Release Note vom 31.08.2026

Wir freuen uns, Ihnen die neuesten Updates in iDWELL vorstellen zu können! Diese Funktionen helfen Ihnen, Zeit zu sparen, Ihre Daten übersichtlich zu halten und den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. 

⌛️ Sie haben keine Zeit, sich das Release Note im Detail durchzulesen? Kein Problem! Jeden 1. bzw. 2. Freitag im Monat gibt es eine Live Masterclass, geleitet von Anna Matzenberger, um Sie kurz und kompakt durch die wichtigsten Neuerungen samt Praxisbeispiele durchzuführen. 👉 Melden Sie sich hier an. 

📱 NEU: iDWELL GO – Ihre Immobilienverwaltung für unterwegs

In den vergangenen Monaten haben wir intensiv an einer neuen mobilen Lösung für Immobilienverwalter gearbeitet. Jetzt ist es so weit: Die erste Version von iDWELL GO wurde veröffentlicht, damit sie im Arbeitsalltag genau das liefert, was für Sie zählt: Geschwindigkeit, Übersicht und Flexibilität.

Ob bei Objektbegehungen, Außenterminen oder zwischen zwei Meetings:
Mit iDWELL GO haben Sie Ihre Verwaltung immer dabei.

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📝 Automatische Ticket-Zusammenfassungen durch Greta AI

Greta AI kann nun komplexe Ticket-Verläufe lesen und fasst den aktuellen Stand für Sie in wenigen Sätzen zusammen. So sparen Sie sich langes Einlesen bei umfangreichen Schadensfällen.

👔 Smart Matching: Jobrollen für schnellere Mitarbeiter-Zuordnung

Wenn Sie die Kategoriezuordnung bei Ihren Mitarbeitern für das Smart Matching in den Servicemeldungen nutzen, dann könnte diese Funktion für Sie hilfreich sein:  Ab sofort können Sie Mitarbeitern übergeordnete Jobrollen zuweisen (z. B. „Technischer Verwalter“ oder „Buchhalter“). Die entsprechenden Kategorien sind dann automatisch immer dieser Jobrolle zugeordent.

• Warum das praktisch ist: Sie müssen neuen Mitarbeitern nicht mehr mühsam dutzende einzelne Schadens- und Anfragekategorien manuell zuweisen. Die Angabe der Rolle reicht völlig aus.

• 💡 Praxisbeispiel: Ein neuer Kollege startet im technischen Team. Statt Häkchen bei 30 verschiedenen Kategorien (Wasserschaden, Heizung, Aufzug etc.) zu setzen, wählen Sie einfach die Rolle „Technischer Verwalter“ aus. Alle relevanten Ticket-Kategorien werden automatisch für ihn freigeschaltet.

🤖 Automatisches Abschließen von Servicemeldungen

Es gibt jetzt einen intelligenten Mechanismus, der den Status einer Servicemeldung automatisch auf „Abgeschlossen“ setzt, sobald alle dazugehörigen Aufgaben und Aktivitäten auf „Erledigt“ gesetzt wurden.

• Warum das praktisch ist: Verhindert veraltete, offen stehende Tickets im System und erspart Ihnen das manuelle Schließen per Hand.

• 💡 Praxisbeispiel: Nach Reparatur einer Aufzugsstörung markieren Sie die Reparaturkontrolle und die Rechnungsfreigabe als erledigt. iDWELL GO schließt die Servicemeldung daraufhin automatisch für Sie ab.

🛡 Archiverungsschutz für offene Servicemeldungen

In den Einstellungen können Sie nun exakt festlegen, bei welchem Status eine Servicemeldung nicht archiviert werden darf.

• Warum das praktisch ist: Sie verhindern versehentliches Archivieren von Vorgängen, die eigentlich noch bearbeitet werden müssen.

• 💡 Praxisbeispiel: Sie stellen ein, dass Vorgänge im Status „Wartet auf Angebot“ niemals archiviert werden dürfen. So stellen Sie sicher, dass keine unvollständigen Fälle im Archiv untergehen.

📑 Vorschau-Funktion von Servicemeldungen (inkl. Greta AI-Zusammenfassung)

Nachrichtenverlauf direkt nebeneinander sehen (Split-View). Zusätzlich erstellt die künstliche Intelligenz Greta AI eine automatische Zusammenfassung des Falls.

• Warum das praktisch ist: Sie müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Tabs hin- und herwechseln oder lange E-Mail-Verläufe durchlesen.

• 💡 Praxisbeispiel: Ein Wasserschaden zieht sich über Wochen mit vielen E-Mails von Handwerkern und Mietern. Greta AI fasst Ihnen in drei Sätzen zusammen, was bisher geschah – und Sie sehen den aktuellen Stand auf einen Blick, während Sie parallel das Angebot prüfen.

🔍 Suche nach archivierten Daten (Gebäude, Einheiten, Kunden & E-Mails)

Über die Suche finden Sie ab sofort auch archivierte Objekte, ehemalige Mieter/Eigentümer sowie archivierte E-Mails.

• Warum das praktisch ist: Früher eingestellte Liegenschaften oder historische Korrespondenzen gehen nicht verloren und sind sekundenschnell wieder griffbereit.

• 💡 Praxisbeispiel: Ein ehemaliger Eigentümer einer vor zwei Jahren verkauften Eigentumswohnung fragt nach einer alten Reparatur-E-Mail. Sie geben den Namen in die Suche ein und finden die archivierten Daten sofort wieder.

📝 Servicemeldungen direkt aus Aushängen erstellen

Wenn im digitalen Schwarzen Brett ein Beitrag gepostet wird, können Sie daraus nun mit nur einem Klick direkt eine neue Servicemeldung erstellen.

• Warum das praktisch ist: Sie müssen Daten nicht mehr händisch kopieren oder neu abtippen.

• 💡 Praxisbeispiel: Ein Mieter postet versehentlich eine Schadensmeldung („Licht im Keller geht nicht“) als Aushang am schwarzen Brett. Sie wandeln diesen Beitrag direkt in ein Bearbeitungs-Ticket um.

✉️ Individueller Betreff bei Einladungen zum Portalbeitritt

Beim Versenden von Einladungen an Mieter oder Eigentümer zur Nutzung des iDWELL-Portals können Sie den E-Mail-Betreff jetzt frei und individuell anpassen.

• Warum das praktisch ist: Erhöht die Wiedererkennung und die Bereitschaft der Nutzer, sich im Portal anzumelden (besonders wichtig z. B. für Genossenschaften).

• 💡 Praxisbeispiel: Statt eines Standard-Betreffs schreiben Sie: „Wichtig: Ihr persönlicher Zugang zum Kundenportal der Wohnbaugenossenschaft Musterheim“.

🎨 Neues, modernes Design für Chatprofile & Profile am schwarzen Brett

Die Profilansichten bei Aushängen am schwarzen Brett sowie die Chatprofile wurden für alle Nutzer-Portale komplett überarbeitet und erstrahlen im neuen Redesign. In Kürze folgen die Profile zu Einheiten, Gebäuden, Kunden, Dienstleistern & Objektgruppen. 

Anstehende Weiterentwicklungen rund um Greta AI: 

• 📚 Die KI-Wissensdatenbank: Greta wird zur Expertin für Ihren Bestand. Sie beantwortet Ihnen Fragen zu Tickets oder Stammdaten und findet Informationen in hinterlegten Dokumenten & E-Mails blitzschnell wieder. Schon bald direkt als Chat in Ihrem iDWELL Portal hinterlegt!

• 📊 KI-generierte Berichte aus Servicemeldungen: Egal ob für die nächste Eigentümerversammlung, einen anstehenden Gerichtsprozess oder den Austausch mit dem Asset Manager – bereiten Sie Ihre Daten künftig ohne jeden Excel-Aufwand vor. Greta analysiert den gesamten Kommunikationsverlauf, Fristen sowie den Arbeitsaufwand pro Ticket und erstellt daraus fertige, aussagekräftige Berichte. So haben Sie für jede Zielgruppe und jeden Einsatzzweck sofort den perfekten, lückenlosen Leistungsnachweis parat.

• 📄 Intelligenter Dokumenten-Kontext (z. B. Hausordnungen): Greta lernt, Dokumente im richtigen Kontext zu lesen. Wenn Sie beispielsweise eine Beschwerde wegen Ruhestörung bearbeiten, durchsucht Greta die angehängte Hausordnung und nimmt in Ihrem Antwort-Entwurf automatisch präzisen Bezug auf die exakte, relevante Passage.

Sonstige Weiterentwicklungen:

• Optimierung der Benachrichtigungen (Benachrichtigungscenter): Wir überarbeiten die Benachrichtigungen im Portal für Sie von Grund auf. Freuen Sie sich auf flexible Einstellungsmöglichkeiten darüber, welcher Nutzer im Team über welche Ereignisse benachrichtigt werden möchte. 
• Zeiterfassung & wiederkehrende Aufgaben: Erfassen Sie künftig mit wenigen Klicks den exakten Zeitaufwand für die Bearbeitung von Servicemeldungen und Aktivitäten direkt im System. Das erleichtert nicht nur Ihr internes Controlling, sondern bietet Ihnen auch die perfekte, lückenlose Grundlage für die Abrechnung von Sonderleistungen gegenüber Eigentümern.
• Kunden-, Gebäude-, Einheits-, und Dienstleisterprofil im Redesign: Nach den Servicemeldungen verpassen wir auch allen anderen Stammdaten-Bereichen eine moderne und nutzerfreundliches Oberfläche für noch mehr Übersicht bei der Datenpflege und ein einheitliches Design im gesamten Portal.
• Übersichtlichere Darstellung von Dateianhängen in Servicemeldungen: Viele von Ihnen wünschen sich einen "Sammelordner", in welchem alle Dateien aus E-Mails und Chats einheitlich gespeichert sind. Wir überlegen uns aktuell ein Konzept, wie man dies technisch am besten umsetzen kann.