Servicemeldungen aufrufen und Ansichten nutzen

In der Übersicht der Servicemeldungen sehen Sie alle Vorgänge Ihrer Liegenschaften auf einen Blick – vom Wasserschaden über die Eigentümeranfrage bis zur Wohnungsübergabe. Damit Sie im Arbeitsalltag schnell das Wichtige finden, passen Sie die Liste an Ihre Arbeitsweise an: als klassische Tabelle (Vollansicht), als geteilte Ansicht mit Vorschau oder als Board nach Status. Spalten, Sortierung und Seitengröße stellen Sie selbst ein.

Servicemeldungen aufrufen

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“. Die rote Zahl am Symbol zeigt, wie viele Servicemeldungen Neuigkeiten enthalten, die Sie noch nicht gelesen haben.

Wählen Sie im Untermenü links, welche Servicemeldungen Sie sehen möchten:

• „Aktiv“: alle nicht archivierten Servicemeldungen. Darunter können Sie auf „Gelesen“ oder „Ungelesen“ eingrenzen. Die rote Zahl zeigt die Anzahl ungelesener Servicemeldungen.
• „Archiviert“: alle archivierten Servicemeldungen.
• „Alle“: aktive und archivierte Servicemeldungen gemeinsam.

Oben neben der Überschrift sehen Sie in Klammern, wie viele Servicemeldungen die aktuelle Liste enthält (z. B. „Aktiv (579)“).

Die Symbolleiste über der Liste

Über der Liste finden Sie eine Symbolleiste. Wenn Sie mit der Maus über ein Symbol fahren, wird dessen Name angezeigt. Von links nach rechts:

• „Zurücksetzen“ (Pfeile nach oben und unten): setzt eine von Ihnen gewählte Sortierung wieder auf die Standardsortierung zurück.
• „Aktualisieren“ (kreisförmige Pfeile): lädt die Liste neu, z. B. wenn ein Kollege gerade eine Servicemeldung bearbeitet hat.
• „Symbole anzeigen“ (drei Striche): blendet die Info-Symbole unter dem Titel (E-Mails, Chats, Aktivitäten usw.) aus bzw. wieder ein. Ohne Symbole wird die Liste kompakter und Sie sehen mehr Servicemeldungen auf einmal. Ist die kompakte Darstellung aktiv, ist das Symbol rot.
• „Spalten ändern“ (Stift): legt fest, welche Spalten angezeigt werden und in welcher Reihenfolge (siehe unten).
• „Zurück zur Vollansicht“, „Geteilt“ und „Board“: wechseln zwischen den drei Ansichten. Die aktive Ansicht ist rot hervorgehoben.

Was die Liste auf einen Blick zeigt

Jede Zeile steht für eine Servicemeldung. Neben Nummer, Status und Titel sehen Sie in der Spalte „Titel“ zusätzliche Informationen:

• Info-Symbole unter dem Titel, z. B. „E-Mails 1“, „Chats 1“, „Aktivitäten 3“, „Dokumente 1“, „Dienstleister“, „Verknüpfte Servicemeldungen 1“ oder „DocFlow 1“. Die Zahl zeigt, wie viele Einträge es jeweils gibt. Symbole erscheinen nur, wenn es dazu auch Inhalte gibt.
• Farbige Striche direkt unter dem Titel stehen für die vergebenen Labels. Fahren Sie mit der Maus über einen Strich, um den Namen des Labels zu sehen (z. B. „Warten auf Kundenantwort“).
• Die Wiedervorlage ist farbig hinterlegt, sodass Sie fällige Servicemeldungen sofort erkennen.

Passen nicht alle Spalten auf Ihren Bildschirm, erscheinen am linken bzw. rechten Rand der Tabelle rote Pfeil-Schaltflächen. Damit blättern Sie die Tabelle seitlich weiter, um z. B. die Spalten „Mitarbeiter“, „Kategorie“, „Phase“ oder „Dienstleister“ zu sehen. Fahren Sie mit der Maus über eine Zeile, erscheint ganz rechts das Drei-Punkte-Menü „⋮“ mit allen Aktionen für diese Servicemeldung.

Spalten auswählen und anordnen

Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Stift „Spalten ändern“. Es öffnet sich das Fenster „Spalten auswählen“.

Setzen oder entfernen Sie das Häkchen bei den Spalten, die Sie sehen möchten. Mit „Alle Spalten auswählen“ blenden Sie alle Spalten auf einmal ein. Die Spalten „Nr.“ und „Titel“ sind immer sichtbar und können nicht abgewählt werden. Um die Reihenfolge zu ändern, ziehen Sie eine Spalte an den sechs Punkten links neben der Checkbox mit gedrückter Maustaste nach oben oder unten. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Mit „Abbrechen“ verwerfen Sie Ihre Änderungen.

Folgende Spalten stehen zur Verfügung:

• Nr., Status, Titel, Wiedervorlage
• Gebäude, Einheit, Objektgruppe, Objektnummer
• Melder (Mieter / Eigentümer), Mitarbeiter, Dienstleister, Extern zugewiesen
• Kategorie, Phase, Adresseingang (über welche E-Mail-Adresse die Servicemeldung eingegangen ist)
• Bearbeitungszeit, Anzahl E-Mails, Sichtbarkeit (ob die Servicemeldung für Kunden freigeschaltet ist)
• Erstellt von, Erstellt am, Aktualisiert von, Aktualisiert am, Erledigt von, Erledigt am

Phasen direkt in der Liste ansehen

Blenden Sie die Spalte „Phase“ ein, sehen Sie zu jeder Servicemeldung die aktuelle Phase des Prozesses (z. B. „1. Beauftragung“), ohne die Servicemeldung zu öffnen. Klicken Sie auf das kleine Feld daneben (z. B. „+2“), klappen alle Phasen des Prozesses auf. Unter jeder Phase steht ihr Fortschritt, z. B. „Phase wurde noch nicht gestartet (0%)“. Über das Suchfeld oben finden Sie bei langen Prozessen schnell die gewünschte Phase.

Genauso zeigen die Spalten „Mitarbeiter“ und „Dienstleister“ bei mehreren Zuständigen ein Feld wie „+1“, über das Sie alle Namen aufklappen.

Servicemeldungen sortieren

Fahren Sie mit der Maus über eine Spaltenüberschrift (z. B. „Wiedervorlage“). Es erscheint das Symbol „Sortieren“. Klicken Sie auf die Überschrift und wählen Sie:

• „Aufsteigend“ – z. B. älteste Wiedervorlage bzw. kleinste Nummer zuerst, Texte von A bis Z,
• „Absteigend“ – z. B. neueste Wiedervorlage bzw. höchste Nummer zuerst, Texte von Z bis A,
• „Sortierung zurücksetzen“ – hebt die Sortierung dieser Spalte wieder auf.

Die aktuell sortierte Spalte erkennen Sie am Pfeil neben der Überschrift. Standardmäßig ist die Liste nach „Nr.“ sortiert, die neuesten Servicemeldungen stehen oben. Über „Zurücksetzen“ in der Symbolleiste stellen Sie die Standardsortierung wieder her.

Anzahl pro Seite und Blättern

Rechts in der Symbolleiste legen Sie unter „Anzahl pro Seite“ fest, ob 10, 20 oder 50 Servicemeldungen je Seite angezeigt werden. Daneben sehen Sie, welche Servicemeldungen gerade angezeigt werden (z. B. „1 - 50 von 579“). Mit den Pfeilen „<“ und „>“ blättern Sie zur vorherigen bzw. nächsten Seite.

Die drei Ansichten

Vollansicht (Tabelle)

Die Vollansicht ist die Standardansicht: eine Tabelle über die gesamte Bildschirmbreite mit allen gewählten Spalten. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Servicemeldung mit allen Details.

Geteilte Ansicht (Vorschau)

Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Geteilt“ (Symbol mit zwei senkrechten Balken). Die Liste wird schmaler, rechts daneben erscheint ein Vorschaufenster. Klicken Sie auf eine Servicemeldung in der Liste, sehen Sie rechts sofort ihren Inhalt – inklusive Symbolleiste, Zusammenfassung Greta AI, Status, Prozess, Wiedervorlage, Melder, Kategorie, Gebäude und Einheit. So arbeiten Sie mehrere Servicemeldungen nacheinander ab, ohne sie einzeln öffnen und schließen zu müssen.

Im Vorschaufenster finden Sie oben rechts:

• „In neuem Tab öffnen“ (Pfeil aus dem Kästchen): öffnet die Servicemeldung in einem eigenen Browser-Tab.
• „Schließen“ (Pfeil nach oben): klappt den Kopfbereich ein.
• „X“: schließt die Vorschau. Es erscheint „Keine Servicemeldung ausgewählt“, bis Sie eine andere Servicemeldung anklicken.

Die Breite von Liste und Vorschau können Sie anpassen: Fahren Sie mit der Maus auf die Trennlinie zwischen beiden Bereichen, bis der Mauszeiger zu einem Doppelpfeil wird, und ziehen Sie die Linie nach links oder rechts.

In der geteilten Ansicht ist wenig Platz für die Symbolleiste. Die Symbole sind deshalb im Drei-Punkte-Menü „⋮“ zusammengefasst: „Zurücksetzen“, „Aktualisieren“, „Symbole anzeigen“, „Spalten ändern“, „Zurück zur Vollansicht“ und „Board“. Über „Zurück zur Vollansicht“ kehren Sie zur Tabelle zurück. Auch „Filter“ und „Filtervorlage auswählen“ werden als kleine Symbole oben links angezeigt.

Board (Kanban)

Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Board“ (Symbol mit drei Spalten). Jede Servicemeldung wird als Karte dargestellt und nach Status in die Spalten „Offen“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“ und „Abgelehnt“ einsortiert. Die Zahl neben dem Status zeigt die Anzahl der Servicemeldungen in der Spalte. Auf jeder Karte sehen Sie Nummer, Titel, Gebäude und Einheit, die zuständigen Mitarbeiter, die Wiedervorlage, die Info-Symbole und die Label-Striche. Über „⋮“ rechts oben auf der Karte bearbeiten Sie die Servicemeldung direkt. Sortierung, Symbole und Spalten lassen sich im Board nicht ändern, die Symbole sind deshalb ausgegraut.

Weitere Informationen

• Alle Details zur Board-Ansicht finden Sie hier: Board-Ansicht (Kanban) für Servicemeldungen
• Wie Sie die Liste gezielt eingrenzen, lesen Sie hier: Servicemeldungen filtern und Filtervorlagen speichern
• Mehrere Servicemeldungen auf einmal bearbeiten: Massenbearbeitung von Servicemeldungen
• Gelesen und ungelesen: Servicemeldungen als gelesen oder ungelesen markieren
• Was Sie in einer geöffneten Servicemeldung finden: Aufbau einer Servicemeldung

Video: Die Servicemeldungen im Überblick

Im Tutorial #34 zeigen wir Ihnen die neue Oberfläche der Servicemeldungen am Beispiel eines Wasserschadens.