Mieter und Eigentümer, die die iDWELL App bzw. das Kundenportal nutzen, sehen ihre Servicemeldungen dort und können mit Ihnen direkt im Chat schreiben – z. B. um Fotos vom tropfenden Wasserhahn nachzuliefern oder einen Termin für den Installateur zu bestätigen. Im Reiter „Chats“ der Servicemeldung antworten Sie Ihrem Kunden. Alle Nachrichten bleiben in der Servicemeldung dokumentiert.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Liste auf den Titel der gewünschten Servicemeldung. Kennen Sie die Nummer, können Sie diese auch oben in das Suchfeld „Suchbegriff eingeben“ tippen.
Schritt 3:
Scrollen Sie nach unten zu den Reitern und klicken Sie auf „Chats“. Die Zahl in Klammern zeigt die Anzahl der Chats. Darunter wählen Sie, mit wem Sie schreiben:
- „Öffentlich (Kunden)“: der Chat mit dem Melder der Servicemeldung (Mieter oder Eigentümer). Diese Nachrichten sieht Ihr Kunde in der iDWELL App.
- „Interne Notiz“: ein Chat nur für Mitarbeiter Ihrer Hausverwaltung – Ihr Kunde sieht ihn nicht (siehe Interne Notizen für Kollegen).
Klicken Sie auf „Öffentlich (Kunden)“. Die Zahl in Klammern zeigt die Anzahl der Nachrichten.
Oben sehen Sie den bisherigen Chatverlauf, gegliedert nach Tagen. Ihre eigenen Nachrichten stehen rechts (mit „Ich“ gekennzeichnet), die Nachrichten des Kunden links. Neben jeder Nachricht sehen Sie Datum und Uhrzeit sowie die Anzahl der „Gefällt mir“. Mit dem Pfeil-Symbol rechts oben vergrößern Sie den Chat.
Schritt 4:
Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld unter dem Verlauf. Über die Symbolleiste können Sie den Text formatieren (Schriftart, Größe, fett, kursiv, unterstrichen, Farbe, Listen, Links, Bilder und Tabellen).
- „Vorlage hinzufügen“: Wählen Sie oberhalb des Textfelds eine Textvorlage, z. B. „Dienstleister wurde verständigt“ oder „Reparaturauftrag: Rückmeldung Kunde, dass der Schaden behoben wurde“. Platzhalter wie Ticket-Nummer oder Objekt werden automatisch mit den Daten der Servicemeldung befüllt. Unter jeder Vorlage steht, wer sie angelegt hat.
- Greta AI: Beschreiben Sie im Feld „Befehl / Prompt eintippen“, was Sie mitteilen möchten (z. B. „Informiere Herrn Weiß, dass der Installateur morgen zwischen 15 und 17 Uhr kommt“), oder diktieren Sie es über das Mikrofon-Symbol. Klicken Sie auf „Erstellen“. Mit „Befehl / Prompt“, „Tonalität“ und „Länge“ steuern Sie das Ergebnis; „KI-Hinweis entfernen“ verhindert einen Hinweis auf die KI im Text. Den Vorschlag können Sie „Kopieren“, „Neu generieren“, mit „Text löschen“ verwerfen oder mit „Einsetzen“ in Ihre Nachricht übernehmen.
- „Anhängen“: Fügen Sie Dateien hinzu, z. B. einen Lageplan oder eine Hausordnung. Angehängte Dateien werden automatisch im Reiter „Dokumente“ der Servicemeldung im Ordner „Chats“ gespeichert.
Schritt 5:
Klicken Sie auf „Senden“. Die Nachricht erscheint im Chatverlauf, und Ihr Kunde erhält eine Benachrichtigung über die neue Nachricht (z. B. per E-Mail). Antwortet der Kunde, sehen Sie seine Nachricht im Chat. Neue Nachrichten werden in der Liste der Servicemeldungen beim Chip „Chats“ mit „Neu“ gekennzeichnet, und die Servicemeldung erscheint unter „Ungelesen“.
Hinweis: Ihr Kunde kann Chatnachrichten nur lesen und beantworten, wenn er für die iDWELL App bzw. das Kundenportal registriert ist. Für Kunden ohne Zugang nutzen Sie stattdessen eine E-Mail (Reiter „E-Mails“ → „E-Mail schreiben“ → „An Kunden“). Ob der Kunde die Servicemeldung überhaupt sieht, steuern Sie über das Auge-Symbol „Für Kunden freischalten / Für Kunden sperren“ in der Symbolleiste rechts oben.
Achtung: Prüfen Sie vor dem Senden, dass Sie im Chat „Öffentlich (Kunden)“ und nicht in „Interne Notiz“ schreiben (und umgekehrt). Ein versehentlich gesendeter Text kann über die drei Punkte an der Nachricht bearbeitet oder gelöscht werden.
Praxistipp: Hinterlegen Sie für wiederkehrende Rückmeldungen – „Auftrag erteilt“, „Termin vereinbart“, „Schaden behoben“ – Textvorlagen. Das spart Zeit und sorgt für einheitliche, professionelle Antworten im ganzen Team.
Weitere Informationen
- Nachrichten korrigieren: Chatnachricht bearbeiten oder löschen
- Interne Abstimmung: Interne Notizen für Kollegen
- Kunden per E-Mail anschreiben: E-Mails in der Servicemeldung schreiben
- Fremdsprachige Meldungen verstehen: Texte übersetzen
- Vorlagen anlegen: Vorlage für Chatnachrichten in Servicemeldungen erstellen
- So sieht die App für Ihre Kunden aus: Servicemeldungen von Mietern und Eigentümern
Video: Die iDWELL App für Mieter und Eigentümer
Im Tutorial #23 zeigen wir Ihnen, wie Ihre Kunden die iDWELL App nutzen – inklusive Chat zur Servicemeldung.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
