Standardmäßig hat jeder Mitarbeiter in iDWELL seinen eigenen Lesestatus: Eine neue Servicemeldung bleibt für jeden so lange ungelesen, bis er sie selbst geöffnet hat. Arbeiten mehrere Kolleginnen und Kollegen gemeinsam an einer Liegenschaft, führt das schnell zu doppelter Arbeit – zwei Personen öffnen dieselbe neue Wasserschaden-Meldung, weil sie bei beiden noch fett angezeigt wird. Ihr Administrator kann deshalb einstellen, dass der Lesestatus für alle zuständigen Mitarbeiter gemeinsam gilt.
So stellen Sie den gemeinsamen Lesestatus ein
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie „Einstellungen“.
Schritt 2:
Wählen Sie links „Unternehmen“ und oben den Reiter „Workflows“. Im Bereich „Servicemeldungen“ finden Sie den Abschnitt „Lesestatus“ mit vier Einstellungen, die Sie jeweils auf „Erlaubt“ oder „Nicht erlaubt“ setzen:
- „Servicemeldung für alle zuständigen Mitarbeiter als gelesen markieren, sobald einer von ihnen sie öffnet“ – öffnet Mitarbeiter A die Servicemeldung, ist sie auch für die Mitarbeiter B, C usw. gelesen.
- „Servicemeldung für alle zuständigen Mitarbeiter als ungelesen markieren, sobald einer von ihnen sie als ungelesen markiert“ – setzt jemand die Servicemeldung bewusst auf ungelesen, sehen alle Zuständigen sie wieder fett.
- „E-Mail für alle als gelesen markieren, sobald ein Mitarbeiter sie in einer Servicemeldung öffnet“ – gilt für E-Mails im Reiter „E-Mails“ der Servicemeldung.
- „E-Mail für alle als ungelesen markieren, sobald ein Mitarbeiter sie in einer Servicemeldung als ungelesen markiert“.
Schritt 3:
Klicken Sie rechts oben im Bereich auf „Änderungen speichern“. Die Einstellung gilt ab sofort für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens.
Hinweis: Die Einstellungen betreffen nur die zuständigen Mitarbeiter, also jene, die im Widget „Mitarbeiter“ der Servicemeldung eingetragen sind. Diese Einstellungen können nur Benutzer mit Administratorrechten ändern.
Praxistipp: Arbeiten Sie im Team mit gemeinsamer Zuständigkeit (z. B. Objektbetreuer und Assistenz), empfiehlt sich „Erlaubt“ für die Servicemeldungen. Hat jeder seine eigenen Liegenschaften, ist der persönliche Lesestatus („Nicht erlaubt“) meist übersichtlicher.
Weitere Informationen
- Selbst als gelesen oder ungelesen markieren: Servicemeldungen als gelesen oder ungelesen markieren
- Wer zuständig ist: Mitarbeiter zuweisen und entfernen
- Automatische Zuweisung: Mitarbeiter automatisch zuweisen (Smart Matching)
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
