Die Abwicklung eines Versicherungsschadens ist aufwendig: Mehrere Handwerker stellen Rechnungen, die Versicherung zieht einen Selbstbehalt ab, und am Ende müssen Sie gegenüber Eigentümern und Versicherung genau belegen, welche Kosten wann erstattet wurden. Die Rechnungsübersicht einer Servicemeldung beantwortet genau diese Fragen:
- Welche Kosten sind für welche Leistungen entstanden?
- Welche Rechnungen sind bezahlt, offen, teilbezahlt oder abgelehnt?
- Wie hoch ist der Selbstbehalt laut Versicherungspolizze und was zahlt die Versicherung?
- Wie viel ist von der Kostenschätzung (Reserve) noch offen?
Rechnungsübersicht öffnen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Öffnen Sie die betreffende Servicemeldung. In der rechten Spalte finden Sie das Widget „Rechnungsübersicht“ mit der aktuellen Rechnungssumme und – falls hinterlegt – der Kostenschätzung. Klicken Sie im Widget auf das Stift-Symbol. Die Rechnungsübersicht öffnet sich in einem neuen Browser-Tab.
Hinweis: Sehen Sie das Widget nicht, ist es eventuell ausgeblendet oder zugeklappt. Über die Symbolleiste rechts oben können Sie ausgeblendete Widgets wieder einblenden. Eine Rechnung können Sie außerdem jederzeit über „Neu hinzufügen“ → „Mehr anzeigen“ → „Rechnung“ oder über das „+“-Symbol rechts oben → „Rechnung hinzufügen“ anlegen.
Grunddaten für Steuer, Selbstbehalt und Reserve festlegen
Schritt 3:
Im oberen Bereich der Rechnungsübersicht hinterlegen Sie die Rahmendaten des Vorgangs:
- Steuer: Wählen Sie „Inkl. Steuer“, wenn die erfassten Beträge Bruttobeträge sind, oder „Exkl. Steuer“ für Nettobeträge. Bei „Inkl. Steuer“ tragen Sie unter „Steuer in %“ den Steuersatz ein (z. B. 20 in Österreich, 19 in Deutschland).
- Selbstbehalt*: Wählen Sie über das kleine Auswahlfeld, ob der Selbstbehalt als fester Betrag in € oder in % angegeben wird. Bei Prozentangaben können Sie zusätzlich einen Min. (EUR)- und einen Max. (EUR)-Betrag hinterlegen, so wie er in vielen Versicherungspolizzen vereinbart ist.
- Kostenschätzung (Reserve): optional die geschätzten Gesamtkosten bzw. die bei der Versicherung gemeldete Reserve.
Klicken Sie auf „Speichern“. iDWELL berechnet darunter automatisch:
- Gesamtbetrag: die Summe aller erfassten Rechnungen.
- Offener Betrag: wie viel von der Kostenschätzung (Reserve) nach Abzug der Versicherungsleistung noch offen ist.
- Selbstbehalt: der vom Gesamtbetrag abgezogene Selbstbehalt unter Berücksichtigung von Minimum und Maximum.
- Zahlungsbetrag Versicherung: Gesamtbetrag abzüglich Selbstbehalt – also der Betrag, den die Versicherung erstattet.
Hinweis: Alle Angaben können Sie jederzeit nachträglich ändern. Die Berechnungen werden dann automatisch aktualisiert.
Rechnungen hinzufügen und verwalten
Schritt 4:
Klicken Sie im Reiter „Alle Rechnungen“ rechts auf „+ Neue Rechnung hinzufügen“, laden Sie den Beleg hoch und füllen Sie die Felder aus (Rechnungsnummer, Forderung, Offener Betrag, BIC, IBAN, Leistungsart, Zahlungsmethode, Dienstleister, Zahlungsempfänger, Zahlungsdatum, Hinweis). Alternativ markieren Sie ein vorhandenes Dokument im Reiter „Dokumente“ als Rechnung.
Die Liste zeigt pro Rechnung: Rechnungsnummer (mit Chip „Dokumente“ für den hinterlegten Beleg), Leistungsart, Dienstleister, Zahlungsempfänger, Forderung, Fällige Summe, Selbstbehalt, Zahlungsbetrag Versicherung, Zahlungsmethode und Zahlungsdatum. Über die Symbolleiste aktualisieren Sie die Liste, ändern die Spalten und stellen die Anzahl pro Seite ein.
Rechnung bearbeiten oder löschen
Schritt 5:
Fahren Sie mit der Maus über die Zeile der Rechnung und klicken Sie ganz rechts auf „⋮“:
- Bearbeiten: öffnet die Rechnung, z. B. um den Zahlungsstatus nach der Überweisung auf „Bezahlt“ zu setzen und das Zahlungsdatum einzutragen.
- Löschen: entfernt die Rechnung nach einer Sicherheitsabfrage aus der Rechnungsübersicht.
Achtung: Gelöschte Rechnungen können nicht wiederhergestellt werden. Es gibt kein Archiv für Rechnungen.
Praxisbeispiel: Heizungsreparatur mit Versicherungsbeteiligung
Ein Heizkörper in Top 001 bleibt kalt, der Installateur tauscht das Thermostatventil. Die Gebäudeversicherung sieht einen Selbstbehalt von 10 % vor, mindestens 150 €, höchstens 500 €. Die Reserve wurde mit 300 € gemeldet.
- Steuer: Inkl. Steuer, Steuer in %: 20
- Selbstbehalt: 10 %, Min. (EUR): 150, Max. (EUR): 500
- Kostenschätzung (Reserve): 300 €
- Rechnung RE-2026-1187 über 268,56 €, Leistungsart „Rechnung DL“, Zahlungsmethode „Zu bezahlen“
Ergebnis: 10 % von 268,56 € wären 26,86 € – da der Mindestselbstbehalt 150 € beträgt, setzt iDWELL automatisch 150,00 € an. Der Zahlungsbetrag Versicherung beträgt damit 118,56 €, der offene Betrag der Reserve 181,44 €. Kommen weitere Rechnungen hinzu (z. B. Trocknung, Malerarbeiten), aktualisieren sich alle Beträge automatisch.
Praxistipp: Nutzen Sie die Rechnungsübersicht nicht nur bei Versicherungsschäden, sondern auch bei größeren Instandhaltungen oder Sanierungen. Mit der Kostenschätzung als Budget sehen Sie jederzeit, wie viel Spielraum noch bleibt – ideal für Rückfragen des Beirats oder die nächste Eigentümerversammlung.
Weitere Informationen
- Rechnung direkt aus einem Dokument erfassen: Dokument als Beleg oder Rechnung kennzeichnen
- Auswahlwerte anpassen: Zahlungsarten und Leistungsarten konfigurieren
- Rechnungen exportieren: Servicemeldungen exportieren
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
