Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten

Sie haben dem Installateur aus der Servicemeldung einen Auftrag geschickt – woher wissen Sie, dass er geantwortet hat? Antworten von Dienstleistern, Mietern und Eigentümern landen in iDWELL direkt in der jeweiligen Servicemeldung. Damit Ihnen keine Rückmeldung entgeht, zeigt iDWELL neue Nachrichten an mehreren Stellen an, und Sie können sich zusätzlich per E-Mail benachrichtigen lassen. Hier erfahren Sie, welche Benachrichtigungen es gibt und wo Sie sie einstellen.

So erkennen Sie neue Nachrichten in Servicemeldungen

Geht zu einer Servicemeldung eine neue E-Mail oder Chatnachricht ein, gilt die Servicemeldung für Sie als ungelesen. Sie erkennen das an:

• der roten Zahl neben „Servicemeldungen“ im Hauptmenü,
• der roten Zahl neben „Ungelesen“ im Untermenü der Servicemeldungen,
• der fetten Schrift der Servicemeldung in der Liste und dem Zusatz „Neu“ neben dem Hinweis „E-Mails“ bzw. „Chats“ unter dem Titel.

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Die rote Zahl neben „Servicemeldungen“ zeigt, wie viele Servicemeldungen Neuigkeiten enthalten. Klicken Sie auf „Servicemeldungen“.

Klicken Sie im Untermenü links unter „Aktiv“ auf „Ungelesen“. Die Liste zeigt jetzt nur Servicemeldungen mit Neuigkeiten – z. B. mit der Antwort des Dienstleisters.

Öffnen Sie die Servicemeldung. Die neue E-Mail finden Sie unten im Reiter „E-Mails“, eine neue Chatnachricht im Reiter „Chats“. Sobald Sie die Servicemeldung geöffnet haben, gilt sie für Sie als gelesen. Möchten Sie später daran erinnert werden, klicken Sie in der Symbolleiste rechts oben auf „Als ungelesen markieren“.

E-Mail-Benachrichtigungen einstellen

Zusätzlich zu den Hinweisen im Portal können Sie sich per E-Mail über Neuigkeiten benachrichtigen lassen. Wie oft, legt jeder Mitarbeiter für sich selbst fest.

Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie „Einstellungen“. Sie landen im Bereich „Persönliches“, Reiter „Nutzerkonto“. Wählen Sie im Feld „E-Mail-Benachrichtigungen“ das gewünschte Intervall:

• „Sofort“: Sie erhalten die Benachrichtigung gleich, wenn es Neuigkeiten gibt.
• „Stündlich“: Neuigkeiten werden gesammelt und einmal pro Stunde verschickt.
• „Einmal täglich“: eine Zusammenfassung pro Tag.
• „Nie“: keine E-Mail-Benachrichtigungen; Sie sehen Neuigkeiten nur im Portal.

Klicken Sie anschließend rechts oben auf „Änderungen speichern“.

Einstellungen für das ganze Team (Administrator)

Ihr Administrator kann unter Einstellungen → „Unternehmen“ → Reiter „Workflows“ im Bereich „Servicemeldungen“ festlegen, wie iDWELL auf neue Nachrichten reagiert:

• Lesestatus: ob eine Servicemeldung bzw. eine E-Mail für alle zuständigen Mitarbeiter als gelesen oder ungelesen gilt, sobald einer von ihnen sie öffnet bzw. als ungelesen markiert.
• Status: ob eine abgeschlossene Servicemeldung automatisch wieder auf „In Bearbeitung“ wechselt, wenn eine neue E-Mail-Antwort oder eine neue Nachricht im öffentlichen Chat eingeht. So fällt eine späte Rückmeldung des Dienstleisters sofort auf.

Weitere Informationen

• Gelesen/ungelesen im Detail: Servicemeldungen als gelesen oder ungelesen markieren
• Gemeinsamer Lesestatus: Lesestatus für alle zuständigen Mitarbeiter
• Automatischer Statuswechsel: Bei neuer E-Mail automatisch „In Bearbeitung“
• E-Mail an den Dienstleister schreiben: E-Mail aus einer Servicemeldung versenden
• Intervall der E-Mail-Benachrichtigungen: E-Mail-Benachrichtigungen einstellen