Hausverwaltungen arbeiten meist mit vielen Dienstleistern zusammen, die sich je nach Objekt und Gewerk unterscheiden: In der Adlerstraße kümmert sich Installateur A um Sanitärschäden, in der Bachgasse Installateur B, und die Aufzugsfirma ist für alle Gebäude dieselbe. Damit Sie bei jeder Servicemeldung sofort den richtigen Dienstleister vor Augen haben, schlägt iDWELL im Widget „Dienstleister“ unter „Favoriten“ automatisch passende Dienstleister vor. Mit einem Klick auf „+“ übernehmen Sie den Vorschlag.
Die drei Zuordnungsregeln
- „Nur Gebäude“: Es werden alle Dienstleister vorgeschlagen, die dem Gebäude der Servicemeldung zugeordnet sind – unabhängig von der Kategorie. Beispiel: Sind 13 Dienstleister der „Adlerstraße 28“ zugeordnet, erscheinen bei jeder Servicemeldung dieses Gebäudes alle 13.
- „Nur Kategorie“: Es werden alle Dienstleister vorgeschlagen, die der Kategorie (dem Gewerk) zugeordnet sind – unabhängig vom Gebäude. Beispiel: Alle Dienstleister für „Versicherungsfall“ erscheinen bei jeder Servicemeldung dieser Kategorie.
- „Gebäude und Kategorie“: Es werden nur Dienstleister vorgeschlagen, die sowohl dem Gebäude als auch der Kategorie zugeordnet sind. Beispiel: Nur der Glaser, der für die „Adlerstraße 28“ und die Kategorie „Fenster“ hinterlegt ist. Das ist die genaueste Regel.
Schritt A: Gebäude und Kategorien beim Dienstleister hinterlegen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Dienstleister“ und öffnen Sie den gewünschten Dienstleister.
Schritt 2:
Im Dienstleister-Profil sehen Sie in den Reitern „Gebäude“ und „Kategorien“, wofür er bereits zuständig ist; im Reiter „Servicemeldungen“ alle Servicemeldungen, denen er zugewiesen ist.
Schritt 3:
Klicken Sie auf „Gebäude & Kategorien bearbeiten“. Im Fenster „Gebäude- & Kategorienzuordnung für Dienstleister“ wählen Sie links die „Kategorie“ und rechts die „Gebäude“, für die der Dienstleister zuständig ist. Eine Zeile bildet eine Kombination (Kategorie ↔ Gebäude). Mit „+ Neue Kombination hinzufügen“ legen Sie weitere Kombinationen an, z. B. wenn der Dienstleister in einem Gebäude für Sanitär und in einem anderen auch für Heizung zuständig ist. Der Papierkorb rechts löscht eine Kombination. Klicken Sie auf „Speichern“.
Schritt B: Zuordnungsregel festlegen (Administratoren)
Schritt 4:
Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen → „Einstellungen“ → links „Unternehmen“ → Reiter „Workflows“. Im Abschnitt „Dienstleister“ finden Sie:
- „Zuordnung der Dienstleister“: „Nur Gebäude“, „Nur Kategorie“ oder „Gebäude und Kategorie“.
- „Dienstleister in Servicemeldungen allen Nutzern anzeigen“: „Erlaubt“ = alle Mitarbeiter sehen die zugewiesenen Dienstleister.
- „Details der Dienstleister in Servicemeldungen allen Nutzern anzeigen“: „Erlaubt“ = alle Mitarbeiter sehen auch Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
Schritt C: Favoriten in der Servicemeldung nutzen
Schritt 5:
Öffnen Sie eine Servicemeldung (Hauptmenü → „Servicemeldungen“ → Servicemeldung anklicken). Im Widget „Dienstleister“ erscheinen unter „Favoriten“ die passenden Dienstleister. Das Info-Symbol zeigt die aktive Regel. Klicken Sie neben dem gewünschten Dienstleister auf „+“ und anschließend auf „Speichern“, um ihn zuzuweisen.
Gut zu wissen: Warum werden keine Favoriten angezeigt? Entweder hat die Servicemeldung kein Gebäude bzw. keine Kategorie, oder es ist kein Dienstleister für genau diese Kombination hinterlegt. Prüfen Sie die Zuordnung im Dienstleister-Profil oder wählen Sie die Regel „Nur Gebäude“, wenn Sie pro Gebäude ohnehin nur wenige Dienstleister haben.
Hinweis: Favoriten sind Vorschläge – zugewiesen ist ein Dienstleister erst, wenn Sie ihn mit „+“ übernehmen und speichern. Je nach Einrichtung des Workflow-Bots kann ein Dienstleister aber auch automatisch zugewiesen werden.
Weitere Informationen
- Dienstleister manuell zuweisen: Dienstleister zuweisen
- Mitarbeiter automatisch zuweisen: Mitarbeiter automatisch zuweisen (Smart Matching)
- Gebäude und Kategorie einer Servicemeldung ändern: Titel, Kategorie, Melder, Gebäude und Einheit ändern
Video: Dienstleister automatisch vorerfassen
Im Tutorial #11 zeigen wir, wie Sie Dienstleister so hinterlegen, dass sie automatisch vorgeschlagen werden.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
