Ein Rohrbruch im 3. Stock betrifft gleich mehrere Wohnungen: Der Verursacher, zwei Nachbarn darunter und der Versicherungsfall landen schnell in vier verschiedenen Servicemeldungen. Wenn Sie diese Servicemeldungen miteinander verknüpfen, bilden sie eine Gruppe. So sehen Sie in jeder Servicemeldung sofort alle zusammengehörigen Meldungen, finden beim Filtern nach einer Nummer automatisch die ganze Gruppe und können alle verknüpften Servicemeldungen gemeinsam bearbeiten oder informieren.
Ihre Vorteile
- Im Reiter „Verknüpfte Meldungen“ springen Sie mit einem Klick zwischen allen Servicemeldungen der Gruppe.
- In der Übersicht zeigt der Hinweis „Verknüpfte Servicemeldungen n“ unter dem Titel, dass eine Servicemeldung zu einer Gruppe gehört.
- Filtern Sie nach der Nummer einer Servicemeldung, werden alle verknüpften Servicemeldungen mit angezeigt.
- Status, Wiedervorlage, Mitarbeiter, Labels & Co. ändern Sie für die ganze Gruppe auf einmal.
- Mit dem E-Mail-Modus „Verknüpfte Servicemeldungen“ informieren Sie z. B. alle betroffenen Melder gleichzeitig – jede E-Mail wird automatisch in der richtigen Servicemeldung abgelegt.
Variante A: Servicemeldung an eine andere Servicemeldung anhängen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Sie sehen die Liste Ihrer Servicemeldungen. Klicken Sie auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Tipp: Über „Filter“ oder die Suche oben finden Sie eine bestimmte Servicemeldung schneller.
Schritt 3:
Klicken Sie rechts oben in der Symbolleiste auf das Symbol „Verknüpfte Servicemeldung“. Es öffnet sich ein Menü mit zwei Möglichkeiten:
- „Verknüpfte Servicemeldung erstellen“: legt eine neue Servicemeldung an, die automatisch mit dieser verknüpft ist (siehe Artikel „Folgemeldung aus einer Servicemeldung erstellen“).
- „An Servicemeldung anhängen“: verknüpft diese Servicemeldung mit einer oder mehreren bereits bestehenden Servicemeldungen.
Klicken Sie auf „An Servicemeldung anhängen“.
Schritt 4:
Im Fenster „Mit Servicemeldung verknüpfen“ suchen Sie die passende Servicemeldung über das Suchfeld. Tippen Sie „#“ und die Nummer ein (z. B. #2329), um gezielt nach der Nummer zu suchen – ohne „#“ durchsucht iDWELL auch Titel und Beschreibungen. Setzen Sie links das Häkchen bei einer oder mehreren Servicemeldungen. Oben sehen Sie, wie viele Sie ausgewählt haben; mit „Alle aufheben“ entfernen Sie die Auswahl. Klicken Sie dann unten auf „Anhängen“.
Hinweis: Eine Gruppe kann maximal 100 verknüpfte Servicemeldungen umfassen. Dabei werden nicht nur die ausgewählten Servicemeldungen gezählt, sondern auch alle Servicemeldungen, die bereits mit den ausgewählten verknüpft sind.
Variante B: Mehrere Servicemeldungen aus der Liste verknüpfen
Diese Variante eignet sich, wenn viele Servicemeldungen zum selben Vorgang gehören, z. B. alle Meldungen zu einem Wasserschaden in der Adlerstraße 23 aus den letzten Wochen.
Schritt 1:
Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“ und grenzen Sie die Liste über „Filter“ ein (z. B. Gebäude, Kategorie und Erstellt am).
Schritt 2:
Setzen Sie das Häkchen bei allen Servicemeldungen, die Sie anhängen möchten – nicht jedoch bei der Hauptmeldung, an die angehängt werden soll (z. B. die Servicemeldung der schadensverursachenden Wohnung). Klicken Sie oben auf „Aktionen“ → „An Servicemeldung anhängen“.
Schritt 3:
Wählen Sie im Fenster „Mit Servicemeldung verknüpfen“ die Hauptmeldung aus (Suche mit „#“ und Nummer) und klicken Sie auf „Anhängen“.
Hinweis: Das Menü „Aktionen“ erreichen Sie auch über die drei Punkte „⋮“ rechts an jeder Zeile der Liste.
Verknüpfte Servicemeldungen ansehen und gemeinsam bearbeiten
Schritt 1:
Öffnen Sie eine verknüpfte Servicemeldung. Ganz oben sehen Sie den Hinweis „Die Servicemeldung enthält weitere verknüpfte Tickets (evtl. aufgrund einer Duplikatserkennung)“. Mit „Alle ansehen“ springen Sie direkt zu den verknüpften Servicemeldungen.
Schritt 2:
Im Reiter „Verknüpfte Meldungen“ (unten in der Servicemeldung; ggf. mit dem roten Pfeil rechts zu den weiteren Reitern blättern) sehen Sie alle Servicemeldungen der Gruppe. Über „Aktiv“ und „Archiviert“ wechseln Sie zwischen aktiven und archivierten verknüpften Servicemeldungen. Klicken Sie auf eine Zeile, um die Servicemeldung zu öffnen. Oberhalb der Liste finden Sie:
- „Massenbearbeitung“: ändert Datenfelder in allen verknüpften Servicemeldungen gleichzeitig.
- „Trennen“: entfernt die aktuelle Servicemeldung aus der Gruppe.
- „+ Anhängen“: hängt weitere Servicemeldungen an die Gruppe an (gleiches Fenster wie in Variante A).
Schritt 3:
Mit „Massenbearbeitung“ öffnet sich das Fenster „Massenbearbeitung für verknüpfte Servicemeldungen“. Wählen Sie unter „Datenfeld“ aus, was Sie ändern möchten: Status, Kategorie, Wiedervorlage, Mitarbeiter, Dienstleister, Label oder Sichtbarkeit. Unter „Aktion“ legen Sie fest, wie geändert wird, z. B. „Überschreiben“ oder bei Labels „Hinzufügen“, „Überschreiben“, „Suchen und entfernen“ und „Alle entfernen“. Wählen Sie danach den neuen Wert (z. B. Status In Bearbeitung).
Mit „+ Feld hinzufügen“ ändern Sie mehrere Datenfelder in einem Schritt, mit dem Papierkorb entfernen Sie eine Zeile wieder. Aktivieren Sie „Archivierte Servicemeldungen ausschließen“, wenn archivierte Servicemeldungen der Gruppe unverändert bleiben sollen. Klicken Sie auf „Speichern“.
Hinweis: Die Massenbearbeitung kann je nach Anzahl der verknüpften Servicemeldungen einige Minuten dauern. Über „Verknüpfte Servicemeldungen ansehen“ im Fenster prüfen Sie vorher, welche Servicemeldungen betroffen sind.
Verknüpfung wieder lösen
Klicken Sie im Reiter „Verknüpfte Meldungen“ auf „Trennen“. Im Fenster „Servicemeldung trennen“ bestätigen Sie mit „Trennen“. Die Servicemeldung wird aus der Gruppe entfernt und hat danach keine Verknüpfungen mehr. Die übrigen Servicemeldungen bleiben untereinander verknüpft.
Praxistipp: Wenn Sie aus einer verknüpften Servicemeldung eine E-Mail schreiben, stellen Sie im E-Mail-Fenster den „Modus“ auf „Verknüpfte Servicemeldungen“. So informieren Sie z. B. alle betroffenen Mieter einer Liegenschaft gleichzeitig über den Stand der Trocknung. Die Empfänger sehen sich dabei nicht gegenseitig, da die E-Mails einzeln versendet werden. Jede E-Mail wird in der passenden Servicemeldung abgelegt.
Hinweis: iDWELL kann doppelte Meldungen automatisch erkennen und verknüpfen (Duplikatserkennung), z. B. wenn mehrere Mieter denselben Aufzugsausfall melden. Solche Servicemeldungen erkennen Sie am Hinweis ganz oben in der Servicemeldung.
Weitere Informationen
- Wie Sie eine neue, verknüpfte Servicemeldung anlegen, lesen Sie hier: Folgemeldung aus einer Servicemeldung erstellen
- Alle Aktionen für mehrere Servicemeldungen finden Sie hier: Massenbearbeitung von Servicemeldungen
- Wie Sie nach verknüpften Servicemeldungen filtern, lesen Sie hier: Servicemeldungen filtern und Filtervorlagen speichern
- Wie Sie mehrere Empfänger gleichzeitig anschreiben, lesen Sie hier: Serienmail aus einer Servicemeldung schreiben
Video: Automatische Duplikatserkennung
Im Tutorial #27 zeigen wir Ihnen, wie iDWELL doppelte Servicemeldungen automatisch erkennt und verknüpft.
Video: Doppelte Meldungen und große Wasserschäden
Im Tutorial #26 sehen Sie, wie Sie mit verknüpften Servicemeldungen einen großen Wasserschaden mit mehreren betroffenen Wohnungen abwickeln.
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