In der Hausverwaltung gibt es oft Vorgänge, die vorerst erledigt sind, die Sie aber später noch einmal prüfen möchten – etwa die Kontrolle einer Mängelbehebung nach drei Monaten oder eine Gewährleistungsfrist. Sie archivieren die Servicemeldung und setzen eine Wiedervorlage. Mit der Einstellung „Archivierte Servicemeldungen automatisch wiederherstellen, wenn die Wiedervorlage erreicht ist“ holt iDWELL die Servicemeldung zum Wiedervorlage-Datum automatisch aus dem Archiv zurück in Ihre aktive Liste. So geht kein Vorgang verloren.
Achtung: Diese Einstellung gilt für das gesamte Unternehmen und kann nur von Nutzern mit Administratorrechten geändert werden.
Schritt 1:
Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen bzw. Ihr Profilbild und wählen Sie „Einstellungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie im linken Menü auf „Unternehmen“ und wählen Sie oben den Reiter „Workflows“.
Schritt 3:
Scrollen Sie im Bereich „Servicemeldungen“ zum Abschnitt „Status“. Wählen Sie bei „Archivierte Servicemeldungen automatisch wiederherstellen, wenn die Wiedervorlage erreicht ist“ eine Option:
- Erlaubt: Sobald das Wiedervorlage-Datum einer archivierten Servicemeldung erreicht oder überschritten ist, stellt iDWELL sie automatisch wieder her. Sie erscheint wieder unter „Aktiv“.
- Nicht erlaubt (Standard): Archivierte Servicemeldungen bleiben auch nach Ablauf der Wiedervorlage im Archiv. Sie finden sie dann über den Filter „Wiedervorlage“ → „Abgelaufen“ im Bereich „Archiviert“.
Schritt 4:
Klicken Sie oben im Bereich auf „Änderungen speichern“.
Hinweis: Die Rückholung funktioniert nur bei archivierten Servicemeldungen, die eine Wiedervorlage haben. Setzen Sie die Wiedervorlage deshalb vor dem Archivieren. Ist zusätzlich die automatische Archivierung aktiv, achten Sie darauf, dass sich beide Einstellungen nicht widersprechen – sonst kann eine zurückgeholte, abgeschlossene Servicemeldung nach Ablauf der eingestellten Tage erneut archiviert werden.
Praxistipp: Archivieren Sie eine abgeschlossene Mängelbehebung mit einer Wiedervorlage kurz vor Ablauf der Gewährleistung. Am Stichtag taucht die Servicemeldung automatisch wieder in Ihrer Liste auf, und Sie können den Handwerker rechtzeitig kontaktieren.
Weitere Informationen
- Wiedervorlage setzen und ändern
- Servicemeldung archivieren
- Archivierte Servicemeldungen finden
- Servicemeldungen automatisch archivieren
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