In den Servicemeldungen haben Sie die Möglichkeit, eine Ordnerstruktur aufzubauen, so wie Sie es von der Dateiablage für ein Objekt oder eine Person kennen. Ebenso können Sie sich einen Fallspezifischen Ordner aufbauen wie beispielsweise für Versicherungsfälle, Rechtsstreitigkeiten, Eigentümerversammlungen, etc.
Dabei ist zwischen zwei Arten von Ordnerstrukturen zu unterscheiden
- Systemordner (grün hinterlegt im Screenshot unten)
- Manuell angelegte Ordner (orange hinterlegt im Screenshot unten)
Die Systemordner sind automatisch bei jeder Servicemeldung hinterlegt und gliedern sich in Ordner für:
- Aktivitäten
Sobald Sie eine Datei bei einer Aktivität hinterlegen / damit verknüpfen, wird diese auch im Servicemeldungs-Ordner "Aktivitäten" automatisch hinterlegt.
- Chats
Sobald Sie eine Datei in einem Chat mit dem Kunden oder bei der internen Notiz hinterlegen, wird diese im Servicemeldungs-Ordner "Chats" automatisch hinterlegt. Dieser untergliedert sich nochmals in einen Unterordner namens "intern" (Dokumentablagen aus der internen Notiz) und "extern" (Dokumentablagen aus dem Chat mit dem Kunden).
- E-Mails
Sobald Sie eine E-Mail aus einer Servicemeldung mit einem Dateianhang versenden, eine E-Mail mit Dateianhang als Antwort erhalten, oder eine E-Mail mit Dateianhang an die Servicemeldung anhängen, werden die Dateien der E-Mails im Servicemeldung-Ordner "E-Mails" automatisch hinterlegt.
