Dokumente in der Servicemeldung

Zu fast jeder Servicemeldung gehören Dateien: Fotos vom Wasserschaden, der Kostenvoranschlag des Installateurs, das Gutachten der Versicherung oder die Rechnung. Im Reiter „Dokumente“ laufen all diese Dateien zusammen – egal ob sie per E-Mail, im Chat, über eine Aktivität oder per Upload in die Servicemeldung gekommen sind. So haben Sie und Ihr Team jederzeit die komplette Dateiablage zum Vorgang griffbereit.

Den Reiter „Dokumente“ öffnen

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.

Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen.

Scrollen Sie in der Servicemeldung nach unten zu den Reitern und klicken Sie auf „Dokumente“. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Dateien und Ordner in der Servicemeldung liegen. Tipp: In der Liste der Servicemeldungen sehen Sie die Anzahl auch direkt unter dem Titel (Chip „Dokumente n“) – ein Klick darauf öffnet die Dateiablage ebenfalls.

Aufbau der Dateiablage

• Pfad (oben): zeigt, in welchem Ordner Sie sich gerade befinden, z. B. „2387 Heizung: Heizkörper im Schlafzimmer wird nicht warm“ › „E-Mails“. Klicken Sie auf einen Teil des Pfads, um wieder eine Ebene nach oben zu springen.
• „Hochladen“ und „+ Neuen Ordner hinzufügen“ (rechts oben): Dateien hochladen bzw. eigene Ordner anlegen (siehe unten).
• Symbolleiste: Checkbox „Massenauswahl“ (alle Einträge der Seite auswählen), Pfeil-Symbol „Aktualisieren“, Stift-Symbol „Spalten ändern“, „Anzahl pro Seite“ und die Pfeile zum Blättern.
• Spalten: Name, Typ (z. B. PDF, JPG), Zugriffsrechte (welche Rollen die Datei sehen dürfen), Größe sowie weitere Spalten, die Sie über „Spalten ändern“ einblenden können.
• Drei-Punkte-Menü „⋮“: erscheint am Ende jeder Zeile, sobald Sie mit der Maus darüberfahren. Darüber bearbeiten Sie die jeweilige Datei bzw. den Ordner.

Die automatisch angelegten Systemordner

In jeder Servicemeldung sind die Ordner „Aktivitäten“, „Chats“ und „E-Mails“ bereits vorhanden. Sie erkennen diese Systemordner am Ordner-Symbol mit kleinem Zusatzzeichen. iDWELL legt dort alle Dateien automatisch ab, die über die jeweiligen Kommunikationswege in die Servicemeldung kommen – Sie müssen nichts manuell einsortieren:

• Aktivitäten: alle Dateien, die Sie bei einer Aktivität hinterlegt oder mit einer Aktivität verknüpft haben (z. B. das Abnahmeprotokoll zur Aktivität „Arbeiten abnehmen“).
• Chats: alle Anhänge aus dem Chat mit Ihren Kunden (z. B. Fotos, die der Mieter über die iDWELL App geschickt hat).
• E-Mails: alle Anhänge aus E-Mails, die Sie aus der Servicemeldung versendet, als Antwort erhalten oder der Servicemeldung zugeordnet haben. Für jede E-Mail wird ein eigener Unterordner angelegt.
• Rechnungen: Sobald Sie ein Dokument als Rechnung markieren, erscheint zusätzlich der Systemordner „Rechnungen“.

Eigene Ordner anlegen

Bei umfangreichen Vorgängen – z. B. Versicherungsschäden, Sanierungen, Gerichtsverfahren oder Eigentümerversammlungen – fallen viele Dateien an. Mit eigenen Ordnern wie „Angebote & Rechnungen“, „Gutachten“ oder „Fotos vor Ort“ behalten Sie den Überblick.

Klicken Sie im Reiter „Dokumente“ rechts oben auf „+ Neuen Ordner hinzufügen“. Möchten Sie einen Unterordner anlegen, öffnen Sie vorher per Doppelklick den übergeordneten Ordner.

Geben Sie den Namen des Ordners ein und legen Sie mit den Häkchen darunter fest, welche Rollen Zugriff auf den Ordner haben: Manager, Mitarbeiter, Eigentümer und/oder Mieter. Entfernen Sie das Häkchen bei Eigentümer und Mieter, wenn der Ordner nur intern sichtbar sein soll. Klicken Sie anschließend auf „Erstellen“.

Dateien hochladen

Öffnen Sie den Ordner, in dem die Datei liegen soll (oder bleiben Sie in der obersten Ebene). Klicken Sie rechts oben auf „Hochladen“ und wählen Sie:

• „Zur aktuellen Servicemeldung hochladen“ – die Datei wird nur in dieser Servicemeldung abgelegt.
• „Zu allen verknüpften Servicemeldungen hochladen“ – die Datei wird zusätzlich in alle Servicemeldungen geladen, die mit dieser Servicemeldung verknüpft sind (z. B. bei einem Wasserschaden, der mehrere Wohnungen betrifft).

Wählen Sie die Datei auf Ihrem Computer aus. Im Fenster „Zugriffsberechtigung bearbeiten“ legen Sie für jede Rolle (Manager, Mitarbeiter, Eigentümer, Mieter) fest, ob sie die Datei sehen darf: „Erlauben“, „Nur lesen“ oder „Verbieten“. Klicken Sie dann auf „Speichern“ – die Datei wird hochgeladen.

Was Sie mit einer Datei tun können

Fahren Sie mit der Maus über die Zeile einer Datei und klicken Sie rechts auf „⋮“. Es stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Per E-Mail senden: öffnet eine neue E-Mail mit der Datei als Anhang.
• Herunterladen: speichert die Datei auf Ihrem Computer.
• Verschieben nach: verschiebt die Datei in einen anderen Ordner – auch in die Dateiablage eines Gebäudes oder einer Person.
• Zugriffsrecht bearbeiten: legt fest, welche Rollen die Datei sehen dürfen.
• Namen bearbeiten: benennt die Datei um.
• Duplizieren: legt eine Kopie in einem Ordner Ihrer Wahl ab; das Original bleibt erhalten.
• Als Rechnung markieren: übernimmt den Beleg in die Rechnungsübersicht der Servicemeldung.
• In alle verknüpften Servicemeldungen kopieren: legt die Datei auch in allen verknüpften Servicemeldungen ab (nur aktiv, wenn Verknüpfungen bestehen).
• Löschen: entfernt die Datei nach einer Sicherheitsabfrage.

Weitere Informationen

• Wer welche Dateien sieht: Sichtbarkeit von Dokumenten für Kunden
• Dateien kopieren oder in Gebäudeordner ablegen: Dokumente duplizieren und verschieben
• Belege erfassen: Dokument als Beleg oder Rechnung kennzeichnen
• Dateien an Aktivitäten: Aktivität mit einem Dokument verknüpfen
• E-Mails samt Anhängen zuordnen: E-Mails einer Servicemeldung zuordnen