Massenbearbeitung von Servicemeldungen

Nach einem Sturm gehen für ein Gebäude zwanzig Schadensmeldungen ein, eine Kollegin wechselt das Team, oder Sie wollen alle erledigten Vorgänge eines Quartals archivieren: Mit der Massenbearbeitung führen Sie eine Aktion für beliebig viele Servicemeldungen gleichzeitig aus, statt jede einzeln zu öffnen.

Servicemeldungen auswählen

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.

Grenzen Sie die Liste bei Bedarf über „Filter“ ein (z. B. nach Gebäude, Kategorie, Status oder Mitarbeiter).

Setzen Sie links in der Zeile das Häkchen bei jeder Servicemeldung, die Sie bearbeiten möchten. Sobald mindestens eine Servicemeldung ausgewählt ist, erscheint oben die Schaltfläche „Aktionen“ und am unteren Bildschirmrand eine Leiste:

• Anzahl n: wie viele Servicemeldungen aktuell ausgewählt sind.
• „Alle auswählen n“: wählt alle Servicemeldungen aus, die der aktuellen Ansicht bzw. dem Filter entsprechen – auch über mehrere Seiten hinweg.
• „Alle aufheben“: entfernt die gesamte Auswahl.

Mit der Checkbox „Massenauswahl“ oben links wählen Sie alle Servicemeldungen der aktuellen Seite aus. Wie viele Servicemeldungen pro Seite angezeigt werden, stellen Sie rechts oben unter „Anzahl pro Seite“ ein.

Klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie die gewünschte Aktion. Es öffnet sich ein Dialog bzw. eine Sicherheitsabfrage; erst mit „Speichern“ bzw. „Bestätigen“ wird die Änderung für alle ausgewählten Servicemeldungen ausgeführt. Mit „Abbrechen“ schließen Sie den Dialog ohne Änderung.

Die Aktionen im Überblick

Viele Dialoge haben ein Feld „Aktion“. Das Info-Symbol daneben erklärt die Optionen:

• Hinzufügen: ergänzt die bestehenden Werte zusätzlich (z. B. ein weiterer Mitarbeiter, ein weiteres Label).
• Überschreiben: ersetzt alle bestehenden Werte durch Ihre Auswahl.
• Alle entfernen: löscht alle bestehenden Werte dieses Feldes.

• Mitarbeiter / Vertretung ändern: Dialog „Mitarbeiter zuweisen“ mit Aktion (Hinzufügen, Überschreiben, Alle entfernen), „Mitarbeiter auswählen“ (mehrere möglich; neben jedem Namen sehen Sie den Status, z. B. Registriert, Eingeladen oder Importiert) und der Checkbox „Kurzmitteilung hinzufügen“. Ideal für Urlaubsvertretungen und Übergaben.
• Dienstleister ändern: Aktion, „Dienstleister auswählen“ und optional „Kurzmitteilung hinzufügen“.
• Status ändern: setzt für alle ausgewählten Servicemeldungen denselben Status (Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Abgelehnt). Die Aktion ist hier immer „Überschreiben“.
• Wiedervorlage ändern: Aktion „Überschreiben“ mit Datum und Uhrzeit oder „Alle entfernen“, um die Wiedervorlage zu löschen.
• Label(s) ändern: Aktion (Hinzufügen, Überschreiben, Alle entfernen) und „Label auswählen“.
• Kategorie ändern: setzt über „Kategorie auswählen“ eine neue Kategorie. Da die Kategorie den Prozess bestimmt, können sich dadurch Phasen und Aktivitäten ändern.
• An Servicemeldung anhängen: verknüpft die ausgewählten Servicemeldungen mit einer anderen Servicemeldung, die Sie in einer Liste auswählen – z. B. alle Einzelmeldungen eines Rohrbruchs mit der Hauptmeldung. Maximal 100 Servicemeldungen können verknüpft sein; dabei zählen auch die Servicemeldungen mit, die bereits mit den ausgewählten verknüpft sind.
• DocFlow verknüpfen: verknüpft die Auswahl mit einem bestehenden DocFlow aus der Liste (mit Anzahl Dokumente, Status, verbrauchten Credits und Phase). Ein DocFlow kann mit bis zu 100 Servicemeldungen verknüpft werden.
• Neuen DocFlow erstellen: öffnet „Neuen DocFlow starten“ mit Titel, Objektgruppe, Gebäude und den bereits eingetragenen verknüpften Servicemeldungen. Sie können bis zu 15 Dokumente gleichzeitig hochladen; eingescannte Dokumente können derzeit noch nicht verarbeitet werden.
• Miteinander verknüpfen: verknüpft alle ausgewählten Servicemeldungen untereinander. Diese Aktion ist erst ab zwei ausgewählten Servicemeldungen aktiv.
• Als ungelesen markieren / Als gelesen markieren: ändert den Lesestatus sofort.
• Für Kunden freischalten / Für Kunden sperren: nach einer Sicherheitsabfrage sind die Servicemeldungen im Kundenportal und in der App sichtbar bzw. nicht mehr sichtbar.
• Archivieren: verschiebt die Auswahl nach einer Sicherheitsabfrage ins Archiv.

Kurzmitteilung an zugewiesene Mitarbeiter

Wenn Sie Mitarbeiter oder Dienstleister zuweisen, können Sie eine kurze Nachricht mitschicken, z. B. „Bitte bis Freitag Angebote einholen“. Setzen Sie dazu das Häkchen bei „Kurzmitteilung hinzufügen“ und klicken Sie auf „(Einladungstext anpassen)“. Im Fenster „Einladungstext anpassen“ wählen Sie eine Textvorlage oder schreiben die Nachricht selbst und klicken auf „Speichern“.

Aktionen für eine einzelne Servicemeldung

Dieselben Aktionen erreichen Sie auch ohne Häkchen: Fahren Sie mit der Maus über eine Zeile der Liste und klicken Sie rechts auf „⋮“. Die gewählte Aktion gilt dann nur für diese Servicemeldung. In der Board-Ansicht finden Sie das Menü an jeder Karte.

Weitere Informationen

• Vertretung im Urlaub: Urlaubsvertretung zuweisen
• Liste eingrenzen: Servicemeldungen filtern und Filtervorlagen speichern
• Mitarbeiter zuweisen und entfernen
• Servicemeldungen miteinander verknüpfen
• DocFlow aus einer Servicemeldung erstellen oder verknüpfen
• Servicemeldung archivieren