Prozessstrahl und Phasen

Jede Servicemeldung kann einem Prozess folgen, der in mehrere Phasen gegliedert ist – zum Beispiel bei einer Sanitärmeldung „1. Beauftragung → 2. Angebotseinholung → 3. Buchhaltung“. Jede Phase enthält die Aktivitäten, die in diesem Abschnitt zu erledigen sind. So sehen Sie und Ihr Team bei einem verstopften Abfluss oder einem Wasserschaden auf einen Blick, wo der Vorgang gerade steht und was als Nächstes zu tun ist.

Woher kommt der Prozess?

Welcher Prozess mit welchen Phasen und Aktivitäten in einer Servicemeldung startet, hängt von der Kategorie der Servicemeldung ab. Ihre Administratoren hinterlegen die Prozesse je Kategorie in den Einstellungen unter „Prozess-Strukturen“. Wird eine Servicemeldung erstellt (vom Kunden in der App, von Ihnen oder aus einer E-Mail), übernimmt iDWELL automatisch den passenden Prozess.

Den Prozessstrahl lesen

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.

Sie sehen nun die Liste aller aktiven Servicemeldungen. Klicken Sie auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Unter dem Titel sehen Sie bereits, wie viele Aktivitäten eine Servicemeldung enthält (z. B. „Aktivitäten 5“).

Direkt unter dem Titel der Servicemeldung sehen Sie den Prozessstrahl mit allen Phasen des Prozesses. Die Farbe zeigt den Stand jeder Phase: Noch nicht gestartete Phasen sind hell dargestellt, laufende Phasen und abgeschlossene Phasen werden farbig hervorgehoben.

Öffnen Sie weiter unten den Reiter „Aktivitäten“. Hier sind die Aktivitäten nach Phasen gruppiert. In der Kopfzeile jeder Phase sehen Sie:

• Fortschritt (z. B. „0/5“): erledigte Aktivitäten von allen Aktivitäten der Phase. Der farbige Balken unter der Phase zeigt den Fortschritt grafisch.
• Briefsymbol mit Zahl: Anzahl der E-Mails, die mit Aktivitäten dieser Phase verknüpft sind.
• Büroklammer mit Zahl: Anzahl der Dokumente, die an Aktivitäten dieser Phase angehängt sind.
• Auge: Sichtbarkeit der Phase für Ihre Kunden.
• ⋮ (drei Punkte): Menü mit „Aktivität hinzufügen“ und „Für Kunden freischalten“ (gilt für alle Aktivitäten der Phase).
• Pfeil neben dem Phasennamen: klappt die Phase auf oder zu.

Phasen starten und hinzufügen

Phasen, die noch nicht begonnen haben, zeigen rechts die Anzahl ihrer Aktivitäten und die Schaltfläche „Phase starten“. Mit einem Klick starten Sie die Phase; ihre Aktivitäten werden dann aktiv und erscheinen bei den offenen Aktivitäten. Ganz unten fügen Sie mit „Neue Phase hinzufügen“ eine zusätzliche Phase nur für diese Servicemeldung hinzu (Name eingeben und speichern).

Prozess wechselt bei geänderter Kategorie

Ändern Sie die Kategorie einer Servicemeldung (Stift neben „Kategorie“), fragt iDWELL im Fenster „Prozesse ändern“, ob Sie die „Alte Aktivitäten behalten“ oder „Neue Aktivitäten starten“ möchten. Bei „Neue Aktivitäten starten“ ersetzt der Prozess der neuen Kategorie den bisherigen; der alte Prozess wird archiviert und kann bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Prozesse einrichten (für Administratoren)

Die Prozesse je Kategorie verwalten Sie unter Einstellungen → „Prozess-Strukturen“. Dort legen Sie pro Prozess den Titel, die Kategorie, die Phasen („Phase hinzufügen“) und die Aktivitäten je Phase fest. Pro Phase sind bis zu 50 Aktivitäten möglich.

Weitere Informationen

• Mehr zu Aktivitäten finden Sie hier: Aktivitäten in der Servicemeldung
• Mehr zum automatischen Start der ersten Phase: Phasen automatisch starten
• Kategorie ändern: Titel, Kategorie, Melder, Gebäude und Einheit ändern
• Alten Prozess zurückholen: Überschriebene Aktivitäten wiederherstellen

Video: Der Workflow-Bot erklärt

Im Tutorial #33 zeigen wir, wie Workflow-Bot, Kategorien und Prozesse zusammenspielen.