Nicht jedes Anliegen kommt über die App oder per E-Mail herein. Ruft z. B. ein Eigentümer wegen eines verstopften Abflusses an oder stellen Sie bei einer Begehung einen Schaden im Stiegenhaus fest, legen Sie die Servicemeldung selbst an. So ist der Vorgang von Anfang an dokumentiert und dem richtigen Gebäude, der richtigen Einheit und dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie rechts oben auf die rote Schaltfläche „+ Servicemeldung erstellen“.
Hinweis: Sie können eine Servicemeldung auch von überall in iDWELL anlegen: Klicken Sie oben in der Kopfzeile neben dem Suchfeld auf das rote „+“ und wählen Sie „Servicemeldung erstellen“. Aus einer bestehenden Servicemeldung heraus erstellen Sie eine Folgemeldung über das „+“ in der Symbolleiste rechts.
Schritt 3:
Es öffnet sich das Fenster „Servicemeldung erstellen“. Legen Sie fest, womit die Servicemeldung verknüpft werden soll:
- „Eigentümer oder Mieter“: Wählen Sie einen Kunden aus, wenn dieser über die Servicemeldung informiert werden und (sobald Sie sie freischalten) darauf Zugriff erhalten soll. Unter jedem Namen sehen Sie, ob der Kunde bereits für die iDWELL App bzw. das Kundenportal registriert ist („Registriert“) oder nur aus Ihrer Buchhaltungssoftware übernommen wurde („Importiert“).
- „Gebäude auswählen“: Wählen Sie immer das betroffene Gebäude aus. So wird die Servicemeldung automatisch in der Historie der Liegenschaft dokumentiert und Sie finden sie später über den Filter „Gebäude“.
- „Einheiten-Nr.“: Betrifft der Vorgang eine bestimmte Wohnung oder ein Geschäftslokal (z. B. ein verstopfter Abfluss), wählen Sie zusätzlich die Einheit aus. Das Feld wird aktiv, sobald ein Gebäude gewählt ist.
- „Vertragsnummer“ (optional): Suchen Sie nach einer Vertragsnummer, um die Servicemeldung mit dem passenden Vertrag zu verknüpfen.
- „Mitarbeiter“: Legen Sie fest, welche Kollegin bzw. welcher Kollege die Servicemeldung bearbeiten soll.
Achtung: Sobald Sie einen Eigentümer oder Mieter auswählen, sind „Gebäude“ und „Einheiten-Nr.“ Pflichtfelder. Pro Servicemeldung kann nur ein Kunde als Melder hinterlegt werden.
Hinweis: Wenn Sie im Feld „Mitarbeiter“ manuell jemanden auswählen, wird die automatische Zuordnung nach Gebäude und Kategorie (Smart Matching) für diese Servicemeldung außer Kraft gesetzt. Lassen Sie das Feld leer, ordnet iDWELL den zuständigen Mitarbeiter automatisch zu. Diese Erklärung sehen Sie auch, wenn Sie mit der Maus über das Info-Symbol neben „Mitarbeiter“ fahren.
Schritt 4:
Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben. Mit „Abbrechen“ schließen Sie das Fenster, ohne eine Servicemeldung anzulegen.
Schritt 5:
Wählen Sie eine passende Kategorie für Ihren Vorgang. Je nach Kategorie werden Sie anschließend gebeten, Ihre Auswahl genauer einzugrenzen (z. B. „01. Mängel-/Schadensmeldung“ → „01.02 Wohnung“ → „Sanitär“). Wählen Sie jeweils den passenden Punkt aus. Haben Sie sich verklickt, gelangen Sie mit „00 Schritt zurück“ eine Ebene zurück.
Hinweis: Die Kategorie ist wichtig: Sie bestimmt, welcher Prozess mit welchen Phasen und Aktivitäten, welche Labels, welche Wiedervorlage und welche Mitarbeiter automatisch hinterlegt werden. Fehlt Ihnen eine Kategorie oder möchten Sie Änderungen vornehmen, besprechen Sie dies bitte mit Ihrem Teamleiter bzw. Administrator. Der iDWELL Kundensupport unterstützt Sie gerne dabei, Ihre Prozesse zu definieren.
Schritt 6:
Füllen Sie die vorgegebenen Felder aus, z. B. „Titel“ (Pflichtfeld, mit * gekennzeichnet) und „Beschreibung“. Unter „Fotos / Videos“ können Sie bei Bedarf Bilder oder Videos hochladen, z. B. das Foto des Schadens. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Praxistipp: Oben rechts im Fenster finden Sie drei Symbole: „Minimieren“ verkleinert das Fenster an den unteren Bildschirmrand, damit Sie z. B. kurz in einer E-Mail nachsehen können, ohne Ihre Eingaben zu verlieren. „Vergrößern“ zeigt das Fenster bildschirmfüllend an. Mit „X“ schließen Sie das Fenster. Haben Sie schon etwas eingegeben, können Sie Ihre Eingaben dabei als Entwurf speichern und später weitermachen. Es kann immer nur ein Entwurf gespeichert werden.
Welche Felder abgefragt werden und welche davon Pflicht sind, legt Ihr Administrator fest. Fehlt Ihnen ein Feld, wenden Sie sich bitte an ihn.
Schritt 7:
Die Servicemeldung wird mit einer fortlaufenden Nummer angelegt. Sie erhalten eine Bestätigung mit einem Link zur neuen Servicemeldung.
Schritt 8:
Klicken Sie auf die Servicemeldung, um sie weiter zu bearbeiten.
Was passiert automatisch?
Je nachdem, wie Ihr Administrator den Workflow-Bot eingerichtet hat, setzt iDWELL beim Anlegen automatisch:
- den Status „Offen“,
- den passenden Prozess mit Phasen und Aktivitäten zur gewählten Kategorie,
- den zuständigen Mitarbeiter (Smart Matching nach Gebäude und Kategorie, sofern Sie niemanden manuell gewählt haben),
- Labels und eine Wiedervorlage.
Gut zu wissen: Ob Ihr Kunde die Servicemeldung in der iDWELL App bzw. im Kundenportal sieht, steuern Sie jederzeit über das Auge-Symbol „Für Kunden freischalten“ bzw. „Für Kunden sperren“ in der Servicemeldung.
Weitere Informationen
- Den Bearbeitungsstand setzen Sie hier: Status einer Servicemeldung ändern
- Mehr zu Wiedervorlagen finden Sie hier: Wiedervorlage setzen und ändern
- Labels vergeben: Labels vergeben und entfernen
- Angaben nachträglich korrigieren: Titel, Kategorie, Melder, Gebäude und Einheit ändern
- Wie die automatische Zuordnung funktioniert: Mitarbeiter automatisch zuweisen (Smart Matching)
- Einen Handwerker beauftragen: Dienstleister zuweisen
- Für Kunden sichtbar machen: Sichtbarkeit für Kunden steuern
- Mit dem Kunden kommunizieren: Mit Kunden chatten
- Servicemeldung direkt aus einer E-Mail anlegen: Servicemeldung aus einer E-Mail erstellen
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
