Servicemeldungen im Überblick

In iDWELL wird jeder Vorgang rund um Ihre Liegenschaften als Servicemeldung dokumentiert – egal ob Wasserschaden, Eigentümeranfrage, Wohnungsübergabe oder Tagesordnungspunkt für die Eigentümerversammlung. In einer Servicemeldung laufen alle Informationen zu diesem Vorgang zusammen: E-Mails, Chats, Aktivitäten, Dokumente, Aushänge, DocFlows und Rechnungen. So sehen Sie und Ihr Team jederzeit den vollständigen Verlauf und können gegenüber Eigentümern, Mietern und Beiräten lückenlos nachweisen, was wann erledigt wurde.

Woher kommen Servicemeldungen?

• Von Ihren Kunden: Mieter und Eigentümer melden Anliegen direkt über die iDWELL App bzw. das Kundenportal. Diese Meldungen nennen wir externe Servicemeldungen.
• Von Ihnen und Ihrem Team: Sie legen Servicemeldungen selbst an, z. B. nach einem Telefonat, einer Begehung oder für eigene interne Vorgänge. Diese Meldungen nennen wir interne Servicemeldungen.
• Aus E-Mails: Aus eingehenden E-Mails erstellen Sie mit wenigen Klicks eine Servicemeldung (E-Mail-to-Ticket). Die E-Mail wird dabei automatisch in der Servicemeldung abgelegt.

Die wichtigsten Begriffe

• Status: zeigt den Bearbeitungsstand – Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Abgelehnt.
• Kategorie: beschreibt die Art des Vorgangs (z. B. Sanitär, Aufzugsstörung, Neuvermietung). Die Kategorie bestimmt, welcher Prozess mit welchen Phasen und Aktivitäten automatisch hinterlegt wird.
• Prozess und Phasen: der Prozessstrahl oben in der Servicemeldung (z. B. „1. Beauftragung → 2. Angebotseinholung → 3. Buchhaltung“) zeigt, in welchem Schritt sich der Vorgang befindet.
• Aktivitäten: konkrete Aufgaben innerhalb der Servicemeldung, z. B. „Installateur beauftragen“ oder „Rückmeldung an Kunden“.
• Wiedervorlage: Datum und Uhrzeit, zu dem Sie sich die Servicemeldung wieder ansehen möchten.
• Melder: die Person, die das Anliegen gemeldet hat (Mieter, Eigentümer oder Mitarbeiter).
• Mitarbeiter und Dienstleister: wer intern zuständig ist und welche externen Firmen beauftragt sind.
• Labels: farbige Markierungen, z. B. für Priorität oder „Warten auf Kundenantwort“.

So finden Sie die Servicemeldungen

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.

Sie sehen nun die Übersicht aller Servicemeldungen. Über das Untermenü links filtern Sie die Liste mit einem Klick:

• Aktiv: alle nicht archivierten Servicemeldungen. Darunter finden Sie Gelesen und Ungelesen. Die rote Zahl zeigt, wie viele Servicemeldungen Neuigkeiten enthalten, die Sie noch nicht gesehen haben.
• Archiviert: alle archivierten Servicemeldungen.
• Alle: aktive und archivierte Servicemeldungen gemeinsam.

Klicken Sie auf eine Servicemeldung, um sie zu öffnen. Im oberen Bereich sehen Sie auf einen Blick den Prozessstrahl mit den Phasen, die Wiedervorlage, den Melder, die Kategorie, Gebäude und Einheit sowie die Beschreibung. Darunter folgen die offenen Aktivitäten und die Reiter für E-Mails, Chats, Aktivitäten, Dokumente und mehr. Rechts finden Sie Labels, Mitarbeiter, Dienstleister und weitere Informationen.

Weitere Informationen

• Servicemeldung als Mitarbeiter erstellen
• Servicemeldungen von Mietern und Eigentümern
• Status einer Servicemeldung ändern
• Servicemeldung aus einer E-Mail erstellen

Video: Die Servicemeldungen im Überblick

Im Tutorial #34 zeigen wir Ihnen am Beispiel eines Wasserschadens, wie Sie mit den Servicemeldungen arbeiten.