Der Status zeigt auf einen Blick, wie weit eine Servicemeldung bearbeitet ist – für Sie, Ihr Team und, wenn die Servicemeldung freigeschaltet ist, auch für Ihren Kunden. Ein Beispiel: Ein Mieter meldet eine Aufzugsstörung. Sobald Sie den Techniker beauftragt haben, setzen Sie den Status auf „In Bearbeitung“. Ist der Aufzug repariert, schließen Sie die Servicemeldung mit „Abgeschlossen“ ab.
Die vier Status
- „Offen“: neu eingegangen, noch nicht bearbeitet. Jede neue Servicemeldung startet mit diesem Status.
- „In Bearbeitung“: Sie oder ein Kollege kümmern sich bereits darum.
- „Abgeschlossen“: der Vorgang ist erledigt.
- „Abgelehnt“: das Anliegen wird nicht bearbeitet, z. B. weil der Mieter selbst zuständig ist oder es sich um eine doppelte Meldung handelt.
Hinweis: Die Bezeichnungen der Status sind vom System vorgegeben und können nicht umbenannt oder erweitert werden. Für feinere Unterscheidungen (z. B. „Warten auf Kundenantwort“) verwenden Sie Labels.
So ändern Sie den Status
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Tipp: Über „Filter“ oben links oder die Suche in der Kopfzeile finden Sie eine bestimmte Servicemeldung schnell, z. B. nach Nummer, Titel oder Gebäude.
Schritt 3:
Rechts neben dem Titel sehen Sie den aktuellen Status als farbiges Feld (z. B. „Offen“). Klicken Sie darauf. Es öffnet sich eine Liste mit allen Status: „Offen“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“ und „Abgelehnt“. Klicken Sie auf den gewünschten Status – er wird sofort gespeichert.
Schritt 4:
Wählen Sie „Abgeschlossen“, obwohl noch offene Aktivitäten vorhanden sind, fragt iDWELL im Fenster „Achtung“ nach: „Möchten Sie die Servicemeldung wirklich abschließen? Es gibt noch offene Aktivitäten.“ Klicken Sie auf „Ja“, um trotzdem abzuschließen, oder auf „Abbrechen“, um die Aktivitäten zuerst zu erledigen. Mit der Checkbox „In Zukunft nicht mehr anzeigen“ blenden Sie diese Rückfrage künftig aus.
Jede Statusänderung wird im Reiter „Updates“ protokolliert, z. B. „Status wurde geändert von „Offen“ auf „In Bearbeitung““.
Hinweis: Ist die Servicemeldung für den Kunden freigeschaltet (Auge-Symbol), sieht er den neuen Status in der iDWELL App bzw. im Kundenportal und wird darüber benachrichtigt. Bei gesperrten (internen) Servicemeldungen erfährt der Kunde nichts davon.
Status mehrerer Servicemeldungen auf einmal ändern
In der Liste der Servicemeldungen setzen Sie die Checkbox bei den gewünschten Servicemeldungen, klicken auf „Aktionen“ und wählen „Status ändern“. Dasselbe Menü erreichen Sie über das Drei-Punkte-Menü „⋮“ an jeder Zeile. In der Board-Ansicht sehen Sie die Servicemeldungen nach Status in Spalten sortiert.
Automatische Statuswechsel
Ihr Administrator kann unter Einstellungen → „Unternehmen“ → „Workflows“ im Abschnitt „Status“ festlegen, dass iDWELL den Status automatisch ändert:
- von „Abgeschlossen“ auf „In Bearbeitung“, wenn eine neue E-Mail-Antwort eingeht,
- von „Abgeschlossen“ auf „In Bearbeitung“, wenn eine neue Nachricht im öffentlichen Chat eingeht,
- auf „In Bearbeitung“, wenn sich die zuständigen Mitarbeiter ändern,
- automatisch „Abgeschlossen“, wenn alle Aktivitäten erledigt sind.
Gut zu wissen: Wundern Sie sich, warum eine abgeschlossene Servicemeldung plötzlich wieder „In Bearbeitung“ ist? Meist hat der Kunde oder ein Dienstleister geantwortet und die automatische Statusänderung hat gegriffen. Im Reiter „Updates“ sehen Sie, wann und warum sich der Status geändert hat.
Weitere Informationen
- Abgeschlossene Servicemeldungen ablegen: Servicemeldung archivieren
- Automatisch archivieren: Servicemeldungen automatisch archivieren
- Bei neuer E-Mail automatisch „In Bearbeitung“: Bei neuer E-Mail automatisch „In Bearbeitung“
- Mehrere Servicemeldungen bearbeiten: Massenbearbeitung von Servicemeldungen
- Was der Kunde sieht: Sichtbarkeit für Kunden steuern
- Board-Ansicht nach Status: Servicemeldungen aufrufen und Ansichten nutzen
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
