Die Filtermöglichkeiten in den Servicemeldungen sind sehr vielfältig. Damit Sie im Tagesgeschäft nichts übersehen – vom dringenden Wasserschaden bis zur überfälligen Rückmeldung an einen Eigentümer –, empfehlen wir Ihnen die folgenden bewährten Filterkombinationen. Speichern Sie jede davon einmalig als Filtervorlage und starten Sie Ihren Arbeitstag mit einem Klick.
Empfohlene Filterkombinationen
- Meine To-dos für heute: Mitarbeiter = Aktueller Nutzer · Status = Offen + In Bearbeitung · Wiedervorlage = Heute
- Überfällige Servicemeldungen: Status = Offen + In Bearbeitung · Wiedervorlage = Abgelaufen
- Dringend: Label = z. B. Priorität hoch · Status = Offen + In Bearbeitung
- Ungelesene E-Mails: E-Mail = Ungelesene E-Mails
- Noch nicht zugewiesen: Mitarbeiter = Ohne Zuweisung · Status = Offen
- Ohne Wiedervorlage: Wiedervorlage = Ohne Wiedervorlage · Status = Offen + In Bearbeitung – so rutscht keine Servicemeldung durch.
- Urlaubsvertretung: Mitarbeiter = Name der zu vertretenden Kollegin bzw. des Kollegen · Status = Offen + In Bearbeitung
- Zustellprobleme: E-Mail = E-Mails mit Fehlermeldungen – hier sehen Sie, wo eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte.
Praxistipp: Alle Kombinationen lassen sich zusätzlich mit Gebäude oder Objektgruppe verbinden. Betreuen Sie z. B. eine Gruppe besonders großer oder wichtiger Liegenschaften, legen Sie dafür eigene Filtervorlagen an.
So legen Sie eine empfohlene Filtervorlage an
Am Beispiel „Meine To-dos für heute“:
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie links oberhalb der Liste auf „Filter“.
Schritt 3:
Klicken Sie auf „Mitarbeiter“ und setzen Sie das Häkchen bei „Aktueller Nutzer“. So zeigt die Vorlage bei jedem Mitarbeiter automatisch dessen eigene Servicemeldungen – ideal für eine Vorlage, die Sie für alle veröffentlichen.
Schritt 4:
Klicken Sie auf „Status“ und wählen Sie „Offen“ und „In Bearbeitung“. Klicken Sie danach auf „Wiedervorlage“ und wählen Sie „Heute“.
Schritt 5:
Klicken Sie unten auf „Mehr anzeigen“ → „Neu speichern“, geben Sie einen Namen ein (z. B. „01 Meine To-dos für heute“) und klicken Sie auf „Speichern“. Wenn alle Kollegen die Vorlage nutzen sollen, aktivieren Sie vorher „Filtervorlage für alle Mitarbeiter veröffentlichen“.
Für die anderen Kombinationen gehen Sie genauso vor. Beispiele für die Felder „E-Mail“ und „Label“:
Praxistipp: Statt „Heute“ können Sie bei der Wiedervorlage auch „Abgelaufen“ und „Heute“ gemeinsam auswählen. So sehen Sie alles, was bis heute erledigt sein sollte, in einer einzigen Liste.
Weitere Informationen
- Alle Filterfelder und Filtervorlagen im Detail erklären wir hier: Servicemeldungen filtern und Filtervorlagen speichern
- Mehr zu Wiedervorlagen finden Sie hier: Wiedervorlage setzen und ändern
- Mehr zu Labels finden Sie hier: Labels vergeben und entfernen
- Wie Sie Servicemeldungen an eine Vertretung übergeben, lesen Sie hier: Urlaubsvertretung zuweisen
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