Mit der Wiedervorlage legen Sie fest, wann Sie sich eine Servicemeldung wieder ansehen möchten. Ein Beispiel: Sie haben bei einem Wasserschaden den Installateur beauftragt und möchten in drei Tagen nachfragen, ob der Termin stattgefunden hat. Setzen Sie die Wiedervorlage auf diesen Tag – so geht nichts verloren, auch wenn täglich dutzende neue Meldungen eingehen. Früher hieß diese Funktion in iDWELL „Frist“.
Wiedervorlage setzen oder ändern
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Tipp: Über „Filter“ oben links oder die Suche in der Kopfzeile finden Sie eine bestimmte Servicemeldung schnell, z. B. nach Nummer, Titel oder Gebäude.
Schritt 3:
Im Kopfbereich der Servicemeldung sehen Sie links das Feld „Wiedervorlage“. Klicken Sie auf das Datum (bzw. auf das leere Feld, falls noch keine Wiedervorlage gesetzt ist). Es öffnet sich ein Kalender:
- Oben wählen Sie über die Auswahlfelder Monat und Jahr oder blättern mit den Pfeilen „<“ und „>“ zum vorherigen bzw. nächsten Monat.
- Der heutige Tag ist rot umrandet, das gewählte Datum rot hinterlegt.
- Klicken Sie auf den gewünschten Tag.
Schritt 4:
Klicken Sie rechts daneben in das Feld für die Uhrzeit und wählen Sie eine Uhrzeit aus der Liste (in 15-Minuten-Schritten). Sie können die Uhrzeit auch eintippen, z. B. „10:00“.
Schritt 5:
Klicken Sie anschließend an eine freie Stelle der Servicemeldung. Die Wiedervorlage wird automatisch gespeichert und im Reiter „Updates“ protokolliert.
Die Farbe zeigt, wie dringend die Wiedervorlage ist: grün hinterlegt = liegt in der Zukunft, orange hinterlegt = heute fällig oder bereits überfällig. Dieselbe Farbe sehen Sie auch in der Spalte „Wiedervorlage“ der Servicemeldungsliste.
Wiedervorlage löschen
Schritt 6:
Klicken Sie auf das Datum der Wiedervorlage. Im Datumsfeld erscheint ein kleines „x“. Klicken Sie darauf und anschließend an eine freie Stelle. Die Servicemeldung hat nun keine Wiedervorlage mehr; im Reiter „Updates“ steht „Wiedervorlage wurde entfernt“.
Hinweis: Die Wiedervorlage dient ausschließlich Ihrer internen Organisation. Ihre Kunden sehen sie nicht und werden über eine geänderte Wiedervorlage auch nicht benachrichtigt.
Wiedervorlagen im Arbeitsalltag nutzen
- Sortieren: Sortieren Sie die Liste der Servicemeldungen nach der Spalte „Wiedervorlage“ aufsteigend – dann stehen die fälligen Servicemeldungen ganz oben.
- Filtern: Über „Filter“ → „Wiedervorlage“ sehen Sie z. B. nur Servicemeldungen, die bis heute fällig sind. Speichern Sie diesen Filter als Filtervorlage für Ihren täglichen Start.
- Mehrere auf einmal ändern: In der Liste Checkboxen setzen → „Aktionen“ → „Wiedervorlage ändern“, z. B. wenn Sie vor dem Urlaub alle Wiedervorlagen um eine Woche verschieben möchten.
- Automatisch setzen: Ihr Administrator kann im Workflow-Bot pro Kategorie festlegen, dass neue Servicemeldungen automatisch eine Wiedervorlage erhalten (z. B. Aufzugsstörung = sofort, Schlüsselbestellung = in 3 Tagen).
- Aus dem Archiv zurückholen: Ist die entsprechende Einstellung aktiv, werden archivierte Servicemeldungen automatisch wiederhergestellt, sobald ihre Wiedervorlage erreicht ist.
Praxistipp: Setzen Sie bei jeder Servicemeldung, die auf eine Rückmeldung wartet, eine Wiedervorlage und kombinieren Sie sie mit einem Label wie „Warten auf Kundenantwort“. So sehen Sie morgens auf einen Blick, wo Sie nachhaken müssen.
Gut zu wissen: Aktivitäten haben eine eigene Wiedervorlage. Die Wiedervorlage der Servicemeldung und die der einzelnen Aktivitäten sind unabhängig voneinander.
Weitere Informationen
- Wiedervorlagen automatisch vorgeben: Wiedervorlagen und Labels automatisch setzen
- Nach Wiedervorlage filtern: Servicemeldungen filtern und Filtervorlagen speichern
- Sortieren und Spalten: Servicemeldungen aufrufen und Ansichten nutzen
- Mehrere Servicemeldungen bearbeiten: Massenbearbeitung von Servicemeldungen
- Automatische Rückholung aus dem Archiv: Automatische Rückholung aus dem Archiv
- Labels: Labels vergeben und entfernen
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
