Welche Daten werden aus IGEL nach iDWELL übertragen?

In der beigefügten Tabelle können Sie genau nachvollziehen, welche Datenfelder aus IGEL in welche entsprechenden Felder in iDWELL übertragen werden. Sie sehen auf einen Blick, wie die Datenzuordnung (Mapping) erfolgt.

Tabelle mit Datenfeldern ansehen

Um die Datenqualität und eine transparente Zusammenarbeit sicherzustellen, bitten wir Sie, die folgenden Hinweise zu beachten:

• Aktualität und Vollständigkeit: Diese Dokumentation basiert auf der aktuellsten Version des Datenaustauschs zwischen iDWELL & IGEL (Stand: November 2026). Die korrekte und vollständige Befüllung der Quellfelder in Ihrem ERP-System liegt in Ihrer Verantwortung. Fehlerhafte Quelldaten führen zu fehlerhaften Zieldaten in iDWELL.

• Änderungen der Datenübertragung: Bei zukünftigen Änderungen der Datenübertragung durch uns werden wir diese Dokumentation zeitnah aktualisieren und Sie entsprechend informieren. Sollten Sie eigenständig Änderungen an den Datenfeldern oder der Übertragungslogik in Ihrem ERP-System vornehmen, müssen Sie uns umgehend informieren.

• Diese Dokumentation dient ausschließlich informatorischen Zwecken. Sie ist keine rechtsverbindliche Zusicherung bestimmter Eigenschaften oder Funktionen des Datenaustausches zu IGEL, es sei denn, dies ist explizit in Ihrem Hauptvertrag oder einer Service Level Agreement (SLA) anders geregelt.

• Wir übernehmen keine Haftung für Schäden, die durch die Nutzung, Interpretation oder fehlerhafte Anwendung dieser Dokumentation entstehen, oder für Schäden, die durch unautorisierte Änderungen an der Konfiguration oder der Datenstruktur in Ihrem ERP-System verursacht werden.

So funktioniert der Datenaustausch

• Übertragungsweg: API (IGEL-Schnittstelle), automatische Synchronisation nachts

• Richtung: Die Stammdaten werden aus IGEL nach iDWELL übertragen. IGEL ist das führende System – Änderungen an Stammdaten nehmen Sie bitte immer in IGEL vor, da manuelle Änderungen in iDWELL bei der nächsten Synchronisation überschrieben werden können.

• Rückübertragung nach IGEL: in iDWELL erstellte Servicemeldungen werden an IGEL übertragen, inkl. öffentlicher Kommentare, angehängter Dateien und Bewertungen; optional auch Statusänderungen (Offen, Terminiert, Erledigt, Abgelehnt). Voraussetzung ist eine Zuordnung der iDWELL-Kategorien zu den IGEL-Meldungsarten.

• Dokumente: Übernommen werden Gebäudedokumente (dem Objekt zugeordnet) und Mieter-/Eigentümerdokumente (dem Bestandnehmervertrag zugeordnet, Ablage im Profil der Person), außerdem Dokumente zu Servicemeldungen und deren Kommentaren sowie das Gebäudebild. Office-Dateien (doc, docx, docm, xls, xlsx, xlsm, pptx, pptm) werden standardmäßig nicht übernommen. Je nach Konfiguration können nur bestimmte IGEL-Dokumentarten importiert bzw. für Mieter/Eigentümer sichtbar geschaltet werden. Geänderte Dokumente (neues Erfassungsdatum oder Dateiname) werden erneut geladen.

Wichtige Regeln beim Import

• Die Synchronisation läuft automatisch jede Nacht; zusätzlich kann sie manuell gestartet werden.

• Für Gebäude, die in iDWELL archiviert oder gelöscht wurden, werden keine Daten mehr übernommen (außer eine Wiederherstellung ist aktiviert).

• Einzelne IGEL-Objekte können vom Import ausgeschlossen werden.

• Es wird die als Hauptadresse gekennzeichnete Objektadresse verwendet, ansonsten die erste Adresse. Straße und Ort sind Pflicht.

• Existiert eine Adresse bereits bei einem anderen Gebäude, wird die Objektnummer vorangestellt.

• Eine Einheitennummer muss zusammen mit dem Eingang innerhalb eines Gebäudes eindeutig sein.

• Pro Einheit wird der erste Bestandnehmervertrag verknüpft; weitere Mitbewohner werden über die Vertragspartner des Vertrags übernommen.

• Verträge mit Vertragsende in der Vergangenheit werden nicht mehr verknüpft.

• Personen werden nur importiert, wenn sie einem Bestandnehmervertrag oder Objekt zugeordnet sind. Personen ohne aktive Einheit und ohne Eigentum werden archiviert.

• Die erste E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer wird als Login verwendet, weitere werden als zusätzliche Kontakte gespeichert. Ist eine E-Mail-Adresse bereits bei einer anderen Person vergeben, wird sie je nach Schnittstellenversion als Kontakt gespeichert.

• Namen und Login-Daten, die in iDWELL manuell geändert wurden, werden nicht überschrieben.

• Zuständige Verwalter werden nur bestehenden Verwalter-Nutzern in iDWELL zugeordnet (Abgleich über E-Mail), aber nie neu angelegt (optional).

• Dienstleister (Professionisten) werden optional importiert.

• Servicemeldungen aus IGEL werden optional importiert, wahlweise begrenzt auf die letzten 1, 3 oder 6 Monate. Status-Zuordnung: O → Offen, B → Terminiert, E → Erledigt, A → Abgelehnt.

• Je nach Konfiguration werden bereits vorhandene Gebäude, Adressen, Einheiten und Profile bei der Synchronisation aktualisiert oder unverändert gelassen.

Übersicht der übertragenen Datenfelder

Hier finden Sie mehr Informationen:

• Regeln für eine korrekte Stammdatenübertragung aus IGEL
• Wie oft und wann werden die Stammdaten aus IGEL synchronisiert?
• Wie wird ein Aushang aus IGEL am schwarzen Brett gesteuert?
• Wie werden Dokumente aus IGEL in die App überspielt?
• Können Kunden aus IGEL zur App eingeladen werden?
• Wie werden Servicemeldungen aus der App im IGEL WF-Manager bearbeitet?
• Integrationsprotokoll - Erklärung
• Integrationsprotokoll - Fehlermeldungsanalyse