In der Eigentümerversammlung kommt oft die Frage: „Was macht die Hausverwaltung eigentlich den ganzen Tag?“ Hinter einer vermeintlich kleinen Meldung wie „Dach undicht“ steckt oft ein enormer Abstimmungsaufwand mit Versicherung, Gutachter, Dachdecker und Eigentümern. Mit der Kennzahl „Anzahl E-Mails“ sehen Sie für jede Servicemeldung, wie viele E-Mails dazu geschrieben bzw. empfangen wurden – und können diesen Aufwand per Export schwarz auf weiß belegen.
- Leistungsnachweis: Belegen Sie gegenüber Beirat und Eigentümern objektiv, wie viel Kommunikation ein Vorgang erfordert hat.
- Prozessoptimierung: Erkennen Sie „Zeitfresser“ mit ungewöhnlich hohem E-Mail-Aufkommen.
- Transparenz: Schaffen Sie Vertrauen durch nachvollziehbare, datengestützte Berichte.
Anzahl E-Mails in der Liste anzeigen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Symbolleiste über der Liste auf das Stift-Symbol „Spalten ändern“. Im Fenster „Spalten auswählen“ setzen Sie das Häkchen bei „Anzahl E-Mails“ (ganz unten in der Liste). Über die Punkte links neben einer Spalte können Sie die Reihenfolge per Ziehen ändern. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
Schritt 3:
Die Spalte „Anzahl E-Mails“ erscheint nun in der Liste (ggf. mit dem Pfeil rechts in der Liste nach rechts blättern). Ein Strich „–“ bedeutet, dass zu dieser Servicemeldung noch keine E-Mails vorhanden sind.
Hinweis: Die Spaltenauswahl gilt für Ihre persönliche Ansicht. Ihre Kollegen sehen ihre eigene Spaltenauswahl.
E-Mail-Aufwand exportieren (z. B. für die Eigentümerversammlung)
Schritt 4:
Schränken Sie die Liste über „Filter“ auf die gewünschten Servicemeldungen ein, z. B. auf ein Gebäude und einen Zeitraum (Feld „Erstellt am“). Wie das genau funktioniert, lesen Sie unter Servicemeldungen filtern und Filtervorlagen speichern.
Schritt 5:
Setzen Sie links oben das Häkchen bei „Massenauswahl“. Damit werden alle Servicemeldungen der aktuellen Seite ausgewählt. Umfasst Ihr Filter mehrere Seiten, klicken Sie in der Leiste am unteren Bildschirmrand auf „Alle auswählen …“, damit auch die Servicemeldungen der Folgeseiten exportiert werden. Mit „Alle aufheben“ heben Sie die Auswahl wieder auf.
Schritt 6:
Klicken Sie rechts oben auf „Export“ und wählen Sie „Datenfelder exportieren“. (Ohne Auswahl ist dieser Eintrag ausgegraut.)
Schritt 7:
Im Fenster „CSV-Export erstellen“ sind alle Datenfelder vorausgewählt. Entfernen Sie die Häkchen bei Feldern, die Sie nicht benötigen – achten Sie aber darauf, dass „Anzahl E-Mails“ ausgewählt bleibt. Klicken Sie dann auf „Export starten“.
Schritt 8:
Je nach Anzahl der Servicemeldungen kann die Erstellung einige Minuten dauern. Sie können das Fenster geöffnet lassen, bis der Download-Link erscheint, oder weiterarbeiten und die Datei später im Hauptmenü unter „Dokumente“ im Ordner „Datenexporte“ herunterladen.
Praxistipp für Excel: Markieren Sie die erste Zeile mit den Spaltenüberschriften und wählen Sie „Daten“ → „Filtern“. So können Sie z. B. nach „Anzahl E-Mails“ absteigend sortieren oder abgeschlossene Servicemeldungen ausblenden. Werden Umlaute wie ä, ö, ü oder ß nicht korrekt angezeigt, öffnen Sie die Datei über „Daten“ → „Aus Text/CSV“ und wählen als Dateiursprung „UTF-8“.
Weitere Informationen
- Alle Exportmöglichkeiten: Servicemeldungen exportieren
- Liste filtern: Servicemeldungen filtern und Filtervorlagen speichern
- Bearbeitungsdauer auswerten: Bearbeitungszeit einer Servicemeldung
- Beirat direkt informieren: Beiräte per E-Mail anschreiben
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
