Lange Servicemeldungen mit vielen E-Mails, Chats und Aktivitäten zu überblicken kostet Zeit – etwa wenn Sie eine Kollegin im Urlaub vertreten oder ein Eigentümer anruft und wissen möchte, wie es um seinen Wasserschaden steht. Die Zusammenfassung Greta AI fasst den bisherigen Verlauf einer Servicemeldung auf Knopfdruck in wenigen Stichpunkten zusammen: worum es geht, was der Melder wünscht und welche Aktivitäten offen oder überfällig sind.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Tipp: Über „Filter“ oben links oder die Suche in der Kopfzeile finden Sie eine bestimmte Servicemeldung schnell, z. B. nach Nummer, Titel oder Gebäude.
Schritt 3:
Ganz oben in der rechten Spalte, direkt unter der Symbolleiste, finden Sie die Schaltfläche „Zusammenfassung Greta AI“. Klicken Sie darauf. Greta liest die Servicemeldung und erstellt nach wenigen Sekunden die Zusammenfassung.
Schritt 4:
Die Zusammenfassung erscheint als Stichpunktliste, z. B.:
- was gemeldet wurde (z. B. „Der Duschabfluss in Wohnung 001 ist verstopft …“),
- was der Melder wünscht bzw. wie er erreichbar ist,
- welche Aktivitäten anstehen und welche bereits überfällig sind.
Unter der Zusammenfassung finden Sie die Schaltfläche „Kopieren“. Damit übernehmen Sie den Text in die Zwischenablage, z. B. um ihn in eine E-Mail an den Eigentümer, eine Notiz oder einen Bericht für den Beirat einzufügen. Mit dem Pfeil rechts neben der Überschrift klappen Sie die Zusammenfassung wieder zu.
Achtung: Die Zusammenfassung wird von einer KI erstellt und kann Fehler enthalten. Prüfen Sie wichtige Details – z. B. Termine, Beträge oder Zusagen – immer in der ursprünglichen E-Mail und den Anhängen. Diesen Hinweis zeigt iDWELL auch direkt unter jeder Zusammenfassung an.
Hinweis: Die Zusammenfassung ist nur für Sie und Ihr Team sichtbar. Ihre Kunden sehen sie nicht.
Praxistipp: Nutzen Sie die Zusammenfassung zusammen mit der geteilten Ansicht der Servicemeldungsliste: So klicken Sie sich morgens schnell durch die Servicemeldungen und sehen bei jeder sofort, was zu tun ist. Auch bei der Übergabe an eine Urlaubsvertretung spart die Zusammenfassung viel Zeit.
Weitere Informationen
- Geteilte Ansicht: Servicemeldungen aufrufen und Ansichten nutzen
- Alle Bereiche einer Servicemeldung: Aufbau einer Servicemeldung
- Urlaubsvertretung: Urlaubsvertretung zuweisen
- E-Mails mit Greta schreiben: E-Mails in der Servicemeldung schreiben
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
