Der Installateur hat telefonisch einen neuen Termin genannt, die Kollegin aus der Buchhaltung braucht die Rechnungsnummer, oder Sie übergeben vor dem Urlaub den Stand eines Wasserschadens: Für solche Abstimmungen gibt es in jeder Servicemeldung den Chat „Interne Notiz“. Er ist ausschließlich für Mitarbeiter Ihrer Hausverwaltung sichtbar – Mieter und Eigentümer sehen ihn nicht.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Liste auf den Titel der gewünschten Servicemeldung. Kennen Sie die Nummer, können Sie diese auch oben in das Suchfeld „Suchbegriff eingeben“ tippen.
Schritt 3:
Scrollen Sie nach unten zu den Reitern und klicken Sie auf „Chats“. Wählen Sie darunter „Interne Notiz“. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele interne Nachrichten bereits vorhanden sind.
Schritt 4:
Schreiben Sie Ihre Notiz in das Textfeld unter dem Verlauf. Wie im Kunden-Chat stehen Ihnen die Formatierungsleiste, „Vorlage hinzufügen“, Greta AI (Feld „Befehl / Prompt eintippen“) und „Anhängen“ für Dateien zur Verfügung. Angehängte Dateien werden im Reiter „Dokumente“ im Ordner „Chats“ abgelegt. Klicken Sie anschließend auf „Senden“.
Die Notiz erscheint mit Datum, Uhrzeit und Ihrem Namen im Verlauf. Alle Mitarbeiter, die Zugriff auf die Servicemeldung haben, können sie lesen und darauf antworten.
Achtung: Achten Sie vor dem Senden darauf, dass „Interne Notiz“ ausgewählt ist und nicht „Öffentlich (Kunden)“ – sonst sieht Ihr Kunde die Nachricht in der iDWELL App. Eine versehentlich gesendete Nachricht können Sie über die drei Punkte an der Nachricht bearbeiten oder löschen.
Interne Notiz, Interne Aufgaben oder Aktivität?
- Interne Notiz (Chat): für schnelle Informationen und Rückfragen im Team, z. B. „Mieter ist ab 15 Uhr erreichbar“.
- Reiter „Interne Aufgaben“: für interne Checklisten mit abhakbaren Punkten und Fortschrittsanzeige, z. B. zur Vorbereitung einer Wohnungsübergabe.
- Aktivität: für Aufgaben mit zuständigem Mitarbeiter, Wiedervorlage und Phase im Prozess, z. B. „Angebot einholen bis Freitag“.
Praxistipp: Dokumentieren Sie Telefonate mit Mietern, Eigentümern oder Handwerkern kurz als interne Notiz. So ist der Stand für Kollegen und Urlaubsvertretungen jederzeit nachvollziehbar – ohne dass jemand nachfragen muss.
Weitere Informationen
- Mit Mietern und Eigentümern schreiben: Mit Kunden chatten
- Nachrichten korrigieren: Chatnachricht bearbeiten oder löschen
- Aufgaben planen: Aktivität erstellen
- Interne Checklisten: Interne Aufgabenlisten
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
