Mit DocFlows versenden Sie Dokumente gesammelt an viele Empfänger – per App, E-Mail oder Post. Gehört der Versand zu einem bestimmten Vorgang, verknüpfen Sie DocFlow und Servicemeldung: z. B. das Informationsschreiben an alle Eigentümer zur Strangsanierung, die Auftragsbestätigung an mehrere Beteiligte eines Wasserschadens oder die Einladung zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung. So sehen Sie in der Servicemeldung sofort, welche Dokumente dazu versendet wurden – und in der DocFlow-Übersicht, zu welcher Servicemeldung ein DocFlow gehört.
DocFlow-Reiter in der Servicemeldung öffnen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Sie sehen die Liste Ihrer Servicemeldungen. Klicken Sie auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Tipp: Über „Filter“ oder die Suche oben finden Sie eine bestimmte Servicemeldung schneller.
Schritt 3:
Scrollen Sie nach unten zu den Reitern (E-Mails, Chats, Aktivitäten …). Klicken Sie so oft auf den roten Pfeil rechts, bis der Reiter „DocFlow“ erscheint, und klicken Sie darauf. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele DocFlows bereits verknüpft sind. Ist noch keiner verknüpft, sehen Sie „Kein DocFlow verfügbar“ und zwei Schaltflächen:
- „+ Neuen DocFlow erstellen“: startet einen neuen DocFlow, der automatisch mit dieser Servicemeldung verknüpft ist.
- „DocFlow verknüpfen“: verknüpft einen bereits bestehenden DocFlow mit dieser Servicemeldung.
Neuen DocFlow aus der Servicemeldung erstellen
Schritt 1:
Klicken Sie im Reiter „DocFlow“ auf „+ Neuen DocFlow erstellen“. Alternativ erreichen Sie dieselbe Funktion über das „+“ rechts oben in der Symbolleiste → „DocFlow erstellen“ oder in der Leiste „Neu hinzufügen“ über „Mehr anzeigen“ → „DocFlow“.
Schritt 2:
Füllen Sie im Fenster „Neuen DocFlow starten“ die Felder aus:
- Titel (Pflichtfeld): Bezeichnung des DocFlows, z. B. „Information Strangsanierung“.
- Objektgruppe (optional): Empfänger und Datenzuordnung werden auf die Gebäude der ausgewählten Objektgruppen beschränkt.
- Gebäude (optional): Empfänger und Datenzuordnung werden auf die ausgewählten Gebäude beschränkt.
- Verknüpfte Servicemeldungen: Die aktuelle Servicemeldung ist bereits eingetragen. Sie können weitere Servicemeldungen auswählen oder über das X bzw. „Alle entfernen“ entfernen.
- Variable: ergänzt den Dokumentennamen automatisch, z. B. um {{recipient_fullname}} (Name des Empfängers) oder {{current_date}} (aktuelles Datum).
- Dokumentenname (Pflichtfeld, max. 256 Zeichen): Die finale Bezeichnung jedes Dokuments setzt sich aus diesem Namen und der optionalen Variable zusammen. So erhält jedes Dokument pro Kunde einen eigenen Namen, z. B. „Information Strangsanierung – Maria Müller“.
Schritt 3:
Klicken Sie auf „Dokumente hinzufügen“ und wählen Sie Ihre PDF-Dateien aus. Klicken Sie anschließend auf „Erstellen“. Der DocFlow startet und führt Sie durch die Phasen Hochladen, Zuordnen & trennen, Zusammenführen, Speichern & verteilen und Ergebnis.
Achtung: Es können nur PDF-Dateien hochgeladen werden, maximal 15 Dokumente gleichzeitig. Eingescannte Dokumente können derzeit noch nicht verarbeitet werden.
Bestehenden DocFlow verknüpfen
Schritt 1:
Klicken Sie im Reiter „DocFlow“ auf „DocFlow verknüpfen“.
Schritt 2:
Im Fenster „DocFlow verknüpfen“ sehen Sie alle DocFlows mit Anzahl der Dokumente, Status (z. B. Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen), Verbrauchte Credits (für den Postversand per E-Post) und aktueller Phase. Suchen Sie den gewünschten DocFlow über „Nach DocFlow-Titel suchen“, setzen Sie links das Häkchen und klicken Sie auf „Verknüpfen“.
Hinweis: Ein DocFlow kann mit bis zu 100 Servicemeldungen verknüpft werden.
Mehrere Servicemeldungen mit einem DocFlow verknüpfen
Sie möchten z. B. die Auftragsbestätigungen für alle Servicemeldungen eines Gebäudes in einem DocFlow bündeln? Markieren Sie in der Servicemeldungsliste die gewünschten Servicemeldungen und klicken Sie oben auf „Aktionen“ → „DocFlow verknüpfen“ (bestehender DocFlow) oder „Neuen DocFlow erstellen“ (neuen DocFlow für die markierten Servicemeldungen starten).
Hinweis: In der Servicemeldungsliste zeigt der Hinweis „DocFlow n“ unter dem Titel, wie viele DocFlows mit einer Servicemeldung verknüpft sind. In der DocFlow-Übersicht (Hauptmenü „DocFlows“) sehen Sie in der Spalte „Servicemeldung“, zu welcher Servicemeldung ein DocFlow gehört.
Weitere Informationen
- Wie ein DocFlow Schritt für Schritt abläuft, lesen Sie hier: DocFlow starten – Schritt für Schritt
- Was DocFlows sind und wofür Sie sie einsetzen, lesen Sie hier: DocFlows: Einführung und Praxisbeispiele
- Wie Sie aus der DocFlow-Übersicht eine Servicemeldung verknüpfen, lesen Sie hier: DocFlows: Servicemeldung mit DocFlow verknüpfen
- Wie Sie Versandwege festlegen, lesen Sie hier: DocFlows: Versandregeln einstellen
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
