Ob Installateur, Elektriker, Glaser oder Aufzugsfirma: Im Widget „Dienstleister“ halten Sie fest, welche externen Firmen an einer Servicemeldung arbeiten. Ein Beispiel: Im Stiegenhaus schließt ein Fenster nicht mehr. Sie weisen der Servicemeldung den Glaser zu, schicken ihm direkt eine kurze Nachricht mit und sehen später auf einen Blick, wer beauftragt ist – auch Ihre Kolleginnen und Kollegen.
Dienstleister zuweisen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Tipp: Über „Filter“ oben links oder die Suche in der Kopfzeile finden Sie eine bestimmte Servicemeldung schnell, z. B. nach Nummer, Titel oder Gebäude.
Schritt 3:
In der rechten Spalte finden Sie das Widget „Dienstleister“. Darin sehen Sie:
- „Zugewiesene Dienstleister“: die bereits zugewiesenen Firmen mit E-Mail-Adresse.
- „Favoriten“: Dienstleister, die iDWELL für diese Servicemeldung vorschlägt. Fahren Sie mit der Maus über das Info-Symbol neben „Favoriten“, sehen Sie, nach welcher Regel die Vorschläge entstehen (z. B. „Gebäude & Kategorie“).
Schritt 4:
Variante A – Favorit übernehmen: Klicken Sie rechts neben einem Favoriten auf „+“. Der Dienstleister wird in die Auswahl übernommen und das Bearbeitungsfeld öffnet sich.
Variante B – beliebigen Dienstleister wählen: Klicken Sie rechts oben im Widget auf den Stift „Bearbeiten“ und dann in das Feld „Auswählen“. Es erscheint die Liste aller Dienstleister aus Ihrer Dienstleisterverwaltung. Tippen Sie einen Teil des Namens ein (z. B. „Elektro“) und setzen Sie das Häkchen beim gewünschten Dienstleister. Sie können mehrere Dienstleister auswählen.
Schritt 5:
Unter dem Auswahlfeld sehen Sie alle ausgewählten Dienstleister:
- „x“ neben einem Namen entfernt ihn aus der Auswahl, „Alle entfernen“ leert die Auswahl.
- „Alle anzeigen“ / „Weniger anzeigen“ klappt die Liste auf und zu.
- „Kurzmitteilung hinzufügen“: Setzen Sie das Häkchen, um dem Dienstleister beim Zuweisen eine kurze Nachricht mitzuschicken. Über „(Einladungstext anpassen)“ öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Text schreiben oder eine „Textvorlage“ auswählen, z. B. „Bitte um Terminvereinbarung mit dem Mieter“.
Schritt 6:
Klicken Sie auf „Speichern“. Die Dienstleister erscheinen nun unter „Zugewiesene Dienstleister“. Mit „Abbrechen“ verwerfen Sie die Änderung (iDWELL fragt zur Sicherheit nach).
Dienstleister entfernen
Klicken Sie im Widget auf den Stift „Bearbeiten“, entfernen Sie den Dienstleister mit dem „x“ neben seinem Namen (oder mit „Alle entfernen“) und klicken Sie auf „Speichern“.
Kontaktdaten des Dienstleisters
Fahren Sie mit der Maus über einen Dienstleister, erscheint seine Visitenkarte mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Mit dem Kopieren-Symbol übernehmen Sie die E-Mail-Adresse, mit „Profil öffnen“ gelangen Sie zum Dienstleister-Profil (Hauptmenü → „Dienstleister“) mit allen zugeordneten Gebäuden, Kategorien und Servicemeldungen.
Dem Dienstleister schreiben
Um den Dienstleister zu beauftragen oder nachzufragen, schreiben Sie ihm direkt aus der Servicemeldung eine E-Mail: im Reiter „E-Mails“ über „E-Mail schreiben“ oder in einer Aktivität über das Drei-Punkte-Menü „⋮“ → „E-Mail an Dienstleister senden“. Zugewiesene Dienstleister werden dabei als Empfänger vorgeschlagen, und die gesamte Korrespondenz bleibt in der Servicemeldung dokumentiert.
Externe Personen freischalten
Im Widget „Für Externe freigeschaltet“ geben Sie externen Personen – z. B. einem Gutachter, einem Dienstleister-Mitarbeiter oder einem Versicherungsvertreter – Zugriff auf genau diese eine Servicemeldung. Klicken Sie auf „+“ („Externe Personen hinzufügen“), wählen Sie die Person aus der Liste Ihrer externen Kontakte, setzen Sie bei Bedarf „Kurzmitteilung hinzufügen“ und klicken Sie auf „Speichern“.
Hinweis: Freigeschaltete Externe sehen nur diese eine Servicemeldung und keinen anderen Bereich Ihres iDWELL-Portals. Über die Servicemeldung können sie mit Ihnen kommunizieren und Dateien hochladen. Entfernen Sie die Person wieder, verliert sie den Zugriff.
Dienstleister mehrerer Servicemeldungen ändern
In der Liste der Servicemeldungen setzen Sie die Checkboxen und wählen „Aktionen“ → „Dienstleister ändern“, z. B. wenn ein Wartungsunternehmen gewechselt hat.
Gut zu wissen: Ihr Administrator legt unter Einstellungen → „Unternehmen“ → „Workflows“ im Abschnitt „Dienstleister“ fest, ob Dienstleister und deren Details in Servicemeldungen allen Nutzern angezeigt werden und nach welcher Regel die Favoriten vorgeschlagen werden.
Weitere Informationen
- Mehr zu den Favoriten finden Sie hier: Dienstleister automatisch vorauswählen (Favoriten)
- E-Mails schreiben: E-Mails in der Servicemeldung schreiben
- Mehrere Servicemeldungen bearbeiten: Massenbearbeitung von Servicemeldungen
- Mitarbeiter zuweisen: Mitarbeiter zuweisen und entfernen
- Aktivitäten: Aktivitäten in der Servicemeldung
Video: Wenn der Handwerker nicht reagiert
Im Tutorial #25 zeigen wir, wie Sie Dienstleister über die Servicemeldung beauftragen und nachfassen.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
