Mit dem Filter stellen Sie sich genau die Servicemeldungen zusammen, die Sie gerade brauchen – z. B. alle offenen Wasserschäden in einem bestimmten Gebäude, alle Servicemeldungen mit überfälliger Wiedervorlage oder alle Meldungen, die noch keinem Mitarbeiter zugewiesen sind. Häufig benötigte Filterkombinationen speichern Sie als Filtervorlage und rufen sie danach mit einem Klick wieder auf.
Filter setzen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie links oberhalb der Liste auf „Filter“. Es öffnet sich das Fenster „Filter erstellen / bearbeiten“.
Schritt 3:
Klicken Sie auf ein Datenfeld, nach dem Sie filtern möchten, z. B. „Wiedervorlage“. Das Feld klappt auf und zeigt alle Auswahlmöglichkeiten. Über das Eingabefeld „Auswählen“ können Sie die Liste durchsuchen. Setzen Sie ein Häkchen bei einem oder mehreren Werten, z. B. „Abgelaufen“ und „Heute“. Die rote Zahl neben dem Feldnamen zeigt, wie viele Werte Sie in diesem Feld ausgewählt haben.
Schritt 4:
Kombinieren Sie bei Bedarf weitere Datenfelder, z. B. „Status“ = Offen und In Bearbeitung. Klicken Sie anschließend unten auf „Anwenden“.
Hinweis: Wählen Sie innerhalb eines Feldes mehrere Werte aus (z. B. Status Offen und In Bearbeitung), werden Servicemeldungen angezeigt, die einen dieser Werte haben. Füllen Sie mehrere Felder aus (z. B. Status und Wiedervorlage), müssen alle Bedingungen gleichzeitig zutreffen.
Schritt 5:
Die Liste zeigt nun nur noch die passenden Servicemeldungen. Oberhalb der Liste sehen Sie alle aktiven Filter als Schaltflächen (z. B. „Status“, „Wiedervorlage“). Ein Klick darauf zeigt die ausgewählten Werte, die Sie dort auch direkt anpassen können. Die Anzahl der Treffer sehen Sie rechts oberhalb der Liste.
Hinweis: Möchten Sie einen bestehenden Filter ändern, klicken Sie erneut auf „Filter“. Schließen Sie das Fenster mit „Abbrechen“ oder dem X, fragt iDWELL nach, ob Sie die Änderungen wirklich verwerfen möchten („Verwerfen“ bzw. „Zurück“).
Alle Filterfelder im Überblick
Bei den meisten Feldern finden Sie zuerst die Optionen „Ohne …“ und „Mit …“ (z. B. „Ohne Gebäude“ / „Mit Gebäude“). Damit finden Sie Servicemeldungen, bei denen das Feld leer bzw. befüllt ist – ideal, um unvollständige Servicemeldungen aufzuspüren. Darunter wählen Sie konkrete Werte aus.
- Nr.: eine oder mehrere Servicemeldungsnummern, z. B. 2386.
- Titel: Stichwort aus dem Titel, z. B. „Heizung“.
- Kategorie: Ohne Kategorie, Mit Kategorie oder bestimmte Kategorien, z. B. Aufzugsstörung oder Sanitär.
- Melder (Mieter / Eigentümer): die Person, die die Servicemeldung gemeldet hat. Mit „Aktueller Nutzer“ finden Sie Servicemeldungen, die Sie selbst gemeldet haben.
- Gebäude, Objektgruppe, Einheit: jeweils Ohne, Mit oder bestimmte Gebäude, Objektgruppen bzw. Einheiten.
- Mitarbeiter: „Aktueller Nutzer“ (Servicemeldungen, die Ihnen zugewiesen sind), „Ohne Zuweisung“ (keinem Mitarbeiter zugewiesen), „Mit Zuweisung“ oder bestimmte Mitarbeiter.
- Status: Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Abgelehnt.
- Verknüpfte Servicemeldungen: Ohne Verknüpfungen, Mit Verknüpfungen oder Servicemeldungen, die mit einer bestimmten Servicemeldung verknüpft sind.
- Bewertung: Ohne Bewertung, Mit Bewertung oder eine bestimmte Bewertung, die Ihre Kunden in der App abgegeben haben.
- Label: Ohne Label, Mit Label oder bestimmte Labels, z. B. „Priorität hoch“.
- Dienstleister: Ohne zugewiesene(n) Dienstleister, Mit zugewiesenem Dienstleister oder bestimmte Dienstleister.
- Wiedervorlage: Ohne Wiedervorlage, Mit Wiedervorlage, Abgelaufen, Heute, Diese Woche, Nächste Woche, Dieses Monat oder „Zeitraum auswählen“ (frei wählbarer Zeitraum).
- Erstellt von, Aktualisiert von, Erledigt von: wer die Servicemeldung angelegt, zuletzt geändert bzw. erledigt hat (inkl. „Aktueller Nutzer“).
- Erstellt am, Aktualisiert am, Erledigt am: Datum bzw. Zeitraum, den Sie über den Kalender auswählen.
- E-Mail: Ohne E-Mail-Adresse, Mit E-Mails, Gelesene E-Mails, Ungelesene E-Mails und E-Mails mit Fehlermeldungen (z. B. nicht zustellbare E-Mails).
- Chatnachrichten: Ohne Chatnachrichten, Mit Chatnachrichten, Mit internen Notizen, Mit Kundenchat.
- Dokumente: Ohne Anhänge oder Mit Anhängen.
- Extern zugewiesen: Ohne Zuweisung, Mit Zuweisung oder bestimmte externe Personen, für die die Servicemeldung freigeschaltet wurde (z. B. ein Anwalt oder eine Hausbetreuung).
- Phase: die aktuelle Phase des Prozesses, z. B. „1. Beauftragung“. Unter „Standard“ und „Individuell angelegt“ finden Sie die Phasen aus den Standardprozessen bzw. aus Ihren eigenen Prozessen.
- Verfügt über offene Aufgaben: Schalter – zeigt nur Servicemeldungen mit offenen Aktivitäten.
- Verfügt über Rechnungen: Schalter – zeigt nur Servicemeldungen, in deren Rechnungsübersicht Rechnungen erfasst sind.
- Sichtbarkeit: Für Kunden gesperrt oder Für Kunden sichtbar.
- Objektnummer: Ohne, Mit oder bestimmte Objektnummern Ihrer Gebäude.
- Adresseingang: Ohne, Mit oder bestimmte Eingänge bzw. Stiegen eines Gebäudes.
Hinweis: Ob eine Servicemeldung gelesen oder ungelesen ist, filtern Sie nicht im Filterfenster, sondern über das Untermenü links: „Aktiv“ → „Gelesen“ bzw. „Ungelesen“. Die rote Zahl neben „Ungelesen“ zeigt, wie viele Servicemeldungen Neuigkeiten enthalten, die Sie noch nicht gesehen haben.
Filter als Filtervorlage speichern
Damit Sie eine Filterkombination nicht jedes Mal neu zusammenstellen müssen, speichern Sie sie als Filtervorlage.
Schritt 1:
Stellen Sie im Fenster „Filter erstellen / bearbeiten“ Ihre Filter zusammen. Klicken Sie unten auf „Mehr anzeigen“. Es erscheinen die Optionen:
- „Zurücksetzen“: entfernt alle ausgewählten Werte im Fenster.
- „Neu speichern“: speichert die aktuelle Auswahl als neue Filtervorlage.
- „Filtervorlage auswählen“: lädt eine bestehende Filtervorlage in das Fenster.
Schritt 2:
Klicken Sie auf „Neu speichern“. Im Fenster „Neue Filtervorlage erstellen“ geben Sie einen Namen ein, z. B. „01 Meine To-dos für heute“. Möchten Sie die Vorlage auch Ihren Kollegen zur Verfügung stellen, aktivieren Sie den Schalter „Filtervorlage für alle Mitarbeiter veröffentlichen“. Klicken Sie auf „Speichern“.
Praxistipp: Filtervorlagen werden alphabetisch bzw. nach Nummern sortiert. Nummerieren Sie Ihre Vorlagen nach Wichtigkeit (z. B. „01 …“, „02 …“), damit die wichtigsten Vorlagen ganz oben stehen.
Schritt 3:
Gespeicherte Filtervorlagen rufen Sie künftig direkt oberhalb der Liste über das Feld „Filtervorlage auswählen“ auf. Tippen Sie einen Teil des Namens ein, um die Liste einzugrenzen, und klicken Sie auf die gewünschte Vorlage. Vorlagen mit einem Schloss-Symbol sind private Vorlagen, die nur Sie sehen. Vorlagen ohne Schloss wurden für alle Mitarbeiter veröffentlicht.
Filtervorlage bearbeiten oder löschen
Schritt 1:
Klicken Sie auf „Filter“ und öffnen Sie oben im Fenster die Auswahl „Filtervorlage auswählen“. Fahren Sie mit der Maus über die gewünschte Vorlage und klicken Sie rechts auf den Stift.
Schritt 2:
Das Fenster heißt nun „Filtervorlage bearbeiten / erstellen“. Hier ändern Sie den Namen, den Schalter „Filtervorlage für alle Mitarbeiter veröffentlichen“ und die Filterwerte. Mit „Speichern“ überschreiben Sie die Vorlage. Unter „Mehr anzeigen“ finden Sie zusätzlich „Neu speichern“ (als Kopie speichern) und „Filtervorlage löschen“.
Achtung: Eine für alle Mitarbeiter veröffentlichte Filtervorlage nutzen auch Ihre Kollegen. Wenn Sie diese ändern oder löschen, wirkt sich das für alle aus.
Filter kopieren und zurücksetzen
Sobald ein Filter aktiv ist, sehen Sie oberhalb der Liste drei Schaltflächen:
- „Filter als Vorlage speichern“: speichert den aktuellen Filter direkt als Filtervorlage.
- „Filter kopieren“: kopiert einen Link zur gefilterten Liste in die Zwischenablage. Diesen Link können Sie z. B. als Lesezeichen im Browser speichern oder einem Kollegen schicken.
- „Filter zurücksetzen“: entfernt alle aktiven Filter und zeigt wieder die vollständige Liste. Gespeicherte Filtervorlagen bleiben dabei erhalten.
Praxistipp: Gefilterte Servicemeldungen können Sie anschließend gesammelt bearbeiten (z. B. einem Mitarbeiter zuweisen) oder exportieren. Setzen Sie dazu oben links das Häkchen bei „Massenauswahl“.
Weitere Informationen
- Bewährte Filterkombinationen finden Sie hier: Empfohlene Filter für den Arbeitsalltag
- Wie Sie eine bestimmte Servicemeldung finden, lesen Sie hier: Servicemeldungen suchen
- Wie Sie gefilterte Servicemeldungen gesammelt bearbeiten, lesen Sie hier: Massenbearbeitung von Servicemeldungen
- Wie Sie gefilterte Servicemeldungen exportieren, lesen Sie hier: Servicemeldungen exportieren
- Mehr zu gelesenen und ungelesenen Servicemeldungen finden Sie hier: Servicemeldungen als gelesen oder ungelesen markieren
- Wie Sie Spalten, Sortierung und Ansichten anpassen, lesen Sie hier: Servicemeldungen aufrufen und Ansichten nutzen
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
