Aufbau einer Servicemeldung

Eine Servicemeldung bündelt alles, was zu einem Vorgang gehört – vom ersten Anruf des Mieters wegen eines verstopften Abflusses über die Beauftragung des Installateurs bis zur Rechnung. Damit Sie sich schnell zurechtfinden, erklären wir hier jeden Bereich der geöffneten Servicemeldung: den Kopfbereich, die Reiter in der Mitte und die Symbolleiste sowie die Widgets in der rechten Spalte.

Servicemeldung öffnen

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.

Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Tipp: Über „Filter“ oben links oder die Suche in der Kopfzeile finden Sie eine bestimmte Servicemeldung schnell, z. B. nach Nummer, Titel oder Gebäude.

1. Kopfbereich

Ganz oben sehen Sie die wichtigsten Eckdaten der Servicemeldung auf einen Blick:

• Zurück-Pfeil „<“: bringt Sie zurück zur Liste der Servicemeldungen.
• Nummer und Titel, z. B. „2386 Duschabfluss im Bad verstopft“. Das Symbol links daneben zeigt, um welche Art von Servicemeldung es sich handelt. Mit dem Stift „Bezeichnung ändern“ passen Sie den Titel an.
• Status (z. B. „Offen“) als farbiges Auswahlfeld rechts neben dem Titel.
• Einklappen (Pfeil nach oben ganz rechts): klappt den Kopfbereich zusammen, damit Sie mehr Platz für E-Mails, Chats und Aktivitäten haben.
• Prozessstrahl mit den Phasen des hinterlegten Prozesses, z. B. „1. Beauftragung → 2. Angebotseinholung → 3. Buchhaltung“. Über das Drei-Punkte-Menü „⋮“ am Ende des Strahls erreichen Sie archivierte Prozesse, falls die Kategorie geändert wurde.
• Wiedervorlage: Datum und Uhrzeit, zu der Sie die Servicemeldung wieder bearbeiten möchten. Grün hinterlegt = liegt in der Zukunft, orange hinterlegt = heute fällig oder bereits überfällig.
• Melder: die Person, die das Anliegen gemeldet hat, mit Rolle (z. B. Mieter, Eigentümer, Mitarbeiter). Das Auge-Symbol daneben zeigt, ob die Servicemeldung für diesen Kunden sichtbar ist.
• Kategorie, Gebäude und Einheit: worum es geht und wo. Fahren Sie mit der Maus über ein Feld, erscheint ein Stift zum Bearbeiten.
• Beschreibung: der Text der Meldung bzw. die Antworten des Kunden auf die Rückfragen. Mit „Mehr lesen“ sehen Sie den vollständigen Text, mit dem Übersetzen-Symbol lassen Sie ihn übersetzen, mit dem Stift bearbeiten Sie ihn.
• „Neu hinzufügen:“ – Schnellzugriff auf „E-Mail“, „Aktivität“, „Aushang“ und unter „Mehr anzeigen“ auf „Verknüpfung“, „DocFlow“, „Rechnung“, „Ordner“ und „Dokument“.

2. Offene Aktivitäten und Reiter

Unter dem Kopfbereich klappen Sie mit „Offene Aktivitäten (n)“ alle noch nicht erledigten Aufgaben auf. So sehen Sie sofort, was als Nächstes zu tun ist, z. B. „Installateur beauftragen“.

Darunter folgen die Reiter. Die Zahl in Klammern zeigt jeweils die Anzahl der Einträge. Passen nicht alle Reiter in die Zeile, blättern Sie mit dem roten Pfeil rechts weiter.

• „E-Mails“: alle E-Mails zu diesem Vorgang. Hier schreiben Sie auch neue E-Mails, z. B. an den Dienstleister.
• „Chats“: die Nachrichten mit dem Kunden, die er in der iDWELL App bzw. im Kundenportal sieht.
• „Aktivitäten“: alle Aufgaben, gruppiert nach Phase des Prozesses.
• „Dokumente“: alle Dateien, sortiert in Ordner (z. B. Aktivitäten, Chats, E-Mails).
• „Aushänge“: Aushänge, die aus dieser Servicemeldung erstellt wurden (z. B. Info an alle Bewohner).
• „Verknüpfte Meldungen“: Servicemeldungen, die mit dieser verknüpft sind, getrennt nach aktiv und archiviert.
• „DocFlow“: mit der Servicemeldung verknüpfte DocFlows.
• „Interne Aufgaben“: Aufgabenlisten nur für Ihr Team, nie für Kunden sichtbar.
• „Updates“: der Änderungsverlauf (siehe unten).

3. Symbolleiste rechts oben

Rechts oben finden Sie die Symbolleiste. Fahren Sie mit der Maus über ein Symbol, um seinen Namen zu sehen. Von links nach rechts:

• „+“ (rot): „E-Mail schreiben“, „Aktivität hinzufügen“, „Aushang erstellen“, „Servicemeldung erstellen“ (Folgemeldung), „DocFlow erstellen“, „Rechnung hinzufügen“, „Ordner hinzufügen“ und „Datei hinzufügen“.
• Auge: „Für Kunden sperren“ bzw. „Für Kunden freischalten“ – steuert, ob der Melder die Servicemeldung in der App sieht.
• „Als ungelesen markieren“: setzt die Servicemeldung wieder auf ungelesen, damit Sie später daran erinnert werden.
• „Verknüpfte Servicemeldung“: verknüpft diese Servicemeldung mit einer anderen.
• „Archivieren“: legt die Servicemeldung im Archiv ab.
• „Alle Widgets schließen“ (Pfeil nach oben): klappt alle Bereiche der rechten Spalte zu.
• „Widgets ausblenden“ (Doppelpfeil): blendet die rechte Spalte komplett aus. Mit demselben Symbol holen Sie sie zurück.

4. Widgets in der rechten Spalte

In der rechten Spalte sehen Sie die Widgets. Jedes Widget klappen Sie mit dem Pfeil rechts auf und zu. Über „+“ oder den Stift ändern Sie die Inhalte.

• „Zusammenfassung Greta AI“: KI-Zusammenfassung des bisherigen Verlaufs.
• „Labels“: farbige Markierungen, z. B. „Priorität hoch“. Zahnrad = Label-Einstellungen, „+“ = Label hinzufügen.
• „Erstellungsdetails“: „Erstellt am“, „Erstellt von“, „Zuletzt aktualisiert am“ und „Zuletzt aktualisiert von“ – also wer die Servicemeldung angelegt und zuletzt geändert hat.
• „Mitarbeiter“: die zuständigen Kolleginnen und Kollegen mit Status („Registriert“, „Eingeladen“, „Importiert“).
• „Dienstleister“: „Zugewiesene Dienstleister“ und „Favoriten“ (vorgeschlagene Dienstleister für dieses Gebäude bzw. diese Kategorie).
• „Für Externe freigeschaltet“: externe Personen, z. B. ein Gutachter, die Zugriff auf diese Servicemeldung erhalten.
• „Kunden“: Eigentümer und Mieter der Einheit mit Status „Registriert“ (nutzt die App) oder „Importiert“ (nur aus der Buchhaltung übernommen).
• „Rechnungsübersicht“: Rechnungen und Budget zu diesem Vorgang.
• „Adressdaten“: Gebäude und Einheit mit Adresse.
• „Objektgruppen“: zu welchen Objektgruppen das Gebäude gehört (z. B. „Standort Wien“).
• „Zeiterfassung“: die „Bearbeitungszeit“ der Servicemeldung.

5. Reiter „Updates“ – der Änderungsverlauf

Im Reiter „Updates“ protokolliert iDWELL automatisch jede Änderung an der Servicemeldung – mit Datum, Uhrzeit und Absender (z. B. „Vom System“). Dort sehen Sie etwa „Status wurde geändert von „Offen“ auf „In Bearbeitung““, „Labels wurden von der Servicemeldung entfernt“, „Wiedervorlage wurde entfernt“ oder „Servicemeldung wurde mit 1 Servicemeldung verknüpft“. Die Einträge sind nach Tagen gruppiert, die neuesten stehen oben.

Weitere Informationen

• Grundlagen: Servicemeldungen im Überblick
• Angaben ändern: Titel, Kategorie, Melder, Gebäude und Einheit ändern
• Status: Status einer Servicemeldung ändern
• Wiedervorlage: Wiedervorlage setzen und ändern
• Labels: Labels vergeben und entfernen
• KI-Zusammenfassung: Greta-Zusammenfassung nutzen
• Sichtbarkeit: Sichtbarkeit für Kunden steuern
• Mitarbeiter: Mitarbeiter zuweisen und entfernen
• Dienstleister: Dienstleister zuweisen
• Phasen: Prozessstrahl und Phasen
• Bearbeitungszeit: Bearbeitungszeit einer Servicemeldung

Video: Die neue Servicemeldung

Im Tutorial #34 zeigen wir Ihnen alle Bereiche der Servicemeldung am Beispiel eines Wasserschadens.