitere Einstellungen unter der Überschrift „Sonstiges“ eingeblendet.

Suchen Sie unter „Sonstiges“ die Einstellung „Verbundenes Postfach des Absenders als Antwortadresse für E-Mails aus Servicemeldungen verwenden“. Rechts daneben sehen Sie den aktuellen Wert – standardmäßig „Nicht erlaubt“.

Klicken Sie auf das Auswahlfeld und wählen Sie „Erlaubt“, wenn Antworten künftig direkt in Ihrem verbundenen Postfach ankommen sollen. Möchten Sie zur iDWELL-Antwortadresse zurückkehren, wählen Sie „Nicht erlaubt“.

Scrollen Sie im Bereich „Servicemeldungen“ wieder nach oben und klicken Sie rechts oben auf „Änderungen speichern“. Die Einstellung gilt ab sofort für alle E-Mails, die Mitarbeiter Ihres Unternehmens aus Servicemeldungen versenden.

Gut zu wissen

• Zwei Kopien: Bei der Einstellung „Erlaubt“ liegt eine eingehende Antwort zweimal in iDWELL – einmal in der Servicemeldung (Reiter „E-Mails“) und einmal im Postfach (Hauptmenü „E-Mails“). Beide sind voneinander unabhängig: Wenn Sie eine davon löschen, archivieren oder als gelesen markieren, bleibt die andere unverändert.
• Direkt aus der Servicemeldung antworten: Antworten Sie auf eine Rückmeldung am besten im Reiter „E-Mails“ der Servicemeldung. So bleibt der gesamte Verlauf in der Servicemeldung. Antworten Sie stattdessen aus dem Postfach im Hauptmenü „E-Mails“, wird Ihre Antwort nicht automatisch in der Servicemeldung abgelegt.
• Gemeinsames Postfach empfohlen: Verwenden Sie als Absender möglichst ein unternehmensweites Postfach (z. B. service@…) statt eines persönlichen Postfachs. So gehen Antworten nicht verloren, wenn ein Mitarbeiter abwesend ist oder das Unternehmen verlässt. Mehr dazu: Privates Postfach auf unternehmensweit umstellen.
• Ohne verbundenes Postfach: Wird eine E-Mail nicht über ein verbundenes Postfach versendet, verwendet iDWELL weiterhin automatisch die iDWELL-Antwortadresse – auch wenn die Einstellung auf „Erlaubt“ steht.
• Bestehende Verläufe: E-Mail-Verläufe, die vor einer Umstellung begonnen wurden, funktionieren weiterhin.
• Ticket-Nummer im Betreff: Behalten Sie die Ticket-Nummer im Betreff bei. Fehlt eine Antwort trotzdem in der Servicemeldung, können Sie sie jederzeit manuell zuordnen: E-Mails einer Servicemeldung zuordnen.

Hier finden Sie mehr Informationen

• E-Mails aus einer Servicemeldung versenden: E-Mails in der Servicemeldung schreiben
• Postfach mit iDWELL verbinden: E-Mails mit iDWELL verbinden
• Eingehende E-Mails verteilen: E-Mails im gemeinsamen Postfach verteilen und zuordnen
• Antworten manuell ablegen: E-Mails einer Servicemeldung zuordnen
• Servicemeldung aus einer E-Mail anlegen: Servicemeldung aus einer E-Mail erstellen