Aktivitäten in der Servicemeldung

Aktivitäten sind die konkreten Aufgaben innerhalb einer Servicemeldung – zum Beispiel „Installateur beauftragen“, „Rückmeldung an den Mieter“ oder „Schaden behoben?“. Viele Aktivitäten entstehen automatisch aus dem Prozess der Kategorie, weitere legen Sie jederzeit selbst an. Jede Aktivität hat einen zuständigen Mitarbeiter, optional eine Wiedervorlage, ein Label und Notizen. So wissen alle im Team, wer was bis wann erledigen muss.

Offene Aktivitäten auf einen Blick

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.

Sie sehen nun die Liste aller aktiven Servicemeldungen. Klicken Sie auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Unter dem Titel sehen Sie bereits, wie viele Aktivitäten eine Servicemeldung enthält (z. B. „Aktivitäten 5“).

Unter der Beschreibung finden Sie den Bereich „Offene Aktivitäten (n)“. Ein Klick klappt die Liste aller noch nicht erledigten Aktivitäten dieser Servicemeldung auf – mit Status, Titel, Phase, Mitarbeiter, Sichtbarkeit, Wiedervorlage und Label. Ein weiterer Klick klappt sie wieder zu.

Der Reiter Aktivitäten

Scrollen Sie in der geöffneten Servicemeldung nach unten zu den Reitern und klicken Sie auf den Reiter „Aktivitäten“. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Aktivitäten die Servicemeldung enthält.

Hier sehen Sie alle Aktivitäten, gruppiert nach Phasen. Jede Aktivität zeigt:

• Status oben links: bei Checklisten „Offen“ bzw. „Erledigt“ (Kreis anklicken = erledigt), bei Ja/Nein-Fragen die Auswahl Ja oder Nein.
• Symbol der Aktivitätsart (z. B. Telefon, Brief, Kalender) und den Titel. Erledigte Aktivitäten werden durchgestrichen.
• Hinweiszeile (hinterlegt mit ⓘ): die Notiz zur Aktivität, z. B. „Textvorlage E01.06 verwenden“ oder „Ja → Auftrag geht automatisch an den Installateur“.
• Automations n: Diese Aktivität ist mit einer Automatisierung verknüpft. Je nach Antwort (z. B. „Ja“) löst iDWELL automatisch eine Aktion aus, etwa eine E-Mail an den Dienstleister oder einen Aushang.
• E-Mails n / Dokumente n: verknüpfte E-Mails bzw. angehängte Dokumente – ein Klick öffnet die Liste.
• Mitarbeiter (Avatar), Wiedervorlage (grün = in der Zukunft, orange = heute, rot = überfällig) und Label (z. B. „Hoch“).
• rechts das Auge (Sichtbarkeit für Kunden) und ⋮ für alle weiteren Aktionen.
• links die sechs Punkte: Halten und ziehen Sie eine Aktivität, um ihre Reihenfolge zu ändern.

Über ⋮ rechts neben einer Aktivität öffnen Sie das Menü mit allen Aktionen:

• „Aktivität bearbeiten“ – öffnet das Bearbeitungsfenster (alternativ einfach auf den Titel klicken).
• „Für Kunden freischalten“ / „Für Kunden sperren“ – steuert, ob Mieter bzw. Eigentümer die Aktivität sehen.
• „Als erledigt markieren“ – schließt die Aktivität ab.
• „E-Mail an Dienstleister senden“ / „E-Mail an Kunden senden“ – öffnet eine neue E-Mail mit vorausgefülltem Empfänger; die E-Mail wird automatisch mit der Aktivität verknüpft.
• „E-Mail verknüpfen“ – zeigt die mit der Aktivität verknüpften E-Mails.
• „Vom Desktop hinzufügen“, „Aus dem Dokumentenarchiv hinzufügen“, „Aus dem Servicemeldungsordner hinzufügen“ – hängt Dokumente an die Aktivität an.

Mit „Neue Aktivität hinzufügen“ (rechts über den Phasen, unter jeder Phase oder in der Leiste „Neu hinzufügen“ unter der Beschreibung) legen Sie eine weitere Aktivität an.

Weitere Informationen

• Aktivität erstellen
• Aktivität bearbeiten
• Aufgabentypen: Checkliste und Ja/Nein-Frage
• Prozessstrahl und Phasen
• Aktivitätenübersicht und Filter

Video: Aktivitäten im Redesign

Im Tutorial #1 zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Aktivitäten in der neuen Oberfläche arbeiten.