Nicht jeder Eigentümer nutzt die App oder hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Damit z. B. die Einladung zur Eigentümerversammlung trotzdem alle erreicht, versenden Sie Dokumente direkt aus einem DocFlow als echten Brief: mit der E-Post. iDWELL übergibt das Dokument digital an einen zertifizierten Postdienstleister, der es druckt, kuvertiert, frankiert und zustellt – ohne Drucker, Papier und Gang zur Post.
So funktioniert die E-Post
- Die E-Post ist Teil der DocFlows. Sie wählen den Versandweg in der Phase „Speichern & verteilen“ je Empfänger (Spalte „E-Post“).
- Welche Empfänger standardmäßig per E-Post beliefert werden, legen Sie in den Versandregeln fest (z. B. alle Kunden ohne E-Mail-Adresse).
- Für jeden Brief werden Credits verbraucht – abhängig von Seitenanzahl, Farb- oder Schwarz-Weiß-Druck, ein- oder beidseitigem Druck, Umschlag und ggf. Einschreiben.
- Briefe können auch als Einschreiben versendet werden.
- Den Versand verfolgen Sie im Ergebnis des DocFlows in der Spalte „E-Post Status“.
Guthaben (Credits) ansehen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie rechts oben in der Kopfleiste auf Ihren Namen und wählen Sie „Einstellungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie im Einstellungsmenü links auf „E-Post - Guthaben verwalten“. Oben sehen Sie Ihr „Aktuelles Guthaben“ sowie die „Ausgaben im aktuellen Monat“ in Credits.
Darunter finden Sie alle Buchungen mit den Spalten Transaktions-ID, Erstellt von, Transaktion (z. B. „Guthaben abbuchen“ für einen versendeten Brief), Verknüpfte Transaktion, Anmerkungen (z. B. für welchen Empfänger und aus welchem DocFlow), Credits und Aktualisiert am. Über „Filter“, „Aktualisieren“ und den Stift (Spalten anpassen) arbeiten Sie wie in anderen Listen.
Hinweis: Über die Schaltfläche „Guthaben ändern“ werden Credits gebucht („Guthaben aufladen“ oder „Guthaben korrigieren“, mit Betrag und Anmerkung). Credits erwerben Sie über Ihren iDWELL-Ansprechpartner bzw. unter support@idwell.com; die Gutschrift erscheint anschließend hier als Transaktion.
Credits im DocFlow
Im Kopfbereich jedes DocFlows sehen Sie unter „Verfügbare Credits (E-Post)“, wie viele Credits Ihnen aktuell zur Verfügung stehen. Mit dem Pfeilsymbol daneben aktualisieren Sie den Wert. Nach dem Versand zeigt der DocFlow stattdessen die „Verbrauchten Credits“.
Achtung: Reicht Ihr Guthaben nicht aus, kann der DocFlow nicht per E-Post versendet werden. Prüfen Sie das Guthaben daher rechtzeitig vor wichtigen Fristen, z. B. der Einladung zur Eigentümerversammlung.
Wichtig für den Briefversand
- Die Empfängeradresse muss im Sichtfenster des Umschlags an der richtigen Stelle stehen, sonst kann die Post den Brief nicht maschinell verarbeiten.
- Briefe, die werktags rechtzeitig abgesendet werden, werden am selben bzw. nächsten Tag produziert und an die Post übergeben.
Weitere Informationen
- Preise, Pakete und Credits finden Sie hier: E-Post: Preismodelle und Credits
- Wann Ihre Briefe ankommen, lesen Sie hier: E-Post: Versand- und Lieferzeiten
- Wie Sie den Versand Ihrer Briefe nachverfolgen, lesen Sie hier: E-Post: Briefversand verfolgen
- Wie Sie Briefe per Einschreiben versenden, lesen Sie hier: E-Post: Briefe per Einschreiben versenden
- Wie Ihr Adressfeld aussehen muss, damit die Post den Brief maschinell verarbeiten kann, lesen Sie hier: E-Post: Adressfeld richtig gestalten
- Wie Sie die Standard-Versandwege festlegen, lesen Sie hier: Versandregeln einstellen
- Alles zur Phase „Speichern & verteilen“ finden Sie hier: DocFlow Phase 4: Speichern und verteilen
Video: Briefe per E-Post versenden
In diesem Tutorial sehen Sie, wie Sie einen DocFlow per E-Post als echten Brief versenden.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
